HR для кожного співробітника: оновлений мобільний додаток PeopleForce

Не кожен співробітник працює за столом.

У ритейлі, виробництві, логістиці, готельно-ресторанному бізнесі, будівництві та інших галузях із лінійним персоналом значна частина працівників рідко відкриває ноутбук. У когось немає навіть корпоративної пошти. Але їм так само потрібно запросити відсутність, відмітити початок і кінець роботи, отримувати новини компанії, знайти політику, відкрити документ, виконати завдання й розуміти, що відбувається в організації.

Оновлений мобільний додаток PeopleForce переносить ці щоденні HR-сервіси на пристрій, який співробітники вже мають із собою. Увійти можна з особистою електронною поштою або — якщо компанія ввімкнула цю опцію — лише за номером телефону та SMS-кодом, без корпоративної поштової скриньки.

Для HR-команд це більше, ніж ще один спосіб відкрити PeopleForce. Це можливість надати HR-сервіси тим людям, до яких зазвичай найважче дотягнутися.

HR там, де насправді відбувається робота

Уявіть типовий день на лінії.

Продавець-консультант приходить у магазин, відкриває PeopleForce і натискає «Почати роботу». Протягом дня він бачить, скільки часу залишилося до кінця запланованої зміни. У стрічці з’являється оголошення компанії — він читає його, ставить реакцію та залишає коментар, не перевіряючи пошту й не чекаючи, поки новина дійде через керівника.

Пізніше він розуміє, що наступного тижня потрібен вихідний. Він відкриває розділ «Відсутності», перевіряє баланс, бачить, як саме буде списано дні ще до відправлення запиту, додає документ, якщо цього вимагає тип відсутності, і надсилає. Далі він стежить за статусом, бачить, на кому зараз запит, і може нагадати цій людині, якщо процес застряг.

А коли він не пам’ятає, що сказано в політиці компанії, не обов’язково телефонувати в HR. Достатньо пошукати в Базі знань із телефона — зокрема серед статей із зображеннями та PDF-вкладеннями.

Саме в цьому ідея нового мобільного досвіду: прямий зв’язок між кожним співробітником, його компанією та інформацією, потрібною протягом робочого дня.

HR-сервіси прямо з телефона

Прості HR-завдання ускладнюються, коли HR-системою зручно користуватися лише з комп’ютера. Оновлений додаток переносить найчастіші дії на телефон.

Початок і кінець роботи

Співробітники можуть відмічати початок і кінець роботи в додатку, а також починати й завершувати перерви, якщо це дозволяє їхня політика присутності.

Під час зміни вони бачать робочий день у реальному часі — відпрацьований час, запланований час, час, що залишився — і можуть переглянути власні записи табеля за обраний день. Якщо компанія веде облік часу за проєктами, співробітник може обрати потрібний проєкт і додати коментар на початку роботи, коли цього вимагає політика присутності.

Менше залежності від спільних терміналів, паперових листів і повідомлень керівнику лише для того, щоб зафіксувати робочий час.

Відсутності — від запиту до рішення

Відсутності повністю оформлюються з телефона — від перевірки балансу до фінального рішення. Співробітники можуть:

• перевірити доступний баланс за кожним типом відсутності;
• обрати тип відсутності та дати або години;
• побачити, що саме буде списано, день за днем, ще до надсилання;
• додати підтверджувальний документ, якщо цього вимагає політика;
• стежити за статусом — очікує, схвалено, відхилено;
• бачити ланцюжок погодження і те, у кого зараз запит;
• нагадати поточному погоджувачу, якщо запит застряг;
• відкликати запит, якщо плани змінилися і політика це дозволяє.

Керівникам також не потрібно чекати повернення за робочий стіл. Супервайзер може отримати запит на відсутність і схвалити або відхилити його прямо в додатку — а це найважливіше для менеджерів, які проводять день у торговому залі, на складі або переміщуються між локаціями.

Особисті документи під рукою

Співробітники можуть відкривати власні документи в PeopleForce з телефона: переглядати папки, шукати за назвою документа, дивитися або завантажувати файл.

Коли документ потрібно підписати, співробітник отримує push-сповіщення й підписує його на тому ж телефоні через захищену сторінку підписання.

Завдання, які чекають на виконання

Призначені завдання також доступні в мобільному додатку — співробітники можуть відкривати їх, виконувати та за потреби відкривати повторно. Це можуть бути завдання з онбордингу чи офбордингу, з автоматичних воркфлоу або призначені вручну.

Скоро: співробітники зможуть подавати Запити прямо з мобільного додатка — зокрема на зміну особистих даних або інші форми HR-самообслуговування. Замість того щоб звертатися до HR через чат, пошту чи керівника, співробітники самі запускатимуть структурований процес.

Комунікація, яка доходить до кожного

Співробітники без робочого столу не мають дізнаватися новини компанії останніми лише тому, що не проводять день у поштовій скриньці.

Стрічка на Головній дає компанії прямий канал зв’язку з командою. Співробітники бачать:

• Оголошення
• Опитування
• Похвалу

Вони можуть реагувати на публікації, коментувати там, де коментарі ввімкнено, і голосувати в опитуваннях із телефона. Внутрішня комунікація перестає бути односторонньою дошкою оголошень і стає чимось, у чому люди справді беруть участь.

Важливі оновлення приходять push-сповіщеннями

Окремі оновлення та дії надходять співробітникам як push-сповіщення: оголошення компанії — якщо автор обрав такий спосіб надсилання — а також призначені завдання, рішення щодо відсутностей і запити на погодження, нагадування, опитування, попередження про ліміти табеля та запити на підписання документів.

Сповіщення приходять мовою, яку співробітник обрав у PeopleForce, і для багатомовних лінійних команд це відчутна різниця.

Замість того щоб очікувати, що співробітники постійно заглядатимуть у HR-систему, усе, що потребує їхньої уваги, приходить до них само.

Зв’язок не лише через новини компанії

Мобільна головна сторінка також містить дрібні сигнали, які тримають розподілену команду разом. Залежно від налаштувань компанії та прав доступу співробітники бачать, хто відсутній сьогодні, у кого день народження, хто святкує річницю роботи, хто щойно приєднався і що в них самих у порядку дня.

У змінних або багатолокаційних організаціях ці деталі роблять багато тихої роботи. Вони тримають людей на зв’язку з компанією, яка значно більша за приміщення, у якому вони стоять.

Інформація про компанію завжди поруч

Іноді найцінніший HR-сервіс — допомогти людині знайти відповідь самостійно.

Пошук у Базі знань

Співробітники можуть переглядати Базу знань і шукати в ній за повним текстом із мобільного. Статті можуть містити зображення та PDF-вкладення, тож це практичне місце для:

• політик компанії;
• довідників для співробітників;
• інструкцій із безпеки;
• внутрішніх процедур;
• правил магазину чи робочого місця;
• повсякденних інструкцій «як зробити».

Працівнику виробництва, якому потрібно перевірити процедуру безпеки, не треба шукати супервайзера чи чекати доступу до спільного комп’ютера — він знайде її там, де виникло питання.

Доступ регулюється тими самими правами PeopleForce, що й усюди, тож співробітники бачать лише те, що призначене для них.

Знайти потрібну людину

Розділ «Люди» дає змогу шукати колег за іменем і відкривати їхні профілі. Залежно від налаштувань видимості профіль може показувати посаду, відділ, локацію, керівника та прямих підлеглих, а чутливі поля залишаються під контролем прав доступу PeopleForce.

Якщо права дозволяють, співробітники також можуть відкрити Організаційну структуру, щоб побачити лінії підпорядкування та будову компанії. Для тих, хто приєднується до великого заводу, торгової мережі чи розподіленої організації, це робить компанію значно зрозумілішою з першого дня.

Усе, що потребує уваги, в одному місці

Одна з непомітно корисних частин мобільного досвіду — розділ Сповіщення.

Замість того щоб пам’ятати, де живе кожен тип дій, розділ «Сповіщення» збирає все, що чекає на увагу співробітника — погодження, завдання, оцінювання, опитування, запити на підпис та інші запити. Частина з них виконується прямо в додатку, інші відкривають відповідний захищений процес на тому ж телефоні.

Для співробітника принцип простий: якщо щось потребує його уваги, є одне місце, з якого варто почати.

А для компаній, які використовують PeopleForce Perform, співробітники також можуть переглядати власні Цілі, Ключові результати та KPI з мобільного — контекст продуктивності залишається на видноті й далеко від робочого столу.

Просто запитайте Companion

PeopleForce також представляє інший спосіб орієнтуватися в HR-інформації.

Companion — ваш HR-асистент — дає співробітникам із відповідним доступом змогу ставити HR-питання звичайною мовою. Сьогодні Companion працює з:

• контентом Бази знань;
• розділом «Люди»;
• тим, хто відсутній;
• балансами відсутностей.

Він шукає інформацію, а не діє від імені співробітника, і поважає його наявні права доступу в PeopleForce — не покаже нічого з того, що співробітник не міг би відкрити самостійно. Доступ надається за ролями, тож HR вирішує, хто ним користуватиметься.

Для лінійного співробітника це змінює взаємодію з «де в HR-системі мені це шукати?» на просте «я запитаю».

Мобільний HR для всієї команди

Цінність мобільного HR насправді не в розмірі екрана. Вона в охопленні.

Це означає, що співробітник у головному офісі та співробітник на виробничій лінії працюють в одному HR-середовищі. Що людина без корпоративного ноутбука — і, можливо, без корпоративної пошти — все одно може запросити відсутність, відмітити початок роботи, прочитати новини компанії, знайти політику, відкрити документ і виконати завдання. Що супервайзер може схвалити запит, не повертаючись за робочий стіл.

І це означає, що HR більше не потрібно вибудовувати паралельні процеси з паперу, приватних повідомлень, таблиць і кількох рівнів керівників лише для того, щоб дістатися до значної частини команди.

Але доступ має значення лише тоді, коли співробітники ним справді користуються. В одному з кейсів клієнтів PeopleForce 95,5% співробітників заявили, що задоволені платформою після впровадження. Коли щоденні HR-сервіси доступні на пристрої, який співробітники вже мають із собою, вони стають природною частиною робочого дня — а не тим, що починається, коли хтось дістається до комп’ютера.

Для співробітників HR завжди під рукою.
Для HR-команд це масштабований спосіб обслуговувати всю команду — де б не відбувалася робота.