Автоматические workflow для событий и процессов вашей команды

Воркфлоу или workflow необходимы современному HR-департаменту для того, чтобы автоматизировать деятельность компании, если впереди важные даты, события или процессы.

Вспомните, как тяжело бывает, если у вас и так много текущих задач, проектов, обсуждений и звонков, а тут еще оказывается, что скоро у кого-то из ваших коллег годовщина, день рождения или завершение срока действия контракта и тому подобное. И вот вы в спешке пытаетесь в последний момент успеть все и не забыть ничего, что вызывает большое количество проблем в команде - ведь другим коллегам тоже необходимо срочно откладывать планы и заниматься горячей датой. Знакомая боль?

Воркфлоу - решение этой боли. Он позволяет создать автоматизированную цепочку задач, которую система назначает на ответственных лиц тогда, когда событие приближается. Это разгружает HR-специалистов, проджект-менеджеров и всю команду, которая сохраняет время, нервы и ресурсы, понимает, кто за что ответственен, и подходит к дате в полной готовности.

Встречайте воркфлоу в PeopleForce

Главная новость: теперь workflows доступны в PeopleForce, чтобы сделать вашу работу более удобной. Это особенно важно для команд, которые хотят масштабироваться и искать удаленных сотрудников, в работе с которыми необходимо иметь четко настроенные процессы.

Заметим, что сейчас доступ к воркфлоу необходимо запрашивать отдельно, на условиях бета-тестирования. Мы хотим сначала провести для вас демо-презентацию и показать абсолютно все возможности функционала, чтобы вместе понять, каким образом воркфлоу лучше всего подойдут к запросам вашей команды.

Напишите нам в поддержку для того, чтобы мы включили вам пользование этой функцией, если заинтересованы попробовать настройку автоматизированных процессов.

Что такое воркфлоу? 

Воркфлоу (workflow) - это рабочий процесс, который состоит из последовательного ряда задач, назначенных к выполнению к определенной дате.

Наверное, лучшим примером для быстрого понимания воркфлоу будет знакомый нам онбординг. Представьте, что у вас есть дата выхода нового сотрудника на работу, и к ней необходимо выполнить целый ряд процедур: собрать документы, подготовить рабочее место или технику, чтобы сделать адаптацию новичка простой и понятной.

Онбординг - повторяющийся процесс, потому что каждый раз, когда у вас появляется новый сотрудник, нужно пройтись по однотипным задачам. Но как такой процесс может быть создан для других повторяющихся событий в компании, чтобы заранее иметь алгоритм действий и избежать спешки? Подготовка к дням рождений, годовщинам, обновление документов, справок, страхования и т.д. может быть довольно стрессовой. Расписать задачи, которые нужно выполнить до горячей даты, чтобы все прошло спокойно, и есть воркфлоу.

Каждое такое однотипное событие, которое время от времени происходит в компании, называется триггером.

Как создать триггер?

Давайте создадим новое триггерное событие - например, Годовщину работы. Для этого нужно зайти во вкладку Воркфлоу на сайдбаре - New workflow.

Назовите ваше событие, придумайте для него описание, и выберите, привязано ли это событие к дате. Наша Годовщина зависит от даты, поэтому во вкладке Triggering выбираем Date related employee attribute.

Выберите, за сколько дней вы хотели бы готовиться к событию - например, выберем 7 дней до. В выпадающем окне атрибутов найдите Anniversary of employee. Атрибуты настраиваются очень гибко. Вы можете выбрать среди имеющихся:

• Первый день работы
• Последний день работы
• Конец испытательного срока
• День рождения сотрудника
• Годовщина сотрудника

Или выбрать Custom date field и из выпадающего списка кастомных полей выбрать необходимое, если событие привязано к специфической дате или полю в профиле сотрудника (например, Дню рождения члена семьи).

Выбор условий

Переходим к выбору лиц, которых будет касаться выбранное нами событие-триггер. Например, мы хотим праздновать годовщины работы только сотрудников на полной занятости. Необходимо выбрать это условие в поле Who does this workflow apply to?

В таком случае воркфлоу будет касаться исключительно сотрудников на фул-тайме. Скажем, мы хотим еще больше сузить круг людей, чью рабочую годовщину хотим отметить. Добавим еще одно условие по выбору локации - все сотрудники на полной занятости, кто работает только в определенном городе.

Что если мы хотим уточнить, что это должны быть сотрудники, которые были наняты на работу до начала года? Добавим такое уточнение. Переключаем оператор с AND на OR внизу справа, и ставим необходимое условие.

Теперь наш воркфлоу празднования рабочей годовщины будет срабатывать автоматически за 7 дней до даты годовщины 9-х людей, которые работают на полной занятости в Киеве и Одессе и были наняты на работу до 1.01.2022. Обратите внимание, что система автоматически считает количество сотрудников, соответствующих выбранным условиям.

Таким образом, вы можете очень и очень подробно уточнять, кого будет касаться ваш воркфлоу. Если в вашей команде есть процессы, которые настраиваются для определенных проектов, менеджеров, выборочных сотрудников из разных департаментов разных локаций и т.д., система поможет вам выделить именно их, чтобы помочь спланировать алгоритм действий для определенной даты именно для них.

Сохраните свой воркфлоу.

Быстрое добавление сотрудника в воркфлоу

Вдруг вы поняли, что какого-то сотрудника нужно быстро добавить в созданный воркфлоу или переназначить ему воркфлоу.

Это можно сделать быстро - просто перейдите к его профилю и выберите Assign workflow в раскрывающемся меню дополнительных опций.

Мануальные воркфлоу

Следующий вопрос, который у вас точно возник - что делать с процессами, которые не привязываются к конкретной дате? Ответ - да, их тоже можно превратить в воркфлоу. Для этого при создании триггера, в поле Triggering выберите Manual.

Для примера возьмем обучение при протоколе ISO - скажем, вам необходимо обучить сотрудника, как правильно распространять личные данные и данные компании. Это процесс, который может повторяться, но он не касается даты. После сохранения такого воркфлоу, в него можно будет вручную добавить сотрудников, которым нужен такой тренинг.

Как наполнить воркфлоу

После создания события-триггера, переходим к собственно наполнению его задачами к исполнению.

Для этого жмем + на поле триггера и выбираем, что нужно добавить. Варианты:

• добавить задачу для выполнения
• добавить письмо
• или вебхук для сторонних приложений (например, для интеграции через Zapier).

Задачи также могут содержать подзадачи, каждая может иметь разных исполнителей. Так формируется дерево задач воркфлоу.

История выполнения воркфлоу

В каждом воркфлоу, который вы создадите, будет вкладка History. Разберем, что это такое.

После создания задач и емейлов, назначенных к выполнению определенным лицам, на вкладке Workflow history в режиме реального времени будет обновляться прогресс выполнения. Если сотрудники выполняют задачи, индикатор Progress заполняется зеленым цветом. Вы также видите всех сотрудников, причастных к выполнению задач.

Сотрудник, которому приходят задачи из воркфлоу, видит их у себя на дашборде, во вкладке Tasks.

Обсуждение задач

Если, например, вы хотите оставить комментарий по поводу задачи, на которую вас назначили, можете это сделать в Активности. Жмите на задачу в Task и пишите примечание.

Преимущества workflow в PeopleForce для вашей команды

Подытоживая, почему вашей команде нужен функционал воркфлоу:

• Позволяет один раз создать алгоритм действий и задач процесса, который потом можно гибко назначить любому сотруднику или группе сотрудников множество раз.
• Учитывает любую важную дату и позволяет выбрать кастомную дату или триггер
• Может быть назначен автоматически или вручную
• Позволяет добавлять задачи, письма или вебхуки для интеграции процесса со сторонними приложениями или сервисами, например, Zapier, чтобы направить его в Jira, Trello и т.д.
• Позволяет гибко привлекать к задачам сотрудников из разных департаментов или проектов, форм трудоустройства и т.д.
• Позволяет видеть прогресс выполнения
• Позволяет добавлять и настраивать множество процессов, чтобы создать в команде полноценную карту workflow и автоматизировать мельчайшие моменты в жизни сотрудников.

Для команд, которые быстро растут, меняют направление работы, ищут новых специалистов и требуют высокой эффективности на рабочем месте, иметь Workflows в системе - необходимость. Это едва ли не самый яркий пример упрощения рабочей рутины для всех причастных к команде, и точно незаменимый помощник автоматизации гибридной и удаленной работы, full-time и part-time сотрудников, подрядчиков и т.д.

Приглашаем к бета-тестированию воркфлоу в системе PeopleForce - мы ждем с нетерпением показать вам все возможности на персональной встрече. Обращайтесь в поддержку по поводу воркфлоу для своей команды.