2025-08-22Оптимізуйте щоденні HR-запити від команди завдяки Формам запитів
- “Можете оновити зарплату Дарині?»
- “Я переїхав(-ла) в іншу країну – мені потрібно надіслати вам якісь документи?”
- “Ми щойно підвищили Олександра, змініть, будь ласка, його посаду в системі”.
Знайомо, правда? Коригування зарплат, зміни в компенсаціях, подача документів – усе це щоденна рутина для більшості HR-команд. Кожен такий запит потребує затверджень, постановки завдань для інших відділів і оновлення профілів. При цьому в команді часто немає чіткої структури для керування таким процесом. До справи долучається один або кілька HR-ів, але це не вносить ясність щодо відповідальних, статусів чи виконанню задач.
Іноді HR дає співробітникам прямий доступ до редагування своїх даних, але без затверджень і перевірки це призводить до помилок і застарілої інформації. Саме тоді все стає ще більше заплутаним, і процес не масштабується.
Тому досить керувати запитами через розрізнені інструменти. Тепер ви можете контролювати все в одному місці – за допомогою форм запитів, вбудованих в PeopleForce. Просто налаштуйте їх під свої процеси та пов’яжіть з воркфлоу.
У цій статті ми розберемо щоденні кейси, з якими ви стикаєтесь, і покажемо, як PeopleForce вирішує їх за допомогою вбудованої автоматизації – без ручного внесення даних та плутанини.
Форми запитів – найкраще рішення для менеджменту запитів команди та внесення змін у дані
Форми запитів у PeopleForce створені для того, щоб автоматично обробляти повторювані запити, надаючи вам повний контроль над ними завдяки прозорому відстеженню та затвердженню. Форми допомагають керувати:
- Запитами від співробітників на оновлення особистої інформації: зміну імені, оновлення документів чи зміну адреси тощо.
- Змінами у даних, які ініціює менеджер або HR-спеціаліст: оновлення ролі, нарахування бонусів або підвищення зарплати за результатами роботи тощо.
- Щоденними запитами: наприклад, на відрядження, видачу обладнання чи компенсацію витрат, де дані працівника напряму не змінюються, але потрібна чітка структура та контроль.
Жодних сторонніх інструментів. Нуль хаосу. Лише зрозумілі форми, які потрапляють до потрібних людей, запускають потрібні дії та оновлюють потрібні дані.
Які типи форм запитів доступні у PeopleForce?
PeopleForce пропонує три гнучкі типи форм, щоб ви могли працювати так, як зручно вашій команді:
🟦 Форми запитів на самообслуговування
Дозволяють співробітникам самостійно ініціювати оновлення своїх даних – з повним контролем над тим, які поля доступні, і хто має затвердити зміни.
Ідеально підходить для зміни імені після одруження, оновлення адреси чи повідомлення про оформлення недієзданості .
🟩 Форми запитів на зміну даних співробітника
Використовуються менеджерами та HR-спеціалістами для внесення змін у профілях співробітників – наприклад, щодо посади, рівня, зарплати або бонусів.
Чудово підходять для внутрішніх переміщень чи призначень, відстеження підвищень, коригування компенсацій та результатів перформанс ревʼю.
🟨 Користувацькі форми запитів
Створені для бізнес-запитів та операційних потреб.
Можна використовувати для оформлення відряджень, запитів на компенсацію витрат, отримання обладнання чи будь-яких інших процесів, які потрібно стандартизувати.
Форми не просто збирають запити – вони дають HR-ам структурований підхід до керування змінами, підтримки актуальності даних співробітників, автоматизації рутинних завдань та швидших процесів з меншим ризиком помилок.
Ось як виглядає робота з Формами запитів у PeopleForce:
- Гнучкий конструктор форм: Створюйте повністю кастомізовані форми, використовуючи різні типи полів – випадаючі списки, завантаження файлів, вибір дат або будь-які користувацькі поля, пов’язані з даними співробітників.
- Розумні процеси затвердження: Налаштовуйте багатокрокові затвердження з участю HR-ів, фінансового відділу, юристів чи менеджерів – із доступом за ролями та чітким контролем за тим, хто може подавати або переглядати запити.
- Прозоре відстеження та комунікація: Кожен запит має статус, історію змін, коментарі та автоматичні сповіщення. Затверджувачі можуть запросити правки, якщо потрібно щось виправити.
- Повна автоматизація: Запускайте воркфлоу одразу після подання чи затвердження запиту – наприклад, для створення завдань для інших департаментів, генерації документів для підпису або надсилання додаткових форм.
💡 Хочете побачити, як воркфлоу пов’язують усі процеси між собою? Ознайомтеся з PeopleForce Workflows →
Дізнайтесь, як автоматизувати створення завдань, роботу з документами, послідовності форм та інше – конкретно під ваші HR-процеси.
Зв’язок із даними співробітника: Для відповідних запитів (зміна імені, зарплати, компенсації чи посади) затверджені форми автоматично оновлюють профіль працівника. Ці зміни можна синхронізувати з іншими системами через вебхуки.
Швидкий доступ для співробітників: Форми легко знайти та заповнити – прямо в інтерфейсі через кнопку «Швидке додавання».
Вирішення щоденних сценаріїв з Формами запитів
Один із найпростіших способів почати роботу з Формами запитів – подивитися, з чим ваша HR-команда вже має справу.
За допомогою функціонала форм ми у Room 8 обробляємо Self service та People data change реквести: зміни у адресах, контактах, документах, компенсаціях та бонусах, формах співпраці та позиціях тощо. Також налаштували важливий для нас процес запуску зміни форми співпраці. Процес затвердження став простішим – спеціаліст самостійно вносить зміни, HR-у приходить сповіщення, і за потреби запит повертається на ревізію. Велика перевага: можливість запускати воркфлоу прямо з форми, що суттєво зменшує ручну роботу. Форми – крутий функціонал, завдяки якому команда прозоро та швидко залучена до процесу затвердження запитів.
Ось кілька реальних прикладів того, як форми запитів PeopleForce допомагають нашим клієнтам керувати запитами з автоматизацією та чіткою структурою.
# | Приклад запиту | Хто подає | Тип форми | Як побудовано розумний процес | Наступні рекомендовані кроки по автоматизації |
1 | Змінити прізвище після одруження | Співробітник | Форма запиту на самообслуговування | ✔️Співробітник подає запит на зміну імені та завантажує нове посвідчення/паспорт; | Автоматично створюються нові документи (наприклад, контракт або NDA) з оновленим іменем через запуск воркфлоу після затвердження запиту. |
2 | Оновити місце проживання або податкової резиденції | Співробітник | Форма запиту на самообслуговування | ✔️Співробітник подає запит на оновлення місця проживання та завантажує нові податкові документи та дані; | Після затвердження запиту автоматично створюються завдання для юридичного та фінансового відділів для оновлення контрактів і синхронізації податкової інформації. |
3 | Подати запит на підвищення після оцінки ефективності | Менеджер | Форма запиту на зміну даних людей | ✔️Менеджер подає запит на зміну посади підлеглого з Middle на Senior; | Автоматично надсилається лист із привітанням працівнику та команді та відправляється форма для подання зміни у зарплаті. |
4 | Запросити коригування зарплати | Менеджер | Форма запиту на зміну даних людей | ✔️Менеджер пропонує підвищення зарплати співробітнику на підставі результатів оцінки ефективності, з обґрунтуванням або попередніми затвердженнями; | Автоматично надсилається сповіщення та створюються завдання для фінансового відділу щодо оновлення зарплати в пейроллі. |
5 | Зафіксувати квартальний або річний бонус | Менеджер | Форма запиту на зміну даних людей | ✔️Менеджер подає запит на нарахування та виплату бонусу підлеглому; | Автоматично створюється завдання для фінансового відділу щодо виплати суми бонусу. |
6 | Отримати затвердження на відрядження | Співробітник, менеджер чи HR | Форма на кастомний запит | ✔️Співробітник подає запит із деталями відрядження та його метою | Автоматично створюються завдання та призначається контрольний список для відрядження, а також електронною поштою надсилається сповіщення тревел-менеджеру. |
7 | Подати запит на компенсацію витрат із власних коштів | Співробітник | Форма на кастомний запит | ✔️Співробітник подає запит та додає всі необхідні чеки; | Автоматично створюється завдання для фінансової команди щодо обробки компенсації витрат. |
Незалежно від того, чи ви починаєте з простої форми для зміни імені, чи з запиту на підвищення, поданого менеджером, ви можете створити більш прозорий, швидкий та контрольований процес за допомогою Форм запитів.
Оберіть потрібну форму під кожен HR-запит або запит від співробітника
Не знаєте, яку форму використати в PeopleForce? Цей швидкий довідник допоможе вам пройти шлях від питання «Який це тип запиту?» до потрібної вам форми, яка зробить процес затвердження запиту прозорим, а дані – актуальними.
Порада від PeopleForce: почніть із розуміння вашого процесу
Ось чому структура, культура та комунікація – найвагоміші елементи процесу. А тому:
- Розпочніть з того, щоб допомогти співробітникам зрозуміти важливість актуалізації даних – адже це потрібно для вчасних виплат зарплат, бонусів, для відповідності вимогам та правилам і загальної мобільності.
- Встановіть прозорий і повторюваний процес: поясніть, як подавати різні запити, хто їх затверджує, і що відбувається далі. Ви можете задокументувати це в Knowledge Base просто в PeopleForce, щоб співробітники завжди знали, де шукати інформацію та як дотримуватися процесу.
- Створюйте форми лише після того, як помічаєте повторюваність чи циклічність дій, а не для випадкових одноразових кейсів, які можна вирішити іншим способом.
- І найголовніше – починайте з простого. Кілька добре продуманих, часто використовуваних форм принесуть більше користі, ніж десяток таких, які ніхто не заповнює.
Почати можна вже зараз: перейдіть у Налаштування → Форми у PeopleForce та створіть свою першу форму. А якщо знадобиться допомога — ось покроковий гайд у нашому Довідковому центрі →
Не впевнені, які запити варто перевести у форми?
Якщо ви розмірковуєте над тим, які запити проходять через вашу компанію, або як часто вони повторюються, радимо почати з легкої налаштування кейсів/хелпдеску за допомогою PeopleForce Desk.
Новачок у PeopleForce? Подивіться на систему в дії: 👉 Забронюйте демо, щоб побачити, як форми запитів, воркфлоу та оновлення даних співробітників можуть працювати системно.
Останні оновлення
Fresh Features – переглядаємо функції 2025 року для менеджменту політик і відсутностей
Перша половина 2025 вже позаду! Ось короткий огляд головних змін та покращень функціоналу у PeopleForce.
Fresh features, що прискорять ваш рекрутинг у середині 2025 року
Від потужних інтеграцій до AI-функцій та розширеної кастомізації — перша половина 2025 року принесла хвилю оновлень до нашого продукту Recruit.
Заявки кандидатів з Happy Monday тепер у PeopleForce – автоматично, швидко, завдяки новій інтеграції
Ми не жартуємо, коли кажемо, що наша мета – розвантажити рекрутерів, хайринг-менеджерів та HR-ів від їхньої важкої щоденної рутини. Наша нова інтеграція з провідною платформою для digital-фахівців Happy Monday – ще один швидкий та практичний тому доказ.