Zamień codzienne zapytania HR w inteligentny proces dzięki naszym formularzom wniosków

„Czy możesz zaktualizować wynagrodzenie Oli?”

„Przeprowadziłem się do innego kraju. Czy mam przesłać jakieś dodatkowe dokumenty?”

„Właśnie awansowaliśmy Kubę. Możesz zmienić jego stanowisko w systemie?”

Brzmi znajomo, prawda?

Aktualizacje wynagrodzeń, zmiany warunków zatrudnienia i przekazywanie dokumentów to codzienne wyzwania działów HR. Każde takie zgłoszenie wymaga akceptacji, przekazania zadań innym działom oraz modyfikacji profilu w systemie.

W niektórych organizacjach nie ma jasno określonego sposobu postępowania w takich przypadkach i w obsługę angażuje się jedna lub kilka osób z HR. Trudno wtedy ustalić, kto odpowiada za realizację, jaki jest aktualny status i które etapy zostały już wykonane.

Czasem dział HR daje pracownikom możliwość samodzielnej edycji danych w ich profilach systemowych. Jeśli jednak zmiany nie zostaną sprawdzone i zatwierdzone przez przełożonego lub specjalistę HR, pojawią się błędy lub nieaktualne informacje. W efekcie powstaje bałagan, a proces przestaje być skalowalny.

W tym materiale przedstawiamy codzienne sytuacje, z którymi mierzą się działy HR. Zobaczysz, jak PeopleForce dzięki swoim funkcjom automatyzuje związane z nimi procesy i pomaga wyeliminować chaos oraz nadmiar ręcznej pracy.

Formularze wniosków – prosty sposób na obsługę zgłoszeń użytkowników i zmian w profilach

Formularze wniosków w PeopleForce automatyzują obsługę powtarzalnych zapytań, a jednocześnie pozwalają zachować pełną kontrolę dzięki przejrzystemu śledzeniu i ścieżkom akceptacji.

Dzięki nim możesz zarządzać m.in.:

Bez dodatkowych narzędzi. Bez chaosu. Tylko czytelne wnioski, które trafiają do właściwych osób, uruchamiają odpowiednie działania oraz aktualizują właściwe dane.

Jakie rodzaje formularzy wniosków są dostępne w PeopleForce?

PeopleForce oferuje trzy elastyczne rodzaje formularzy, które wygodnie dopasujesz do sposobu pracy swojego zespołu:

🟦 Wniosek o samodzielną zmianę danych

• Pozwala użytkownikom samodzielnie dokonywać aktualizacji określonych danych, a dział HR decyduje, które pola są dostępne do edycji i kto zatwierdza zmiany.
• Sprawdza się m.in. przy zmianie nazwiska po ślubie czy aktualizacji adresu.

🟩 Wniosek o zmianę danych osobowych

• Stosowany przez przełożonych i dział HR do aktualizacji danych w profilach użytkowników, dotyczących m.in. stanowiska, poziomu, wynagrodzenia czy premii.
• Idealny do wprowadzania zmian związanych z przesunięciami wewnętrznymi, awansami, korektami wynagrodzenia oraz wynikami ocen okresowych.

🟨 Wniosek niestandardowy

• Służy do obsługi zgłoszeń związanych z codziennymi potrzebami biznesowymi i operacyjnymi.
• Umożliwia tworzenie formularzy delegacji, wniosków o zwrot kosztów, zamówień sprzętu firmowego lub innych dokumentów, które chcesz ustandaryzować.

Najważniejsze funkcje formularzy wniosków

Codzienne wyzwania, które rozwiążesz prostym formularzem wniosku

Pracę z formularzami wniosków najlepiej zacząć od analizy codziennych zadań działu HR.

Oto kilka przykładów z praktyki pokazujących, jak formularze wniosków w PeopleForce pomagają naszym klientom obsługiwać zgłoszenia w uporządkowany i zautomatyzowany sposób.

Dobierz właściwy formularz 
do każdego wniosku pracownika lub działu HR

Nie wiesz, którego formularza użyć w PeopleForce? Ten praktyczny przewodnik poprowadzi Cię od pytania „Jakiego rodzaju jest ten wniosek?” do odpowiedniego formularza, który zapewnia przejrzysty proces akceptacji i aktualne dane w systemie.

Wskazówka od PeopleForce: zacznij od zrozumienia swojego procesu

Formularze wniosków w PeopleForce są bardzo funkcjonalne, ale działają naprawdę skutecznie dopiero wtedy, gdy stoją za nimi dobrze ułożone procesy.

Dlatego kluczowe znaczenie mają spójna struktura, kultura organizacyjna i skuteczna komunikacja.

• Na początek wyjaśnij pracownikom, że aktualne dane w profilach są podstawą sprawnych rozliczeń, prawidłowego naliczania benefitów, zgodności z przepisami i możliwości rozwoju w firmie.
• Ustal przejrzysty, powtarzalny proces: w jaki sposób zgłaszać różne wnioski, kto je zatwierdza oraz co dzieje się po akceptacji. Taką instrukcję możesz umieścić w bazie wiedzy w PeopleForce, aby wszyscy użytkownicy mieli łatwy dostęp do informacji.
• Stosuj formularze tylko tam, gdzie występuje wyraźny, powtarzalny schemat – nie dla pojedynczych, wyjątkowych przypadków, które można obsłużyć inaczej.
• I najważniejsze – zacznij od prostych rozwiązań. Skup się na formularzach, które będą regularnie używane, zamiast tworzyć wiele takich, które szybko pójdą w zapomnienie.

Możesz zacząć już teraz. Przejdź do zakładki Ustawienia → Formularze wniosków w PeopleForce i zbuduj swój pierwszy formularz. Jeśli potrzebujesz wsparcia, skorzystaj z Centrum Pomocy i naszych przewodników krok po kroku.

Zastanawiasz się, które zgłoszenia najlepiej przekształcić w formularze?

Chcesz wiedzieć, jakie prośby i zapytania składa zespół oraz jak często się powtarzają? Zacznij od prostego systemu obsługi zgłoszeń w PeopleForce Desk.

Dopiero poznajesz PeopleForce? Sprawdź, jak działa w praktyce. 👉 Zamów demo i zobacz, jak formularze wniosków, procesy i aktualizacje danych pracowników mogą działać razem w jednym miejscu.