HR para cada empleado: conoce la nueva app móvil de PeopleForce

No todos los empleados trabajan detrás de un escritorio.

En retail, manufactura, logística, gastronomía y hotelería, construcción y otras industrias de primera línea, una gran parte del equipo casi nunca abre una laptop. Algunos ni siquiera tienen un correo corporativo. Sin embargo, igual necesitan solicitar licencias, registrar su entrada y salida, recibir novedades de la empresa, encontrar una política, abrir un documento, completar una tarea y entender qué está pasando en la organización.

La nueva app móvil de PeopleForce lleva esas experiencias de HR del día a día al dispositivo que los empleados ya llevan consigo. Pueden iniciar sesión con un correo personal o, cuando la empresa lo habilita, solo con su número de celular y un código por SMS, sin necesidad de una casilla corporativa.

Para los equipos de HR, esto es más que otra forma de abrir PeopleForce. Es una manera de extender los servicios de HR a las personas a las que suele ser más difícil llegar.

HR donde realmente ocurre el trabajo

Piensa en un día típico en la primera línea.

Un vendedor llega a la tienda, abre PeopleForce y registra su entrada. Durante la jornada puede ver cuánto le queda de su tiempo de trabajo previsto. Aparece un anuncio de la empresa en el feed: lo lee, reacciona y deja un comentario, sin revisar el correo ni esperar a que la noticia le llegue a través de un gerente.

Más tarde se da cuenta de que necesita un día libre la semana siguiente. Abre la sección Licencias, revisa su saldo, ve exactamente cómo se descontará la solicitud antes de enviarla, adjunta un documento si el tipo de licencia lo requiere y la envía. Desde ese momento puede seguir el estado, ver a quién le corresponde aprobarla y enviarle un recordatorio si el proceso se traba.

Y cuando no recuerda qué dice la política de la empresa, no necesariamente tiene que llamar a HR. Puede buscar en la Biblioteca desde su teléfono, incluidos los artículos con imágenes y archivos PDF adjuntos.

Esa es la idea detrás de la nueva experiencia móvil: una conexión directa entre cada empleado, su empresa y la información que necesita durante la jornada laboral.

Servicios de HR directamente desde el teléfono

Las tareas simples de HR se complican cuando el sistema de HR solo resulta cómodo en una computadora. La nueva app lleva las acciones más frecuentes al teléfono.

Registro de entrada y salida

Los empleados pueden registrar su entrada y salida desde la app, y también iniciar y terminar pausas cuando su política de asistencia lo permite.

Mientras el turno está en curso, ven una vista en vivo de la jornada: tiempo trabajado, tiempo previsto y tiempo restante. También pueden revisar sus propios registros de asistencia para un día determinado. En las empresas que registran el tiempo por proyecto, los empleados pueden elegir el proyecto correspondiente y agregar un comentario al registrar la entrada, si la política de asistencia lo pide.

Menos dependencia de terminales compartidas, planillas de papel y mensajes a un gerente solo para registrar el tiempo de trabajo.

Licencias de principio a fin

Las licencias se gestionan de principio a fin desde el teléfono, desde consultar el saldo hasta recibir la decisión final. Los empleados pueden:

• consultar el saldo disponible para cada tipo de licencia;
• elegir el tipo de licencia y las fechas u horas;
• ver exactamente qué se descontará, día por día, antes de enviar la solicitud;
• adjuntar un documento de respaldo cuando la política lo requiere;
• seguir el estado: pendiente, aprobada o rechazada;
• ver la cadena de aprobación y con quién está la solicitud en ese momento;
• enviar un recordatorio al aprobador actual cuando la solicitud se traba;
• retirar la solicitud si los planes cambian y la política lo permite.

Los gerentes tampoco tienen que esperar a volver a su escritorio. Un supervisor puede recibir una solicitud de licencia y aprobarla o rechazarla directamente en la app, algo clave para quienes pasan el día en el salón de ventas, en un depósito o moviéndose entre sedes.

Documentos personales siempre a mano

Los empleados pueden abrir sus propios documentos en PeopleForce desde el celular: navegar por carpetas, buscar por nombre de documento y ver o descargar el archivo.

Cuando un documento requiere firma, el empleado recibe una notificación push y completa la firma en el mismo teléfono, a través de una página de firma segura.

Tareas pendientes

Las tareas asignadas también están disponibles en el móvil: los empleados pueden abrirlas, completarlas y reabrirlas si es necesario. Pueden provenir del onboarding u offboarding, de workflows automatizados o de una tarea que alguien asignó manualmente.

Próximamente: los empleados podrán enviar Solicitudes directamente desde la app móvil, como un cambio en sus datos personales u otros formularios de autoservicio de HR. En lugar de pedirlo a HR por chat, correo o a través de un gerente, podrán iniciar el proceso estructurado por su cuenta.

Comunicación que llega a todos

Los empleados sin escritorio no deberían ser los últimos en enterarse de las novedades de la empresa solo porque no pasan el día frente a una casilla de correo.

El feed de Inicio le da a la empresa un canal directo con su equipo. Los empleados ven:

• Anuncios
• Encuestas
• Reconocimientos

Pueden reaccionar a las publicaciones, comentar donde los comentarios están habilitados y votar en las encuestas desde su teléfono. La comunicación interna deja de ser una cartelera unidireccional y se convierte en algo en lo que las personas realmente participan.

Las novedades importantes llegan como notificaciones push

Ciertas novedades y acciones llegan a los empleados como notificaciones push: anuncios de la empresa (cuando el autor elige enviarlos así), además de tareas asignadas, decisiones sobre licencias y solicitudes de aprobación, recordatorios, encuestas, alertas de objetivo de asistencia y solicitudes de firma de documentos.

Las notificaciones llegan en el idioma que el empleado configuró en PeopleForce, lo que marca una diferencia real en equipos de primera línea multilingües.

En lugar de esperar que los empleados revisen constantemente un sistema de HR, lo que requiere su atención llega hasta ellos.

Conexión más allá de las novedades de la empresa

La pantalla de inicio móvil también incluye las pequeñas señales que mantienen unido a un equipo distribuido. Según la configuración de la empresa y los permisos, los empleados pueden ver quién está fuera hoy, quién cumple años, quién celebra un aniversario laboral, quién acaba de incorporarse y qué hay en su propia agenda.

En organizaciones por turnos o con varias sedes, estos detalles hacen un trabajo silencioso pero importante. Mantienen a las personas conectadas con una empresa que va mucho más allá del lugar donde están paradas.

Información de la empresa, siempre al alcance

A veces el servicio de HR más valioso es ayudar a alguien a encontrar la respuesta por sí mismo.

Buscar en la Biblioteca

Los empleados pueden navegar por la Biblioteca y hacer búsquedas de texto completo desde el móvil. Los artículos pueden incluir imágenes y archivos PDF adjuntos, lo que la convierte en un lugar práctico para:

• políticas de la empresa;
• manuales del empleado;
• instrucciones de seguridad;
• procedimientos internos;
• lineamientos de la tienda o del lugar de trabajo;
• material práctico del día a día.

Un operario de producción que necesita revisar un procedimiento de seguridad no tiene que buscar a un supervisor ni esperar a que se libere una computadora compartida: puede buscarlo justo donde surge la duda.

El acceso sigue los mismos permisos de PeopleForce que en el resto de la plataforma, así que los empleados solo ven lo que está destinado a ellos.

Encontrar a la persona indicada

La sección Personas permite a los empleados buscar colegas por nombre y abrir su perfil. Según la configuración de visibilidad, un perfil puede mostrar puesto, departamento, ubicación, gerente y reportes directos, mientras los campos sensibles siguen regidos por los permisos de PeopleForce.

Cuando los permisos lo permiten, los empleados también pueden abrir el Organigrama para ver las líneas de reporte y cómo está estructurada la empresa. Para alguien que se incorpora a una gran planta, una cadena de tiendas o una organización distribuida, esto hace que la empresa sea mucho más fácil de recorrer desde el primer día.

Todo lo que requiere atención, en un solo lugar

Una de las partes más discretamente útiles de la experiencia móvil es el Inbox.

En lugar de esperar que los empleados recuerden dónde vive cada tipo de acción, el Inbox reúne lo que espera su atención: aprobaciones, tareas, evaluaciones, encuestas, solicitudes de firma y otras solicitudes. Algunos elementos se resuelven directamente en la app; otros abren el flujo seguro correspondiente en el mismo teléfono.

Para el empleado, el principio sigue siendo simple: si algo requiere su atención, hay un solo lugar por donde empezar.

Y en las empresas que usan PeopleForce Perform, los empleados también pueden consultar sus propios Objetivos, Resultados clave y KPI desde el móvil, manteniendo el contexto de desempeño visible lejos del escritorio.

Solo pregúntale a Companion

PeopleForce también presenta una forma distinta de moverse por la información de HR.

Companion, tu asistente de HR, permite a los empleados con el acceso correspondiente hacer preguntas de HR en lenguaje natural. Hoy, Companion puede trabajar con:

• el contenido de la Biblioteca;
• la sección Personas;
• quién está fuera;
• los saldos de licencias.

Busca información en lugar de actuar en nombre del empleado y respeta sus permisos existentes en PeopleForce: no puede mostrar nada que el empleado no tenga permitido abrir por su cuenta. El acceso se otorga por rol, así que HR decide quién lo tiene.

Para un empleado de primera línea, esto cambia la interacción de "¿dónde debería buscar esto en el sistema de HR?" a simplemente "lo pregunto".

Una experiencia de HR móvil pensada para todo el equipo

El valor del HR móvil no tiene que ver con el tamaño de la pantalla. Tiene que ver con el alcance.

Significa que el empleado de la casa central y el empleado de la línea de producción trabajan en el mismo entorno de HR. Significa que alguien sin laptop de la empresa, y quizás sin correo corporativo, igual puede solicitar una licencia, registrar su entrada, leer las novedades de la empresa, encontrar una política, abrir un documento y terminar una tarea. Significa que un supervisor puede aprobar una solicitud sin volver a su escritorio.

Y significa que HR ya no tiene que armar procesos paralelos con papel, mensajes privados, planillas y capas de gerentes solo para llegar a una gran parte del equipo.

Pero el acceso solo importa si los empleados realmente lo usan. En un caso de cliente de PeopleForce, el 95,5 % de los empleados dijo estar satisfecho con la plataforma después de la implementación. Cuando los servicios de HR del día a día están disponibles en el dispositivo que los empleados ya llevan consigo, pasan a ser una parte natural de la jornada, no algo que empieza cuando alguien llega a una computadora.

Para los empleados, HR está siempre al alcance.
Para los equipos de HR, es una forma escalable de atender a todo el equipo, dondequiera que ocurra el trabajo.