Вихідне інтервʼю

Співбесіда при звільненні або вихідне інтервʼю — це останній шанс для компанії поспілкуватися з працівником, який звільняється, віч-на-віч. Дізнайтеся більше про те, що це за фінальна співбесіда, що вона дає компанії та як її правильно провести.

Що таке вихідне інтервʼю?

Вихідне інтерв'ю або співбесіда — це частина процесу офбордінгу, остання зустріч співробітника, який звільняється, з особою/групою осіб, які представляють компанію (фахівець з HR-відділу, керівник тощо). Під час цієї зустрічі працівник може поділитися своїми відчуттями від співпраці та думкою про компанію. Люди, які представляють компанію, повинні бути неупередженими, а саме інтерв'ю — необов'язковим.

Деякі компанії замість інтерв'ю використовують опитування на виході з компанії, але їх не варто розглядати як заміну. Бесіда дозволяє працівнику відкрито говорити на різні теми, а люди, які представляють компанію, можуть доповнити записи додатковими спостереженнями: мова тіла опитуваного, тон голосу під час розмови тощо.

Коли варто проводити вихідні інтерв'ю?

Вихідні інтерв'ю найчастіше проводяться за кілька днів до того, як співробітник залишає компанію. Це оптимальний час для обох сторін. Для працівника це час, коли спадають перші емоції, пов'язані з тим, що співпраця з компанією закінчилася. Для роботодавця — час розробити стратегію, який фідбек він хоче отримати від працівника, або час підготувати зустрічну пропозицію — якщо працівник звільнився через те, що отримав пропозицію від конкурента. Не залишайте інтервʼю на останній день співпраці.

Вихідні інтерв'ю варто проводити і для людей, що виходять на пенсію, для яких це буде останнє місце роботи. Колишні співробітники з багаторічним стажем роботи в компанії — безцінний ресурс. Якщо вони відчували себе задоволеними в компанії, робоче середовище їх влаштовувало — можна очікувати позитивний фідбек. Негативні відгуки стануть для компанії орієнтирами для змін.

Як провести ефективне вихідне інтерв'ю?

Що говорити на вихідному інтерв'ю? Правду. Сила прощального інтерв'ю — у щирості. Запрошуючи співробітника на зустріч, ми даємо йому чіткий сигнал, що навіть якщо наші шляхи розходяться, ми цінуємо його думку. Для того, щоб отримати від зустрічі якомога більше чесного зворотного зв'язку, варто пропрацювати схему того, як буде проходити зустріч в декількох варіантах:

• розмова з працівником, який сам подав заяву про звільнення

• розмова з працівником, посада якого скорочується

• розмова з працівником, якого роботодавець звільнив з інших причин (наприклад, він був непродуктивним або токсичним працівником).

Залишається дискусійним питання, чи варто намагатися поговорити з працівником, який був звільнений з дисциплінарних підстав. Тут багато що залежить від самої причини звільнення, тому доцільність проведення прощального інтерв'ю слід оцінювати в кожному конкретному випадку окремо.

Готуючи схему інтерв'ю, продумайте, які питання ви будете ставити (закриті/відкриті). Не забувайте, що працівник також може захотіти поставити свої запитання, тому постарайтеся опрацювати основні питання, які працівник може захотіти підняти. Співбесіда повинна тривати не більше години вашого часу, і проходити в комфортній для працівника обстановці, тобто в тихому приміщенні, без зайвих свідків, з відсіканням будь-яких візуальних відволікаючих чинників.

Вихідна співбесіда — це момент, коли ми зосереджуємося на співробітнику. Добре проведене інтерв'ю є цінним джерелом знань про компанію та елементом сильного бренду роботодавця.

Під час організації співбесіди при звільненні можна скористатися HRM-системою. Правильно підібрані функції допоможуть вам повною мірою скористатися кращими практиками проведення співбесід при створенні та уникнути поширених помилок при формулюванні питань і відповідей на них.

У чому переваги вихідного інтерв'ю?

Мета вихідного інтерв'ю — подивитися на компанію очима працівника. Тож основною вигодою буде дізнатися про слабкі сторони компанії, тобто недоліки в різних сферах її діяльності. Які ще переваги дасть добре проведене вихідне інтерв'ю?

• Позитивне враження після розставання — прояв поваги та розуміння до працівника, вислуховування його коментарів про компанію є не тільки елементом брендингу роботодавця, але й залишає двері відкритими для повторного залучення працівника (так званий “ бумеранг ”).
• Наведення порядку — вихідне інтерв'ю є моментом для підтвердження того, що всі адміністративні формальності, пов'язані з припиненням співпраці, виконані (оформлення документації, передача обов'язків, видалення системних доступів тощо), а також для надання співробітнику інформації про подальші дії, що плануються (останні дні роботи, кінцевий термін виплати допомоги, кінцевий термін відправки рекомендацій і довідок про працевлаштування та ін.).
• Обмін думками — під час вихідного інтерв'ю як працівник, так і роботодавець можуть обмінятися інформацією про завершення співпраці. Працівник може не боятися, що сказане ним матиме для нього негативні наслідки. Роботодавець отримує впевненість у тому, що працівник не буде оприлюднювати негативні емоції за межами компанії.

Анкета для вихідного інтерв'ю: питання, які варто поставити

Вихідні інтерв'ю повинні бути адаптовані до обставин, за яких було припинено співпрацю. Не існує єдиної правильної схеми, якої слід дотримуватися. Нижче ви знайдете перелік питань, які ви можете використовувати при проведенні інтерв'ю у вашій компанії.

• Що вплинуло на ваше рішення залишити компанію? / Чи було щось, що могло вплинути на ваше рішення залишити компанію?

• Чому робота не відповідала очікуванням? / Які були причини зміни роботи?

• Як ви оцінюєте загальні умови праці / культуру компанії? / Яка частина вашої роботи вам найбільше подобалася/не подобалася?

• Чи вважаєте ви, що отримали правильну та повну підготовку?

• Що повинна знати людина, яка прийде вам на зміну?

• Що спрацювало в компанії, а що ні? / Що в компанії потребує покращення?

• Як ви оцінюєте атмосферу в колективі?

• Як ви оцінюєте свою співпрацю з керівником/командою?

• Чи виправдалися ваші очікування від компанії?

• Якими вам запам'яталися люди і робоча атмосфера?

• Чи порекомендували б ви нашу компанію іншим людям, які шукають роботу?

• Чи розглядаєте ви можливість залишитися в компанії? / Чи є щось, що могло б змінити ваше рішення залишити компанію?

• Як проходив процес підбору персоналу в новій компанії? Як ви порівнюєте його з процесом в поточній компанії?

Пам'ятайте! Дуже важливо підбирати питання відповідно до обставин — не використовуйте одні й ті ж питання на кожній співбесіді при звільненні.

Чого очікувати на вихідній співбесіді

Перед тим, як зустрітися з працівником для проведення вихідної співбесіди, поінформуйте його про зустріч і про те, як вона проводиться. Дайте зрозуміти, що вона є повністю добровільною. Категорично забороняється примушувати до участі у зустрічі під загрозою невидачі документів про працевлаштування!

Познайомте працівника з ідеєю вихідної співбесіди як зі щирою зустріччю, де він може поділитися своїми зауваженнями та думками. Подбайте про комфортне місце, в якому вона буде проходити, і забезпечте хорошу атмосферу, наприклад, якщо працівник конфліктував зі своїм керівником, цей керівник не повинен брати участь у виїзній співбесіді.

Підсумок

Чи збільшується плинність персоналу в колективі? Хтось поширює чутки про компанію? Для того, щоб з'ясувати слабкі місця компанії, потрібно отримати правильну інформацію. Найпростіше це зробити за допомогою вихідного інтерв'ю. Підготуйте схему інтерв'ю, підберіть питання для опитування і вперед.

Найм нових співробітників обходиться набагато дорожче, ніж утримання членів команди. Використовуючи такий інструмент, як exit interview, ви дізнаєтесь, як можна покращити процеси та умови праці, щоб утримати співробітників. Крім того, ви не тільки покращите бренд свого роботодавця, а й дізнаєтесь, що пропонують ваші конкуренти.