Actualizaciones de productos Transforma las solicitudes diarias de RR. HH. en un proceso ágil y smart con nuestros Formularios de Solicitud
2025-08-22Transforma las solicitudes diarias de RR. HH. en un proceso ágil y smart con nuestros Formularios de Solicitud
“¿Podrían actualizar el salario de Juana, por favor?”
“Me mudé a otro país, ¿necesito enviarles algo?”
“Acabamos de ascender a Alejandro, ¿pueden cambiar su cargo en el sistema?”
¿Te resulta familiar? Ajustes salariales, cambios de compensación, envío de documentos… todo esto forma parte de la rutina diaria de la mayoría de los equipos de HR Cada una de estas solicitudes requiere aprobaciones, tareas para otros departamentos y actualizaciones de perfil. Y a menudo, no existe un proceso definido para gestionarlas. Uno o varios responsables de HR se involucran sin claridad sobre quién es el dueño de la tarea, en qué estado está o qué se ha hecho ya.
Algunas veces, HR da acceso directo a los empleados para editar sus propios registros, pero sin aprobaciones ni validaciones, lo que termina generando errores e información desactualizada.
Ahí es cuando todo se vuelve desordenado… y eventualmente poco escalable.
Deja de hacer malabares con actualizaciones y solicitudes en diferentes herramientas y canales. Ahora puedes gestionarlo todo en un solo lugar, con formularios de solicitud integrados en PeopleForce. Personalízalos según tus procesos, y el resto de los flujos de trabajo se automatizan fácilmente.
Este spotlight desglosará los casos de uso diarios que gestionas y cómo PeopleForce los resuelve con automatización integrada, sin caos manual.
Gestiona solicitudes y cambios de perfiles de forma inteligente con Formularios de Solicitud
Los Formularios de Solicitud en PeopleForce están diseñados para gestionar solicitudes repetitivas de forma automática, manteniendo siempre el control gracias al seguimiento transparente y los flujos de aprobación. Estos formularios te ayudan a administrar:
- Solicitudes enviadas por empleados para actualizar información personal (cambios de nombre, actualización de documentos, cambio de domicilio).
- Cambios en los registros iniciados por managers o RR. HH., como actualizaciones de puesto, bonos o ajustes salariales por desempeño.
- Solicitudes diarias de servicio, como viajes de negocios, solicitudes de activos o reembolsos, donde la petición no cambia directamente los datos del empleado pero sí requiere estructura y seguimiento.
Sin herramientas externas. Sin caos. Solo formularios claros que se dirigen a las personas correctas, activan las acciones adecuadas y actualizan los datos necesarios.
¿Qué tipos de formularios de solicitud existen en PeopleForce?
PeopleForce te ofrece tres tipos de formularios flexibles que se adaptan a la forma de trabajar de tu equipo:
🟦 Formularios de Autoservicio
Permiten a los empleados iniciar sus propias actualizaciones, con control total sobre qué campos están disponibles y quién debe aprobarlos.
Perfectos para: cambios de apellido tras matrimonio, actualizaciones de residencia o divulgación de discapacidad (UA).
🟩 Formularios de solicitud de cambio de datos de personas
Usados por managers y RR. HH. para modificar registros de empleados (posición, nivel, salario o bonos).
Ideales para: movilidad interna, seguimiento de promociones, ajustes de compensación y resultados de evaluaciones de desempeño.
🟨 Formularios Personalizados
Diseñados para solicitudes relacionadas con viajes y temas operacionales.
Utilizados para solicitudes relacionadas con viajes, reembolsos, activos o cualquier necesidad operativa que quieras estandarizar.
Estos formularios no solo recopilan solicitudes. Ofrecen a RR.HH. una manera estructurada de gestionar cambios, mantener los datos de las personas actualizados, automatizar tareas repetitivas y avanzar más rápido con menos errores.
Lo que obtendrás con los Formularios de Solicitud:
Construcción de formularios flexibles: crea formularios 100% personalizables con varios tipos de campos (listas desplegables, cargas de archivos, selectores de fecha o cualquier campo personalizado vinculado a datos del empleado).
Flujos de aprobación inteligentes: configura aprobaciones en varios pasos con RR.HH., Finanzas, Legal o managers, con acceso basado en roles y control sobre quién puede enviar o revisar.
Seguimiento y comunicación claros: cada solicitud incluye estado, historial, comentarios y notificaciones automáticas. Los aprobadores también pueden pedir correcciones.
Automatización de extremo a extremo: activa flujos de trabajo cuando una solicitud es enviada o aprobada (crear tareas para otros departamentos, generar documentos para firma, enviar formularios de seguimiento).
💡 ¿Quieres ver cómo los workflows conectan todo detrás de escena? Explora PeopleForce Workflows →
Aprende a automatizar creación de tareas, flujos de documentos, secuencias de formularios y más, todo adaptado a tus procesos de RR. HH.
Conexión con los datos del empleado: para solicitudes aplicables (nombre, salario, compensación o puesto), los formularios aprobados actualizan automáticamente el perfil del empleado. Estas actualizaciones también pueden sincronizarse con otros sistemas vía webhooks.
Acceso rápido para los empleados: los formularios son fáciles de encontrar y usar, directamente desde la interfaz mediante el botón acceso rápido.
Escenarios cotidianos, resueltos con un simple Formulario de Solicitud
Una de las formas más sencillas de comenzar es analizar qué gestiona ya tu equipo de RR.HH. en el día a día.
En Room 8 usamos los Formularios para manejar solicitudes de Autoservicio y de Cambio de Datos del Personal —como actualizaciones de direcciones, contactos, documentos, compensaciones, bonos, posiciones y más. También configuramos un proceso clave para nosotros: cambiar el tipo de cooperación. El proceso de aprobación ahora es mucho más sencillo: el especialista actualiza los datos directamente, RR. HH. recibe la notificación y, si es necesario, la solicitud puede devolverse para revisión. Una gran ventaja es que los workflows pueden iniciarse directamente desde el formulario, lo que ahorra mucho trabajo manual. Los Formularios son una gran funcionalidad que hace que el proceso de aprobación sea claro y mantenga al equipo involucrado
Aquí algunos ejemplos reales de cómo los Formularios de Solicitud de PeopleForce ayudan a nuestros clientes a gestionar solicitudes con automatización y estructura:
# | Ejemplo de solicitud | Iniciado por | Tipo de formulario | Proceso inteligente detrás | Próximo paso de automatización recomendado |
1 | Cambiar el apellido después del matrimonio | Empleado | Formulario de autoservicio | El empleado envía una solicitud para cambiar el nombre y carga el nuevo documento de identidad/pasaporte; El perfil con los nuevos datos se actualiza automáticamente. | Regenerar documentos (p. ej., contrato, NDA) con el nombre actualizado mediante flujos de trabajo activados después de que la solicitud sea aprobada. |
2 | Actualizar residencia o ubicación fiscal | Empleado | Formulario de autoservicio | El empleado agrega una solicitud para actualizar su ubicación y carga nuevos documentos y detalles fiscales; RR. HH. y Finanzas aprueban; Los campos correspondientes en el perfil se actualizan automáticamente. | Una vez aprobada la solicitud, activar automáticamente tareas para Legal y Nómina con el fin de actualizar los documentos del contrato y sincronizar la información fiscal. |
3 | Enviar solicitud de promoción después de una evaluación de desempeño | Manager | Formularios de solicitud de cambio de datos de personas | El manager solicita un cambio de rol de Middle a Senior para su colaborador; RR. HH. y la Dirección aprueban; La posición en el perfil se actualiza automáticamente. | Se activa un correo de felicitación a la persona y al equipo y enviar automáticamente el formulario de cambio salarial para su presentación. |
4 | Solicitar un ajuste salarial | Manager | Formularios de solicitud de cambio de datos de personas | El manager propone un aumento salarial para el empleado debido a los resultados de la evaluación de desempeño, vinculado a la justificación o aprobaciones previas; RR. HH., Finanzas y la Dirección aprueban; El campo de salario en el perfil se actualiza automáticamente. | Se activa notificación y tareas para el departamento de Finanzas a fin de actualizar el salario en el sistema de nómina. |
5 | Registrar un bono trimestral o anual | Manager | Formularios de solicitud de cambio de datos de personas | El manager envía una solicitud para registrar y pagar el bono del colaborador; RR. HH. y Finanzas aprueban; El monto del bono se registra automáticamente en el perfil del empleado. | Se activa la tarea para el departamento de Finanzas de pagar el monto del bono. |
6 | Solicitar aprobación para un viaje de negocios | Employee, Manager or HR | Formulario personalizado | Una persona envía una solicitud con los detalles y el motivo del viaje; La solicitud se dirige al manager directo y a RR. HH. para su aprobación. | Se activan tareas y asignar la checklist de viaje, además de enviar notificación por correo al responsable de viajes.. |
7 | Enviar un reembolso de gastos personales | Employee | Custom Request Form | El empleado envía la solicitud y adjunta todos los comprobantes necesarios; La solicitud es revisada y aprobada por Finanzas. | Se activa la tarea del equipo de Finanzas para procesar el reembolso. |
Ya sea que empieces con un simple formulario de cambio de nombre o con una solicitud de promoción enviada por un manager, puedes comenzar a construir un proceso más limpio, rápido y controlado con los Formularios de Solicitud.
Elije el mejor formulario para cada colaborador o solicitud de RRHH
¿No sabes qué formulario usar en PeopleForce? Esta guía rápida te lleva desde "¿Qué tipo de solicitud es esta?" hasta el formulario exacto que mantiene tus aprobaciones claras y tus datos actualizados.
Tip de PeopleForce: lo primero es entender tu proceso
Nuestros Formularios de Solicitud son potentes, pero la verdadera magia está en cómo estructuras tu proceso inicial.
Puedes crear el formulario perfecto, pero si no hay un proceso o flujo de aprobación alrededor, nadie lo usará.
Por eso, la estructura, cultura y comunicación son lo más importante.
- Empieza por ayudar a los empleados a entender por qué mantener actualizados sus registros es clave (nómina, beneficios, cumplimiento, movilidad interna).
- Define un proceso visible y repetible para cómo deben enviarse las solicitudes, quién las aprueba y qué sucede después. Documenta esto en un artículo de la Base de Conocimiento dentro de PeopleForce, para que los empleados siempre sepan dónde buscar y cómo seguir el proceso.
- Crea formularios solo cuando haya un patrón claro, no para casos aislados
- Lo más importante: empieza simple. Unos pocos formularios bien diseñados y de alta frecuencia son más efectivos que una docena que nadie usa.
Puedes comenzar ahora mismo en Configuración → Formularios dentro de PeopleForce y crear tu primer formulario. Y si necesitas ayuda en el camino, aquí tienes una guía paso a paso en nuestro Centro de Ayuda →.
¿Aún dudas qué solicitudes convertir en formularios? Descúbrelo
Si estás pensando qué tipo de solicitudes circulan en tu empresa —o con qué frecuencia se repiten— te recomendamos comenzar con una configuración ligera de help desk usando PeopleForce Desk.
¿Nuevo en PeopleForce? Descúbrelo en acción: 👉 Reserva una demo para aprender cómo los formularios de solicitud, los flujos de trabajo y las actualizaciones de datos de empleados pueden funcionar juntos en un solo lugar.
Artículos recientes
Descubre las nuevas funciones que revolucionarán tus contrataciones a mediados de 2025
Desde integraciones potentes hasta funciones de IA y más personalización: la primera mitad de 2025 trajo una ola de mejoras a nuestro módulo Recruit, haciendo que el proceso de contratación sea más conectado, inteligente y escalable para los equipos de RRHH modernos que usan PeopleForce.
¡Novedades de PeopleForce para una gestión de ausencias y políticas 2025 que transformarán tu día a día!
Ya es mitad de 2025. ¡Mira las mejoras clave en gestión de ausencias y políticas de tiempo libre que hemos preparado para ti!
Próximos cambios de UX para mejorar la experiencia de sus empleados
Nuestras próximas actualizaciones están diseñadas para hacer que la plataforma sea aún más intuitiva, mejorando la rutina diaria de los usuarios y asegurando una adopción fluida para los nuevos.