Periodo de preaviso

El periodo de preaviso (notice period) es el tiempo que transcurre entre el momento en que una de las partes anuncia el fin de la relación laboral y el día en que el empleo termina de verdad. Funciona en ambos sentidos: quien renuncia sigue trabajando durante el preaviso, y el empleador que despide tiene que avisar con antelación o pagar ese tiempo. La duración la fija el contrato de trabajo, un convenio colectivo o la legislación laboral, lo que más proteja a la persona.

El objetivo es práctico. La empresa gana tiempo para traspasar el trabajo, cerrar accesos y empezar a buscar reemplazo; la persona gana tiempo para encontrar un nuevo puesto sin perder ingresos. Bien gestionado, el preaviso es también la ventana en la que ocurre la mayor parte del offboarding.

Cuánto dura un periodo de preaviso

No hay una cifra universal. Los rangos habituales van de una o dos semanas para personal nuevo o junior, a uno o tres meses para especialistas y managers, y hasta seis meses para directivos. Tres factores deciden el número en cada caso:

• Mínimo legal. La mayoría de los países fija un mínimo que suele crecer con la antigüedad. El contrato puede ampliarlo, pero normalmente no puede reducirlo por debajo del piso legal.
• Preaviso contractual. El plazo escrito en el contrato o en la política de la empresa, con frecuencia más largo que el mínimo legal para puestos difíciles de reemplazar.
• Periodo de prueba. Durante el periodo de prueba el preaviso suele ser mucho más corto, a veces unos pocos días, para que ambas partes puedan separarse rápido si no hay encaje.

El aviso normalmente debe darse por escrito, y el plazo empieza a contar el día en que se recibe o en una fecha fija, como el primer día del mes siguiente, según las reglas locales. Un equipo de RRHH que opera en varios países necesita la regla específica de cada uno, no un valor único para toda la empresa.

Qué puede pasar durante el preaviso

Trabajar el preaviso. La opción por defecto: la persona se queda, traspasa responsabilidades, documenta procesos y capacita a su sucesor o a colegas. El salario y los beneficios siguen igual, y los días libres pagados no usados se toman o se liquidan según la política.

Pago en lugar de preaviso. El empleador termina la relación de inmediato y paga el salario que la persona habría ganado durante el preaviso. Es habitual cuando hay acceso a información sensible o cuando mantener a la persona perjudicaría al equipo.

Garden leave. La persona sigue empleada y cobrando, pero no trabaja y no puede incorporarse a otro empleador hasta que termine el preaviso. Se usa sobre todo en puestos senior o de cara al cliente, y suele combinarse con un acuerdo de no competencia.

Acortamiento de mutuo acuerdo. Ambas partes pueden pactar una fecha de salida anterior, por ejemplo cuando el nuevo trabajo empieza antes y el traspaso ya está hecho.

Despido sin preaviso. Ante una falta grave, el empleador puede terminar el contrato sin preaviso. Las reglas son estrictas y varían por país, así que los procedimientos disciplinarios deben documentarse con cuidado.

El preaviso desde el lado de RRHH

1. Confirma las fechas. Acusa recibo de la renuncia o comunica el despido por escrito, indica el último día de trabajo y la fecha de baja, y registra ambas en el sistema de RRHH. La fecha de baja determina todo lo demás: liquidación final, cierre de accesos, fin de beneficios.
2. Empieza el offboarding de inmediato. La transferencia de conocimiento, la devolución de equipos, la firma de documentos y la entrevista de salida caben dentro del preaviso si se planifican el primer día y no en la última semana.
3. Reasigna el trabajo y los reportes. Los reportes directos, las tareas abiertas, las aprobaciones y las responsabilidades recurrentes necesitan un nuevo responsable antes del último día, no después.
4. Prepara la carta de despido y los documentos finales. Certificados de empleo, último recibo de sueldo, liquidación de vacaciones y cartas de referencia deben estar listos para el último día.
5. Abre la vacante temprano. El preaviso es la ventaja inicial para reclutar. El tiempo de cobertura suele ser mayor que el preaviso, así que cuanto antes arranque el proceso de contratación, menor será la brecha.

Gestión del preaviso en PeopleForce

En PeopleForce Core HR, la baja se crea mediante un formulario de solicitud de terminación con sus propios campos y cadena de aprobación, y la fecha de baja y el último día de trabajo quedan guardados en el perfil de la persona. Un flujo de offboarding asignado al empleado programa tareas para RRHH, el manager y quien se va en relación con el último día de trabajo, de modo que el traspaso, la devolución de equipos y la firma de documentos ocurren dentro del preaviso. Los reportes directos pueden reasignarse a otro manager desde la fecha de baja, el acceso al sistema se revoca automáticamente el día siguiente al último día trabajado, y una encuesta de ciclo de vida recoge el feedback de salida antes de que la persona se vaya. El mismo perfil conserva los documentos firmados, así que el registro de la salida queda completo para auditorías.