HR dla każdego pracownika: poznaj odświeżoną aplikację mobilną PeopleForce

Nie każdy pracownik pracuje za biurkiem.

W handlu, produkcji, logistyce, gastronomii i hotelarstwie, budownictwie i innych branżach z pracownikami pierwszej linii duża część zespołu rzadko otwiera laptopa. Część osób nie ma nawet firmowego adresu e-mail. A jednak nadal muszą złożyć wniosek o nieobecność, zarejestrować wejście i wyjście, otrzymywać aktualności firmowe, znaleźć politykę, otworzyć dokument, wykonać zadanie i rozumieć, co dzieje się w organizacji.

Odświeżona aplikacja mobilna PeopleForce przenosi te codzienne doświadczenia HR na urządzenie, które pracownicy i tak mają przy sobie. Mogą zalogować się prywatnym adresem e-mail lub — jeśli firma włączy tę opcję — samym numerem telefonu i kodem SMS, bez firmowej skrzynki pocztowej.

Dla zespołów HR to więcej niż kolejny sposób otwarcia PeopleForce. To sposób, by dotrzeć z usługami HR do osób, do których zwykle dotrzeć najtrudniej.

HR tam, gdzie naprawdę dzieje się praca

Wyobraź sobie typowy dzień na pierwszej linii.

Sprzedawca przychodzi do sklepu, otwiera PeopleForce i rejestruje wejście. W ciągu dnia widzi, ile czasu z zaplanowanego wymiaru mu pozostało. W kanale pojawia się ogłoszenie firmowe — czyta je, reaguje i dodaje komentarz, bez sprawdzania poczty i czekania, aż wiadomość dotrze do niego przez przełożonego.

Później orientuje się, że w przyszłym tygodniu potrzebuje dnia wolnego. Otwiera sekcję Nieobecność, sprawdza saldo, widzi dokładnie, jak wniosek zostanie rozliczony, zanim go wyśle, dołącza dokument, jeśli wymaga tego typ nieobecności, i składa wniosek. Od tej chwili może śledzić status, sprawdzić, na kogo wniosek czeka, i przypomnieć tej osobie, jeśli proces stanie w miejscu.

A kiedy nie pamięta, co mówi polityka firmy, nie musi dzwonić do HR. Może przeszukać Bazę wiedzy z telefonu — w tym artykuły ze zdjęciami i załącznikami PDF.

Na tym polega idea nowego doświadczenia mobilnego: bezpośrednie połączenie między każdym pracownikiem, jego firmą i informacjami, których potrzebuje w ciągu dnia pracy.

Usługi HR prosto z telefonu

Proste zadania HR stają się skomplikowane, gdy system HR działa wygodnie tylko na komputerze. Odświeżona aplikacja przenosi najczęstsze czynności na telefon.

Rejestracja wejścia i wyjścia

Pracownicy mogą rejestrować wejście i wyjście w aplikacji oraz rozpoczynać i kończyć przerwy, jeśli pozwala na to ich polityka obecności.

W trakcie zmiany widzą na żywo podgląd dnia pracy — czas przepracowany, czas oczekiwany, czas pozostały — i mogą przejrzeć własne wpisy w karcie czasu dla wybranego dnia. W firmach, które rozliczają czas na projekty, pracownik może wybrać odpowiedni projekt i dodać komentarz przy rejestracji wejścia, jeśli wymaga tego polityka obecności.

Mniej zależności od wspólnych terminali, papierowych list i wiadomości do przełożonego tylko po to, żeby zarejestrować czas pracy.

Nieobecność od początku do końca

Nieobecność załatwia się w całości z telefonu — od sprawdzenia salda po ostateczną decyzję. Pracownicy mogą:

• sprawdzić dostępne saldo dla każdego typu nieobecności;
• wybrać typ nieobecności oraz daty lub godziny;
• zobaczyć dokładnie, co zostanie odliczone, dzień po dniu, przed złożeniem wniosku;
• dołączyć dokument potwierdzający, jeśli wymaga tego polityka;
• śledzić status — oczekujący, zatwierdzony, odrzucony;
• zobaczyć ścieżkę zatwierdzania i u kogo aktualnie jest wniosek;
• przypomnieć bieżącemu zatwierdzającemu, gdy wniosek utknie;
• wycofać wniosek, jeśli plany się zmienią, a polityka na to pozwala.

Przełożeni też nie muszą czekać, aż wrócą do biurka. Kierownik może otrzymać wniosek o nieobecność i zatwierdzić go lub odrzucić bezpośrednio w aplikacji — a to ma największe znaczenie dla menedżerów, którzy spędzają dzień na sali sprzedaży, w magazynie lub w drodze między lokalizacjami.

Dokumenty osobiste w zasięgu ręki

Pracownicy mogą otwierać swoje dokumenty w PeopleForce z telefonu: przeglądać foldery, wyszukiwać po nazwie dokumentu oraz wyświetlać lub pobierać plik.

Gdy dokument wymaga podpisu, pracownik otrzymuje powiadomienie push i podpisuje go na tym samym telefonie, przez bezpieczną stronę podpisu.

Zadania czekające na wykonanie

Przypisane zadania są dostępne również w aplikacji mobilnej — pracownicy mogą je otwierać, wykonywać i w razie potrzeby otwierać ponownie. Mogą one pochodzić z onboardingu lub offboardingu, z automatycznych workflow albo z zadania przypisanego ręcznie.

Wkrótce: pracownicy będą mogli składać Wnioski bezpośrednio z aplikacji mobilnej, w tym o zmianę danych osobowych lub inne formularze samoobsługi HR. Zamiast pytać HR przez czat, e-mail lub przełożonego, pracownicy sami uruchomią ustrukturyzowany proces.

Komunikacja, która dociera do wszystkich

Pracownicy bez biurka nie powinni dowiadywać się o firmowych nowościach ostatni tylko dlatego, że nie spędzają dnia w skrzynce odbiorczej.

Kanał na Stronie głównej daje firmie bezpośredni kanał komunikacji z zespołem. Pracownicy widzą:

• Ogłoszenia
• Sondy
• Kudos

Mogą reagować na posty, komentować tam, gdzie komentarze są włączone, i głosować w sondach z telefonu. Komunikacja wewnętrzna przestaje być jednostronną tablicą ogłoszeń i staje się czymś, w czym ludzie naprawdę biorą udział.

Ważne aktualizacje przychodzą jako powiadomienia push

Wybrane aktualizacje i działania docierają do pracowników jako powiadomienia push: ogłoszenia firmowe — jeśli autor wybierze taki sposób wysyłki — a także przypisane zadania, decyzje w sprawie nieobecności i wnioski do zatwierdzenia, przypomnienia, ankiety, alerty o limicie karty czasu i prośby o podpis dokumentu.

Powiadomienia przychodzą w języku, który pracownik ustawił w PeopleForce, co robi realną różnicę w wielojęzycznych zespołach pierwszej linii.

Zamiast oczekiwać, że pracownicy będą stale zaglądać do systemu HR, to, co wymaga ich uwagi, samo do nich trafia.

Kontakt nie tylko przez firmowe aktualności

Mobilna strona główna niesie też drobne sygnały, które spajają rozproszony zespół. W zależności od ustawień firmy i uprawnień pracownicy widzą, kto jest dziś nieobecny, kto ma urodziny, kto świętuje rocznicę pracy, kto właśnie dołączył i co mają w swojej agendzie.

W organizacjach zmianowych lub wielooddziałowych te szczegóły wykonują dużo cichej pracy. Utrzymują ludzi w kontakcie z firmą, która sięga znacznie dalej niż pomieszczenie, w którym akurat stoją.

Informacje o firmie zawsze w zasięgu ręki

Czasem najcenniejszą usługą HR jest pomoc w samodzielnym znalezieniu odpowiedzi.

Przeszukaj Bazę wiedzy

Pracownicy mogą przeglądać Bazę wiedzy i przeszukiwać ją pełnotekstowo z telefonu. Artykuły mogą zawierać zdjęcia i załączniki PDF, co czyni ją praktycznym miejscem na:

• polityki firmowe;
• podręczniki pracownika;
• instrukcje BHP;
• procedury wewnętrzne;
• zasady obowiązujące w sklepie lub miejscu pracy;
• codzienne materiały instruktażowe.

Pracownik produkcji, który musi sprawdzić procedurę bezpieczeństwa, nie musi szukać kierownika ani czekać na dostęp do wspólnego komputera — może ją znaleźć tam, gdzie pojawia się pytanie.

Dostęp podlega tym samym uprawnieniom PeopleForce, co wszędzie indziej, więc pracownicy widzą tylko to, co jest dla nich przeznaczone.

Znajdź właściwą osobę

Sekcja Użytkownicy pozwala pracownikom wyszukiwać współpracowników po nazwisku i otwierać ich profile. W zależności od ustawień widoczności profil może pokazywać stanowisko, dział, lokalizację, przełożonego i bezpośrednich podwładnych, a wrażliwe pola pozostają pod kontrolą uprawnień PeopleForce.

Jeśli uprawnienia na to pozwalają, pracownicy mogą też otworzyć sekcję Organizacja, aby zobaczyć linie raportowania i strukturę firmy. Dla kogoś, kto dołącza do dużego zakładu, sieci sklepów lub rozproszonej organizacji, od pierwszego dnia znacznie ułatwia to poruszanie się po firmie.

Wszystko, co wymaga uwagi, w jednym miejscu

Jedną z bardziej dyskretnie użytecznych części doświadczenia mobilnego jest sekcja Odebrane.

Zamiast oczekiwać, że pracownicy będą pamiętać, gdzie znajduje się każdy typ działania, sekcja Odebrane zbiera wszystko, co czeka na ich uwagę — zatwierdzenia, zadania, oceny, ankiety, prośby o podpis i inne wnioski. Część z nich załatwia się bezpośrednio w aplikacji; inne otwierają odpowiedni bezpieczny proces na tym samym telefonie.

Dla pracownika zasada pozostaje prosta: jeśli coś wymaga jego uwagi, jest jedno miejsce, od którego warto zacząć.

A w firmach korzystających z PeopleForce Perform pracownicy mogą też sprawdzać z telefonu własne Cele, Kluczowe wyniki i KPI — kontekst efektywności pozostaje widoczny także poza biurkiem.

Po prostu zapytaj Companion

PeopleForce wprowadza też inny sposób poruszania się po informacjach HR.

Companion — Twój asystent HR — pozwala pracownikom z odpowiednim dostępem zadawać pytania HR w naturalnym języku. Obecnie Companion pracuje z:

• treściami Bazy wiedzy;
• sekcją Użytkownicy;
• informacją, kto jest nieobecny;
• saldami nieobecności.

Wyszukuje informacje, a nie działa w imieniu pracownika, i respektuje jego istniejące uprawnienia w PeopleForce — nie pokaże niczego, czego pracownik nie mógłby otworzyć samodzielnie. Dostęp nadaje się per rola, więc HR decyduje, kto go ma.

Dla pracownika pierwszej linii zmienia to interakcję z „gdzie w systemie HR mam tego szukać?” na po prostu „zapytam”.

Mobilne doświadczenie HR dla całego zespołu

Wartość mobilnego HR nie polega na rozmiarze ekranu. Polega na zasięgu.

Oznacza to, że pracownik w centrali i pracownik na linii produkcyjnej pracują w tym samym środowisku HR. Że ktoś bez firmowego laptopa — i być może bez firmowej skrzynki pocztowej — nadal może złożyć wniosek o nieobecność, zarejestrować wejście, przeczytać firmowe aktualności, znaleźć politykę, otworzyć dokument i wykonać zadanie. Że kierownik może zatwierdzić wniosek bez wracania do biurka.

I oznacza to, że HR nie musi już budować równoległych procesów z papieru, prywatnych wiadomości, arkuszy kalkulacyjnych i kolejnych szczebli menedżerów tylko po to, żeby dotrzeć do dużej części zespołu.

Ale dostęp ma znaczenie tylko wtedy, gdy pracownicy naprawdę z niego korzystają. W jednym z case studies klientów PeopleForce 95,5% pracowników zadeklarowało zadowolenie z platformy po wdrożeniu. Gdy codzienne usługi HR są dostępne na urządzeniu, które pracownicy i tak mają przy sobie, stają się naturalną częścią dnia pracy — a nie czymś, co zaczyna się dopiero, gdy ktoś dotrze do komputera.

Dla pracowników HR jest zawsze w zasięgu ręki.
Dla zespołów HR to skalowalny sposób obsługi całego zespołu — gdziekolwiek odbywa się praca.