Poradnik HR: Dyrektywa UE o transparentności wynagrodzeń - ekspert odpowiada

W miarę jak Dyrektywa UE o transparentności wynagrodzeń zbliża się do wdrożenia, wiele organizacji poszukuje praktycznych odpowiedzi na pytanie, co nowe przepisy będą oznaczać dla codziennych operacji HR.

Aby pomóc zespołom HR sprawnie się przygotować, opracowaliśmy ten ekspercki Q&A we współpracy z Piotrem Żukowskim, adwokatem i ekspertem prawa pracy. Odpowiada on na najczęstsze pytania organizacji przygotowujących się do wdrożenia nadchodzących wymogów transparentności.

Choć krajowe ustawodawstwo ostatecznie zdefiniuje dokładne obowiązki, zrozumienie Dyrektywy już teraz pozwala organizacjom budować lepsze struktury, przygotować dokumentację i ograniczyć przyszłe ryzyko braku zgodności.

Kluczowe terminy, które HR powinien znać

Dyrektywa wprowadza etapowy harmonogram, który organizacje powinny już mieć na radarze. Znajomość tych kamieni milowych pozwala zespołom HR zaplanować działania przygotowawcze z wyprzedzeniem i uniknąć presji związanej z wdrażaniem przepisów w ostatniej chwili.

Zakres Dyrektywy: co jest uznawane za wynagrodzenie i kogo obejmuje

Zanim organizacja zacznie przygotowania, potrzebuje jasności w dwóch fundamentalnych kwestiach: co kwalifikuje się jako „wynagrodzenie" i kogo obejmują nowe przepisy.

Co jest uznawane za „wynagrodzenie" w rozumieniu Dyrektywy UE o transparentności wynagrodzeń?

Zgodnie z Dyrektywą „wynagrodzenie" obejmuje nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale każdą formę świadczenia, jakie pracownik otrzymuje od pracodawcy- zarówno w formie pieniężnej, jak i niepieniężnej.

Oznacza to, że organizacje powinny uwzględnić pełen pakiet wynagrodzeń, w tym:

• premie
• wynagrodzenie za nadgodziny
• dodatki (np. mieszkaniowe, żywieniowe, podróżne)
• świadczenia związane ze szkoleniami
• świadczenia ustawowe (np. wynagrodzenie chorobowe)
• świadczenia związane z rozwiązaniem stosunku pracy

W praktyce ta definicja obejmuje zarówno stałe, jak i zmienne składniki wynagrodzenia.

Jak podkreśla Piotr, udziały kapitałowe (equity) również mogą wchodzić w ten zakres, jeśli pełnią funkcję mechanizmu motywacyjnego lub lojalnościowego zbliżonego do wynagrodzenia.

Czy Dyrektywa dotyczy zleceniobiorców i wykonawców, czy wyłącznie pracowników?

Dyrektywa obejmuje pracowników, którzy mają umowę o pracę lub pozostają w stosunku pracy zgodnie z definicją w prawie krajowym, układach zbiorowych i/lub praktyce poszczególnych państw członkowskich.

Ponieważ wdrożenie będzie się różnić w poszczególnych krajach, organizacje działające na wielu rynkach powinny uważnie śledzić krajowe ustawodawstwo.

Co pracodawcy muszą ujawniać - i kiedy

Dyrektywa wzmacnia prawa pracowników do informacji o wynagrodzeniach i wyraźnie określa oczekiwania wobec pracodawców. Zrozumienie tego, co musi być udostępnione - i w jakich okolicznościach - jest kluczowe dla ograniczenia ryzyka organizacyjnego.

Jakie informacje muszą być udostępnione pracownikom na ich wniosek?

Dyrektywa nie nakłada obowiązku ujawniania indywidualnych wynagrodzeń innych pracowników.

Pracownicy mają prawo żądać i otrzymać w formie pisemnej:

• informacje o swoim indywidualnym poziomie wynagrodzenia
• średnie poziomy wynagrodzeń w podziale na płeć dla kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o równej wartości

Jaki poziom różnicy w wynagrodzeniach jest uznawany za prawnie uzasadniony?

Zgodnie z Dyrektywą dopuszczalne kryteria różnicowania wynagrodzeń obejmują:

• umiejętności
• wysiłek
• zakres odpowiedzialności
• warunki pracy
• inne czynniki istotne dla danego stanowiska

Oto kilka praktycznych przykładów obiektywnych kryteriów:

• Różnice geograficzne- stanowiska w dużych miastach mogą wiązać się z większym obciążeniem pracą lub presją.
• Skala odpowiedzialności finansowej- obsługa kluczowego klienta z kontraktem o wielomilionowej wartości może uzasadniać wyższe wynagrodzenie.
• Presja czasowa i ryzyko operacyjne- stanowiska, na których opóźnienia mają poważne konsekwencje, mogą uzasadniać wyższą płacę.

Skargi, spory i odpowiedzialność pracodawcy

Większa transparentność zmieni sposób, w jaki pracownicy rozmawiają o wynagrodzeniach. Choć rzeczywisty wpływ będzie zależeć od krajowego ustawodawstwa, organizacje powinny przygotować się na bardziej ustrukturyzowane rozmowy o płacach.

Co może potencjalnie wywołać skargi pracowników, spory lub audyty?

Zdaniem Piotra, wiele konfliktów w miejscu pracy może wynikać z sytuacji, w których pracownicy nie mają jasnych informacji o tym, jak ustalane jest ich wynagrodzenie - szczególnie gdy odkrywają różnice w porównaniu z kolegami wykonującymi podobną pracę.

Większa transparentność może pomóc zmniejszyć niepewność, ale może też zachęcić pracowników do zadawania większej liczby pytań o decyzje płacowe.

Dla zespołów HR oznacza to, że zdolność do jasnego wyjaśnienia decyzji płacowych będzie stawać się coraz ważniejsza. W szczególności:

• jak wynagrodzenie jest skonstruowane
• jakie kryteria wpływają na płacę
• jak ustalana jest ścieżka rozwoju płacowego

Jakie kary mogą grozić firmie w przypadku braku zgodności?

Sama Dyrektywa nie określa konkretnych kwot grzywien ani kar.

Każde państwo członkowskie UE zdefiniuje własne sankcje przy wdrażaniu Dyrektywy do prawa krajowego. Oczekuje się, że kary te będą:

• skuteczne
• proporcjonalne do naruszenia
• na tyle poważne, by zniechęcać do braku zgodności

W praktyce konsekwencje będą zależeć od lokalnego ustawodawstwa i okoliczności sprawy, w tym od tego, czy problem miał charakter jednostkowy czy systemowy.

Przygotowanie do zgodności z przepisami

Choć wiele krajowych ustaw jest wciąż w trakcie finalizacji,nie warto czekać.Organizacje, które wcześnie zaczną przegląd swoich struktur, danych i procesów będą lepiej przygotowane na dostosowanie się do wymogów, gdy te staną się prawnie wiążące.

Co powinny priorytetyzować zespoły HR, jeśli nie są w pełni przygotowane?

Aktualny projekt polskiej ustawy dostępny tutaj jest w znacznej mierze prostym przepisaniem postanowień dyrektywy. Na obecnym etapie na rynku polskim można zatem planować proces przygotowań na podstawie takich samych założeń, jakie przewiduje Dyrektywa i o których piszemy w tym artykule. 

Należy jednak pamiętać, żeprzepisy są wciąż na etapie projektu, więc organizacje powinny uważnie śledzić rozwój sytuacji, aby zrozumieć przyszłe priorytety.

Tam, gdzie regulacje nie weszły jeszcze w życie, ważnym punktem wyjścia jest gromadzenie danych, w tym:

• jakie stanowiska i poziomy zaszeregowania istnieją w organizacji
• jaka jest aktualna struktura wynagrodzeń
• jakie obiektywne czynniki wpływają na wynagrodzenie (np. lokalizacja, obciążenie pracą)

Jakie dane muszą być kompletne i aktualne na potrzeby raportowania luki płacowej?

Dyrektywa wymaga raportowania wielu wskaźników, w tym:

• luka płacowa ze względu na płeć
• luka płacowa w składnikach uzupełniających lub zmiennych
• mediana luki płacowej ze względu na płeć
• mediana luki w składnikach zmiennych
• odsetek kobiet i mężczyzn otrzymujących wynagrodzenie zmienne
• odsetek kobiet i mężczyzn w każdym kwartylu wynagrodzeń
• luka płacowa ze względu na płeć w kategoriach pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o równej wartości. Kategorie te muszą być określanez wykorzystaniem obiektywnych, neutralnych płciowo kryteriów.

Jak firmy działające w wielu krajach UE powinny podchodzić do spójności?

Następnym krokiem jest analiza lokalnych przepisów w każdym kraju, w którym firma działa, i sprawdzenie, czy wprowadzają one jakiekolwiek różnice.

Jeśli krajowe regulacje ściśle podążają za Dyrektywą, organizacje mogą często stosować spójne podejście we wszystkich lokalizacjach. Jest to powszechna metoda przy wdrażaniu dyrektyw UE do prawa krajowego.

Jeśli jednak poszczególne kraje wprowadzą odstępstwa, każdą sytuację może być konieczne ocenić indywidualnie. W niektórych przypadkach możliwe jest zaprojektowanie procesów wystarczająco szerokich, by spełnić wymogi wielu krajów - ale stanie się to jaśniejsze, gdy więcej państw sfinalizuje swoje ustawodawstwo.

Co to oznacza dla zespołów HR

We wszystkich eksperckich wskazówkach przewija się jeden temat: przygotowania zaczynają się od struktury, dokumentacji i wiarygodnych danych o wynagrodzeniach.

Organizacje, które zaczynają wcześnie, zazwyczaj zyskują większą elastyczność w dostosowywaniu się do zmieniających się regulacji.

W PeopleForce na bieżąco monitorujemy zmiany regulacyjne w całej Europie i współpracujemy z ekspertami prawnymi, aby dostarczać praktyczne wskazówki liderom HR przygotowującym się do wymogów transparentności wynagrodzeń.

Aby poznać praktyczne kroki przygotowawcze, zapoznaj się z naszym pełnym poradnikiem o gotowości na transparentność wynagrodzeń.

Umów się na rozmowę z ekspertem PeopleForce - pokażemy, jakie narzędzia pomogą Ci uporządkować struktury stanowisk, dane płacowe i procesy decyzji o wynagrodzeniach.

Wszystkie komentarze eksperckie w tym artykule pochodzą od Piotra Żukowskiego, adwokata specjalizującego się w prawie pracy. Odpowiedzi mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią porady prawnej. Przed podjęciem decyzji dotyczących zgodności z przepisami zawsze skonsultuj się ze swoim doradcą prawnym.