Workflows, швидкі дії для воронок вакансій, покращені OKR

У цьому місяці стаємо ще продуктивнішими, та вчимося автоматизувати все те, що можна автоматизувати. Презентуємо workflows у системі PeopleForce: воркфлоу дозволять вам створювати автоматичні ланцюжки завдань для певних дат та подій, які повторюються у команді та вимагають часу і ресурсів на підготовку.

Чому вашій команді необхідні воркфлоу?

• Економія часу та ресурсів не лише HR-співробітників, але і усієї команди, яка планово готуватиметься до події чи дати, без зайвих затримок та перевантажень.
• Усім та будь-яким процесам в компанії приділяється увага, унеможливлюється шанс щось або когось пропустити чи забути.

Учасники воркфлоу обираються в системі дуже гнучко - ви можете створити процес, в якому братимуть участь лише QA розробники з Одеси на частковій зайнятості, які були найняті на роботу в проміжок між 1.01.2022 та 10.01.2022, та додавати ще вужчі воронки.

Про воркфлоу, їхню користь для команд, та інші оновлення — знайомтеся у новому релізі місяця.

Workflow

Ну просто найважливіший крок уперед для любителів автоматизації HR функцій. Воркфлоу дозволять вам автоматизувати процеси підготовки до важливих дат чи подій.

Що це може бути за події:

• Дні народження співробітника
• Річниці роботи
• Перший чи останній день на робочому місці
• Кінець випробувального терміну
• Кастомне поле, тобто будь-яка важлива подія з особистого чи корпоративного життя співробітника.

Якщо ви хочете мати один раз та назавжди створені алгоритми дій підготовки до таких подій, воркфлоу якраз стануть вам у нагоді. Обираєте дату тригерної події, прописуєте ланцюжок завдань, емейлів чи вебхуків, та гнучко призначаєте, для кого цей воркфлоу буде автоматично задіяний. Готово!

Ви можете також створювати мануальні воркфлоу, які не залежать від дати чи події, але можуть бути здійснені в компанії у будь-який час. Для прикладу, це можуть бути навчання, спеціалізовані тренінги з безпеки, закінчення строку дії довідок, посвідок, сертифікатів тощо. Так у вас буде прописаний ланцюжок дій і на цю оказію, який можна буде вручну назначити на людину, що має певну ситуацію у особистому чи робочому житті.

Про воркфлоу ми детально описуємо усе, що вам потрібно знати, у окремій статті. Будь ласка, ознайомтеся з нею, якщо хочете знати про workflow більше.

Зауважимо, що наразі доступ до воркфлоу необхідно запитувати окремо, на умовах бета-тестування. Ми хочемо спершу провести для вас демо-презентацію та показати абсолютно усі можливості функціоналу, щоб разом зрозуміти, яким чином воркфлоу найкраще підійдуть до запитів вашої команди.

Напишіть нам у підтримку для того, щоб ми увімкнули вам користування цією функцією, якщо зацікавлені спробувати налаштування автоматизованих процесів. Звертайтеся на пошту: [email protected].

Сайдбар та зміни на головному екрані

Покращуємо досвід користувача: сайдбар з усіма доступними користувачеві функціями тепер можна згорнути та розгорнути. Така функція дозволить індивідуально підходити до використання системи кожним співробітником у команді. Натискайте кнопку Згорнути/Розгорнути унизу сайдбара та обирайте, як вам зручніше. Чергове приємне оновлення від наших UI/UX гуру, яке дає змогу робити дашборд компактним, як у звичайній, так і в мобільній версії.

Таким чином, ваш головний екран системи:

• Має більшу функціональність
• Завжди розташовується по центру та фіксований, що є перевагою для любителів великих екранів
• Максимально мінімалістичний та зручний

Але і це ще не все. Розуміючи, як важливо мати простір, що допомогає будувати зв'язок між компанією та співробітниками, ми додали завантаження власного банеру компанії на головному екрані системи. Додайте персоналізації до вашого власного робочого простору, та змінюйте його за потреби в дуже зручному форматі.

Якщо хочете таку фішку собі, заходьте у Основні налаштування - Персоналізація - Увімкнути зображення обкладинки працівника та завантажуйте зображення. Тут також можна дозволити співробітника завантажувати своє власне зображення на головний екран функцією Дозволити співробітникам завантажувати власну фотографію обкладинки. Усе можливе — для вашої персоніфікації та додавання корпоративної нотки до системи.

Швидкі дії для вакансій

Дещо особливе для наших любих рекрутерів, щоб вони не перевтомлювалися та мали змогу опрацьовувати вакансії якісно. Оскільки буває важко закривати велику кількість завдань швидко та безпомилково, а також вести велику кількість кандидатів одночасно, тепер у воронках вакансій можна швидко обрати декількох кандидатів для виконання швидких операцій в системі.

Наприклад, для перенесення двох та більше людей на іншу стадію воронки. Для цього виділіть усіх необхідних кандидатів, або усіх на даному етапі, та натисніть Перемістити. Обирайте етап — та насолоджуйтеся роботою у два кліки. Нас зрозуміють рекрутери, у яких понад десять відкритих вакансій та по десять людей на кожному етапі, тут важлива швидкість і ще раз швидкість.

Також можете обрати Відхилити, щоб відсіяти кандидата та вказати причину. Ну і тисніть Видалити, якщо раптом виникла помилка і потрібно видалити кандидатів з цієї воронки абощо.

Зміни у OKR

OKR просто надихнули нас цього разу на масштабні зміни (напевно, підганяють закривати власні цілі напередодні свят :)). У цьому розділі сталося декілька оновлень:

Призначайте OKR на команди

Teams тепер доступні серед вибору призначень.

Чому це зручно?

• Якщо над проектом чи конкретною задачею працюють люди з різних департаментів чи взагалі лише визначені особи, зручно зробити з них команду в системі, та перейти у Цілі, щоб призначити створену команду на виконання цілей.
• Це допоможе відслідковувати блокери, які заважають досягненню цілі, комунікацію та її прогрес, та бачити, чи справляються конкретні команди зі своїми задачами.
• Це розвантажить роботу відповідального за ціль, який матиме більше інструментів для її закриття, та зможе спостерігати за командами.

Одразу зверніть увагу на те, що створення цілі тепер відкривається як поп-ап, а не окремий екран, і ви можете створити ще одну ціль просто звідси, натиснувши Створити більше внизу поп-апу.

Додавайте ключові результати одразу з цілі

Після створення цілі вам стане доступне вікно, де можна одразу додати ключові результати.

Призначайте ключові результати на конкретних людей

При створенні ключового результату, його можна призначити на конкретного співробітника.

Чому це важливо?

Бо ціль може бути призначена на команду, але от ключовий показник — вже на конкретного учасника з команди. Щоб мати повну картину того, хто за які показники у командах відповідає, використовуйте цю функцію — слідкуйте за тим, чи робота учасників в команді відповідає потребам компанії. Можливо, на даному етапі ви помітите блокер, або один з колег по команді не буде закривати свої ключові показники. Усе це система помітить, а ви зможете проаналізувати.

Так співробітник стане відповідальним за даний показник.

Людина, на яку призначили ключовий показник, зможе оновлювати по ньому прогрес, який відображатиметься у прогресі цілі у реальному часі.

Документи як посилання

Не всі хочуть завантажувати та прикріплювати документи у системі, тому чому б не зробити можливість додавати їх як лінк на ресурс? Ми теж про це подумали та подбали про такий вибір. Тепер у вкладці Документи у профілі співробітника обирайте, звідки хочете завантажити файл:

• Посилання на файл чи шаблон
• З Dropbox
• Figma
• Google Drive
• One Drive
• Стороннього ресурсу

Інші, але не менш важливі оновлення

• Тепер при створенні зустрічі 1-on-1 можна обирати тривалість цієї зустрічі. Доступні в системі слоти: 15, 30 або 60 хвилин. Інтеграція з Google Calendar буде повністю відповідати обраному вами часу.

• Траплялося, що на зустрічах 1-on-1 ви хотіли розшарити екран співробітнику, але при цьому ризикували показати приватні нотатки? З новим перемикачем Приховати приватні пункти ви можете приховати їх та обговорювати решту Пунктів для обговорення та елементів дій без хвилювань. Така ж функція стосується роздруківок - увімкніть її, і сміливо тисніть Роздрукувати без ризиків.

• При отриманні нової відповіді стосовно відкритого кейсу у модулі PeopleDesk, співробітник, на якого призначений кейс, отримає емейл-оповіщення.

Хочете поділитися з нами враженнями про оновлення місяця? Пишіть на пошту, або у соціальні мережі, де ми залюбки будемо раді вашому зворотному звʼязку.

Якщо вас цікавить практичне застосування оновлень для своїх команд, бронюйте демо-презентацію, де на персональній зустрічі наш менеджер відповість на ваші питання по конкретних випадках.

Плануйте тестовий період системи PeopleForce, знайомтеся з нашими минулими оновленнями у блозі, а також стежте за новими релізами в Бібліотеці PeopleForce.