Що таке звільнення?

Звільнення за розпорядженням — це формальний тип звільнення працівників, який здійснюється роботодавцем. На відміну від звільнень за причинами (наприклад, проступки або недосягнення результатів), звільнення за розпорядженням зазвичай є результатом зовнішніх чи організаційних факторів. Хоча вони часто є важкими, інколи звільнення за розпорядженням необхідні для забезпечення довгострокового здоров’ю бізнесу.

Роботодавці повинні підходити до звільнень з чітким плануванням, прозорістю та співчуттям, оскільки цей процес впливає не лише на тих, хто звільняється, а й на всю команду.

Загальні причини звільнень

Звільнення відбувається з причин, що знаходяться поза контролем працівника, зокрема:

перебудова компанії, включаючи злиття, зміни в департаментах або нові бізнес-моделі;
ініціативи щодо скорочення витрат для підвищення фінансової стабільності або реагування на спад ринку;
автоматизація або цифрова трансформація, що зменшує потребу в певних ролях;
ліквідація посад у зв'язку зі стратегічними змінами або припиненням діяльності;
переміщення бізнес-функцій до іншого регіону, що спричиняє логістичні або юридичні обмеження для подальшої роботи.

Види звільнень

Звільнення можна класифікувати як:

Індивідуальні звільнення, що впливають на одного або кількох працівників, чиї посади більше не потрібні.
Групові або масові звільнення, що включають більшу кількість працівників за короткий період, часто в рамках масштабної реорганізації чи оптимізації штату.

У разі масових звільнень за груповими ознаками зазвичай необхідне додаткове планування, яке включає структуровані стратегії комунікації, можливі програми вихідної допомоги та координацію з юридичними або комплаєнс-командами.

Кращі практики проведення звільнення співробітників

Навіть коли звільнення є необхідними, спосіб їхнього здійснення має велике значення. Професійний та поважний процес допомагає зменшити плутанину, захистити бренд роботодавця та підтримати постраждалих.

Ключові кроки у правильно організованому звільненні включають:

✔️ Крок 1: З'ясуйте ділову мотивацію, що стоїть за рішенням.

✔️ Крок 2: Перевірте договори, терміни повідомлення та політики.

✔️ Крок 3: Підготуйте всі необхідні документи, такі як листи про звільнення, інформація про остаточну оплату та матеріали для передачі справи.

✔️ Крок 4: Сплануйте процес звільнення та підготуйтеся до спілкування з працівником. Навіть у складних обставинах важливо зберігати відповідний тон і форму розставання. Не пропускайте етап бесіди – це важливий момент, який при правильній підготовці може зменшити напруженість, прояснити сумніви та збільшити ймовірність розлучення на конструктивних умовах. Підготуйте себе як професійно, так і емоційно:

Організуйте зустріч у комфортних та конфіденційних умовах;
Зосередьтеся на фактах і бізнесових причинах, що сприяють звільненню;
Спілкуйтеся про рішення та його підстави, залишаючись відкритими до запитань;
Уникайте особистих суджень і конфронтації.

✔️ Крок 5: У рамках процесу офбордингу завершіть остаточну компенсацію, включаючи неоплачену зарплату, виплату за відпустку та будь-які вихідні виплати (якщо застосовно).

✔️ Крок 6: Спілкуйтеся з рештою команди, забезпечуючи прозорість та поважаючи особисту приватність. Відсутність надійної інформації може спричинити невизначеність, породити спекуляції і погіршити атмосферу на робочому місці. Залежно від ситуації:

Повідомте команду про зміни у складі відповідно до домовленостей, укладених з відхідним працівником;
Надайте загальні причини змін без розкриття конфіденційної особистої інформації;
Підкресліть цілісність команди та оголосіть будь-які організаційні зміни;
Залиште місце для запитань, щоб підтримати стабільність і довіру.

✔️ Крок 7: З fromакінчити активи компанії (ноутбук, телефон, ключі, картка доступу) і анулювати доступ до внутрішніх систем. Документувати всі дії з припинення роботи для забезпечення правильного розірвання трудових відносин.

✔️ Крок 8: Визначте, які завдання потрібно передати і кому. Співробітник може підготувати документацію, короткі інструкції або обговорити поточні питання з особою, яка приймає на себе посаду.

✔️ Крок 9: Запропонуйте вихідне інтерв’ю – підсумкову розмову для збору відгуків про організацію, управління та робочу культуру. За можливості, також запропонуйте підтримку у кар’єрному переході.

Звільнення у міжнародних та корпоративних середовищах

Процес звільнення працівників ускладнюється, коли організація працює в міжнародній або корпоративній структурі. На етапі планування враховуйте:

Відмінності в трудовому законодавстві між країнами – такі як різні строки попередження, формальні вимоги, правила виходу та захист працівників.
Вимоги до місцевих документів – необхідність підготовки повідомлень про розірвання з трудовою книжкою та підтверджень працевлаштування українською мовою та відповідно до місцевих нормативів.
Розширений процес ухвалення рішень – через необхідність консультацій з юридичним, комплаєнс або HR-відділами на різних рівнях організацій.
Культурні особливості – що впливають на очікування щодо способів проведення розмов, стилю комунікації та рівня прозорості.

Розгляд цих аспектів допомагає мінімізувати ризик формальних помилок і сприяє розмежуванню у спосіб, що відповідає місцевому контексту.

Загальні помилки у процесі звільнення та їх наслідки

Спішні або недостатньо підготовлені звільнення можуть призвести до серйозних помилок. Ось найпоширеніші приклади помилок, зроблених роботодавцями.

❌ Формальні помилки:

неточне бізнес-обґрунтування, яке може бути оскаржене у суді;
відсутність документації, що підтверджує бізнесову необхідність для звільнень;
некоректний розрахунок трудового стажу та відповідного строку попередження;
звільнення працівників із додатковим захистом без дотримання належних процедур, таких як:
- вагітні працівники – багато юрисдикцій надають підвищений захист трудових прав для вагітних співробітниць та тих, хто перебуває у декретній відпустці;
- працівники на захищеній відпустці – включно з лікарняною, сімейною, військовою відпусткою або іншими законом захищеними відсутностями;
- представники працівників та профспілкові працівники – часто мають додатковий захист від звільнення у багатьох країнах;
- працівники, які нещодавно подали скарги – працівники, що нещодавно подали скарги на дискримінацію, домагання або викривачів, можуть мати захист від помст.
- працівники з інвалідністю – можуть мати додаткові права щодо обґрунтованих облаштувань перед рішеннями про звільнення;
- працюючі люди похилого віку – законодавство щодо дискримінації за ознакою віку у багатьох країнах передбачає конкретний захист для старших працівників;
- працівники, яких покривають колективні угоди – можуть мати домовленості щодо особливих процедур звільнення, критеріїв вибору або прав на повторне працевлаштування;
- працівники на контрактах із фіксованим терміном – можуть мати інші права при звільненні порівняно із працівниками без змінної згоди;
- недавні працівники, які були переведені – у деяких юрисдикціях передбачені гарантії протягом періоду після переїзду;
- літні працівники – у деяких країнах особи з тривалим стажем мають підвищені права на вихідні виплати або попередження.

❌ Стратегічні помилки:

звільнення працівників без планування, хто спеціально візьме на себе їхні обов’язки;
затягування процесу звільнення, що створює тривалий стан невизначеності;
використання звільнень як основної відповіді на проблеми без розгляду альтернатив;
відсутність процедур вихідного інтерв’ю, що позбавляє компанію цінного зворотного зв’язку.

❌ Помилки зв'язку:

відсутність підготовки до розмови звільнення, що призводить до невдалого формулювання;
інформування про звільнення електронною поштою без отримання підтвердження отримання повідомлення;
публічне оголошення звільнень у такий спосіб, що компрометує гідність працівників;
відсутність чіткої комунікації з командою після звільнень, що негативно впливає на мораль інших працівників.

Наслідки таких помилок можуть бути надзвичайно шкідливими для організації — як з юридичної, так і з професійної точки зору, і вплив їх зберігається довго після припинення трудових відносин. Найсерйознішими наслідками є:

юридичні виклики та потенційні фінансові штрафи;
виплати компенсацій звільненим працівникам, а також додаткові судові та юридичні витрати;
завантаження репутаційних збитків, що може зашкодити майбутньому набору і негативно вплинути на відносини з клієнтами та бізнес-партнерами;
зниження морального стану серед залишилися працівників і послаблення довіри до керівництва;
збільшення плинності персоналу заміни.

Психологічний вплив скорочення персоналу

Звільнення є складним психологічним досвідом, який впливає як на звільнених працівників, так і на залишки команди. Працівник, який отримує новину про завершення співпраці, часто проходить через етапи, схожі на ті, що описані у режим горя Елізабет Кублер-Росс:

шок і заперечення;
гнів і відчуття несправедливості;
торгівля;
депресія;
прийняття та відкритість для нових можливостей.

Втрата роботи може спричинити зниження самооцінки, особливо якщо посада була важливим елементом професійної ідентичності працівника. Це також може призвести до підвищеного рівня стресу та тривоги, а в деяких випадках — до симптомів депресії. Звичайно, реакції відрізнятимуться залежно від особи. Їхня інтенсивність залежить від факторів, що включають:

тривалість роботи та ступінь ідентифікації з компанією;
обставини звільнення;
як було повідомлено інформацію;
особиста та фінансова ситуація;
професійні перспективи на ринку праці.

Співробітники, які залишаються у компанії, часто стикаються з реорганізацією ролей і обов’язків, порушенням потоку інформації та змінами в неофіційній ієрархії. Зростаюча невизначеність і напруга можуть знизити відчуття безпеки та довіри до роботодавця.

Деякі співробітники можуть переживати «Синдром вижилого (або вина вцілілого) », який проявляється як:

відчуття провини перед звільненими колегами;
страх перед подальшими звільненнями;
зменшена довіра до керівництва;
знижена мотивація та залученість;
зростання стресу та перевантаження роботою, особливо коли однакова кількість роботи випадає на меншу команду.

Організації, які навмисно керують психічними наслідками звільнень, швидше відновлюють командний дух та ефективність і зберігають кращу репутацію як роботодавці.

Як платформи HR підтримують управління скороченнями

Сучасні системи управління людськими ресурсами, такі як PeopleForce, підтримують процеси HR від моменту прийняття рішення про припинення зайнятості до останнього дня працівника в компанії. Основні можливості включають:

Планування та відстеження завдань щодо звільнення;
автоматизація оформлення розірвання та цифрові підписи;
забезпечення доступу до послідовних шаблонів та відповідних процедур;
координація повернення активів та видалення доступу до систем;
проведення структурованих співбесід щодо звільнення та фіксування відгуків;

Шляхом оцифрування та стандартизації ключових кроків платформи HR допомагають зменшити помилки, покращити досвід працівників і забезпечити прозорість процесів.

Звільнення – Підсумки

Звільнення співробітників — це процес, що вимагає розсудливості, юридичних знань та співчуття. Ефективне його здійснення зменшує ризик конфліктів і захищає репутацію організації. Знання нормативних актів, прозора комунікація та інструменти для супроводу звільнення дозволять вам пройти цю стадію професійно та з повагою до всіх зацікавлених сторін.