Автоматичні workflow для подій та процесів вашої команди

Воркфлоу або workflow необхідні сучасному HR-департаменту для того, щоб автоматизувати діяльність компанії, якщо попереду важливі дати, події чи процеси.

Згадайте, як важко буває, якщо у вас і так багато поточних задач, проектів, обговорень та дзвінків, а тут ще виявляється, що скоро у когось з ваших колег річниця, день народження чи завершення строку дії контракту тощо. І ось ви поспіхом намагаєтеся в останній момент встигнути все і не забути нічого, що спричиняє велику кількість негараздів у команді — адже іншим колегам теж необхідно терміново відкладати плани та займатися гарячою датою. Знайомий біль?

Воркфлоу — вирішення цього болю. Він дозволяє створити автоматизований ланцюжок завдань, який система призначає на відповідальних осіб тоді, коли подія наближається. Це розвантажує HR-спеціалістів, проджект-менеджерів та усю команду, яка зберігає час, нерви та ресурси, розуміє, хто за що відповідальний, та підходить до дати у повній готовності.

Зустрічайте воркфлоу в PeopleForce

Головна новина: тепер workflows доступні у PeopleForce, щоб зробити вашу роботу зручнішою. Це особливо важливо для команд, які хочуть масштабуватися та шукати віддалених співробітників, у роботі з якими необхідно мати чітко налаштовані процеси.

Зауважимо, що наразі доступ до воркфлоу необхідно запитувати окремо, на умовах бета-тестування. Ми хочемо спершу провести для вас демо-презентацію та показати абсолютно усі можливості функціоналу, щоб разом зрозуміти, яким чином воркфлоу найкраще підійдуть до запитів вашої команди.

Напишіть нам у підтримку для того, щоб ми увімкнули вам користування цією функцією, якщо зацікавлені спробувати налаштування автоматизованих процесів. Звʼяжіться з нами: support@peopleforce.io.

Що таке воркфлоу? 

Воркфлоу (workflow) — це робочий процес, який складається з послідовного ряду завдань, призначених до виконання до певної дати.

Напевно, найкращим прикладом для швидкого розуміння воркфлоу буде знайомий нам онбординг. Уявіть, що у вас є дата виходу нового співробітника на роботу, і до неї необхідно виконати цілий ряд процедур: зібрати документи, підготувати робоче місце або техніку, щоб зробити адаптацію новачка простою та зрозумілою.

Онбординг — повторюваний процес, тому що кожного разу, коли у вас зʼявляється новий співробітник, потрібно пройтися по однотипних задачах. Але що як такий процес може бути створений для інших повторюваних подій в компанії, щоб заздалегідь мати алгоритм дій та уникнути поспіху? Підготовка до днів народжень, річниць, оновлення документів, довідок, страхування тощо може бути доволі стресовою. Розписати задачі, які потрібно виконати до гарячої дати, щоб усе пройшло спокійно, і є воркфлоу.

Кожна така однотипна подія, яка час від часу стається у компанії, називається тригером.

Як створити тригер?

Давайте створимо нову тригерну подію — наприклад, Річницю роботи. Для цього потрібно знайти вкладку Воркфлоу на сайдбарі - Новий воркфлоу.

Назвіть вашу подію, придумайте для неї опис, та оберіть, чи привʼязана ця подія до дати. Наша Річниця залежить від дати, тому у вкладці Triggering обираємо Date related employee attribute.

Виберіть, за скільки днів ви хотіли б готуватися до події — наприклад, оберемо 7 днів до. У спадаючому вікні атрибутів знайдіть Anniversary of employee. Атрибути налаштовуються дуже гнучко. Ви можете обрати серед наявних:

• First day of employment
• Last day of employment
• End of probation period
• Birthday of employee
• Anniversary of employee

Або обрати Custom date field і зі спадаючого списку кастомних полів обрати необхідне, якщо подія привʼязана до специфічної дати чи поля у профілі співробітника (наприклад, Дня народження члена сімʼї).

Вибір умов 

Переходимо до вибору осіб, яких стосуватиметься обрана нами подія-тригер. Наприклад, ми хочемо святкувати річниці роботи лише співробітників на повній зайнятості. Необхідно обрати цю умову в полі Who does this workflow apply to?

У такому випадку воркфлоу стосуватиметься винятково співробітників на фул-таймі. Скажімо, ми хочемо ще більше звузити коло людей, чию робочу річницю хочемо відзначити. Додамо ще одну умову за вибором локації — усі співробітники на повній зайнятості, хто працює лише в певному місті.

Що як ми хочемо уточнити, що це мають бути співробітники, які були найняті на роботу до початку року? Додамо таке уточнення. Перемикаємо оператор з AND на OR внизу справа, та ставимо необхідну умову.

Тепер наш воркфлоу святкування робочої річниці буде спрацьовувати автоматично за 7 днів до дати річниці 9-х людей, які працюють на повній зайнятості у Києві та Одесі та були найняті на роботу до 1.01.2022. Зверніть увагу, що система автоматично рахує кількість співробітників, що відповідають обраним умовам.

Таким чином, ви можете дуже і дуже детально уточнювати, кого стосуватиметься ваш воркфлоу. Якщо у вашій команді є процеси, що налаштовуються для певних проектів, менеджерів, вибіркових співробітників з різних департаментів різних локацій, абощо, система допоможе вам виокремити саме їх, щоб допомогти спланувати алгоритм дій для певної дати саме для них.

Збережіть свій воркфлоу.

Швидке додавання співробітника до воркфлоу

Раптом ви зрозуміли, що якогось співробітника потрібно швидко додати до створеного воркфлоу або переназначити йому воркфлоу.

Це можна зробити швидко — просто перейдіть до його профіля та оберіть Assign workflow у спадаючому меню додаткових опцій.

Мануальні воркфлоу

Наступне питання, яке у вас точно виникло — що робити з процесами, які не привʼязуються до конкретної дати? Відповідь — так, їх теж можна перетворити на воркфлоу. Для цього при створенні тригеру, в полі Triggering оберіть Manual.

Для прикладу візьмемо навчання при протоколі ISO — скажімо, вам необхідно навчити співробітника, як правильно поширювати особисті дані та дані компанії. Це процес, який може повторюватися, але він не стосується дати. Після збереження такого воркфлоу, до нього можна буде вручну додати співробітників, яким потрібний такий тренінг.

Як наповнити воркфлоу

Після створення події-тригеру, переходимо до власне наповнення її задачами до виконання.

Для цього тиснемо + на полі тригеру та обираємо, що потрібно додати. Варіанти:

• додати задачу для виконання
• додати лист
• або вебхук для сторонніх додатків (наприклад, для інтеграції через Zapier).

Задачі також можуть містити підзадачі, кожна може мати різних виконавців. Так формується дерево задач воркфлоу.

Історія виконання воркфлоу

У кожному воркфлоу, який ви створите, буде вкладка History. Розберемо, що це таке.

Після створення задач та емейлів, призначених до виконання певним особам, на вкладці Workflow history у режимі реального часу оновлюватиметься прогрес виконання. Якщо співробітники виконують завдання, індикатор Progress заповнюється зеленим. Ви також бачите усіх співробітників, що причетні до виконання завдань.

Співробітник, якому приходять завдання з воркфлоу, бачить їх у себе на дашборді, у вкладці Tasks.

Обговорення завдань

Якщо, наприклад, ви хочете залишити коментар з приводу завдання, на яке вас назначили, можете це зробити у Активності. Тисніть на завдання у Task та пишіть примітку.

Переваги workflow у PeopleForce для вашої команди

Підсумовуючи, чому вашій команді потрібний функціонал воркфлоу:

• Дозволяє один раз створити алгоритм дій та завдань процесу, який потім можна гнучко призначити будь-якому співробітнику чи групі співробітників безліч разів.
• Враховує будь-яку важливу дату та дозволяє обрати кастомну дату чи тригер
• Може бути призначений автоматично чи вручну
• Дозволяє додавати задачі, листи чи вебхуки для інтеграції процесу зі сторонніми додатками чи сервісами, наприклад, Zapier, щоб спрямувати його до Jira, Trello тощо.
• Дозволяє гнучко залучати до завдань співробітників з різних департаментів чи проектів, форм працевлаштування тощо
• Дозволяє бачити прогрес виконання
• Дозволяє додавати та налаштовувати безліч процесів, щоб створити у команді повноцінну карту workflow та автоматизувати найдрібніші моменти у житті співробітників.

Дл команд, які швидко зростають, змінюють напрямок роботи, шукають нових спеціалістів та вимагають високої ефективності на робочому місці, мати Workflows у системі — необхідність. Це чи не найяскравіший приклад спрощення робочої рутини для всіх причетних до команди, та точно незамінний помічник автоматизації гібридної та віддаленої роботи, full-time та part-time співробітників, підрядників тощо.

Запрошуємо до бета-тестування воркфлоу в системі PeopleForce — ми чекаємо з нетерпінням показати вам усі можливості на персональній зустрічі. Звертайтеся до підтримки з приводу воркфлоу для своєї команди.