Jak przygotować się do wdrożenia unijnej Dyrektywy o Transparentności Wynagrodzeń?

Dyrektywa UE w sprawie transparentności wynagrodzeń (Dyrektywa (UE) 2023/970) to nowy zbiór regulacji mający na celu wzmocnienie zasady równego wynagrodzenia za taką samą pracę we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej. W praktyce oznacza to, że firmy będą musiały stać się bardziej otwarte w kwestii sposobu ustalania wynagrodzeń, definiowania poziomów płac oraz różnic w wynagrodzeniach między kobietami i mężczyznami w całej organizacji.

Niniejsze opracowanie powstało przy wsparciu Piotra Żukowskiego, adwokata i eksperta prawa pracy, aby zapewnić działom HR pełną jasność i poprawność merytoryczną.

Dlaczego Dyrektywa o Transparentności Wynagrodzeń ma znaczenie dla HR?

Dla zespołów HR dyrektywa oznacza znaczącą zmianę. Transparentność płac przestaje być dobrowolną inicjatywą czy elementem kultury organizacyjnej - staje się obowiązkiem prawnym. Jej celem jest zapewnienie kandydatom i pracownikom większej widoczności struktury wynagrodzeń oraz umożliwienie pracodawcom uzasadniania decyzji płacowych w oparciu o obiektywne i mierzalne kryteria.

W praktyce polska ustawa implementująca dyrektywę zobowiąże firmy do:

• podawania widełek płacowych kandydatom do pracy,
• opierania decyzji płacowych na obiektywnych czynnikach, takich jak umiejętności, odpowiedzialność, wysiłek i warunki pracy,
• budowania przejrzystej architektury stanowisk i struktury wynagrodzeń,
• regularnego raportowania luki płacowej ze względu na płeć,
• zapewnienia pracownikom dostępu do informacji o zasadach ustalania ich wynagrodzenia,
• podejmowania działań naprawczych, jeśli pojawiają się nieuzasadnione różnice w wynagrodzeniach.

Choć poszczególne państwa członkowskie mogą stosować różne podejścia do wdrażania dyrektywy, fundamenty pozostają takie same. Oznacza to, że firmy działające na wielu rynkach będą potrzebować spójnego podejścia i narzędzi, które ułatwią transparentność, dokumentację i konsekwentne praktyki wynagrodzeniowe.

Dla wielu organizacji dyrektywa to nie tylko kwestia zgodności z przepisami - to również szansa na zwiększenie transparentności, wzmocnienie marki pracodawcy, poprawę retencji oraz budowanie zaufania wśród pracowników i kandydatów. Przejrzyste struktury płac wspierają także rozwój pracowników: kiedy rozumieją, jakie kompetencje, zakres odpowiedzialności czy poziomy wyników są wymagane, aby awansować lub zmienić poziom wynagrodzeń, buduje to poczucie jasności i sprawiedliwości.

Kluczowe terminy i obowiązki, które musi znać HR

24 grudnia 2025 - pierwsze obowiązki wchodzą w życie w części krajów (np. w Polsce)

Obejmują one m.in.:

• obowiązek podawania widełek płacowych w ogłoszeniach o pracę lub przekazania informacji o wynagrodzeniu przed lub w trakcie procesu rekrutacyjnego
• zakaz pytania kandydatów o historię ich zarobków,

7 czerwca 2026 - ostateczny termin wdrożenia dyrektywy w całej UE

Od tego dnia firmy muszą być w pełni zgodne z wymaganiami, w tym:

• posiadać uporządkowaną, obiektywną strukturę wynagrodzeń,
• zapewnić pracownikom dostęp do kryteriów płacowych,
• być gotowe na okresowe raportowanie luki płacowej,
• przygotować się na wspólne oceny wynagrodzeń, jeśli luka płacowa przekracza limity.

2027 i kolejne lata — cykliczne raportowanie luki płacowej

W zależności od wielkości firmy:

• 250+ pracowników: raportowanie co roku,
• 100–249 pracowników: co trzy lata,
• poniżej 100 pracowników: brak obowiązkowego raportowania, ale wymogi transparentności nadal obowiązują.

Ponieważ budowanie struktur płacowych i przygotowanie danych zajmuje miesiące, organizacje muszą rozpocząć przygotowania przed czerwcem 2026 r.

Co firmy muszą zrobić, aby spełnić nowe wymagania?

Sprawdź, jak PeopleForce wspiera każdy etap tego procesu.

1. Zbudować jasną, obiektywną strukturę stanowisk i wynagrodzeń

Aby spełnić wymagania Dyrektywy, firmy muszą odejść od doraźnych decyzji dotyczących wynagrodzeń i zapewnić, że płace opierają się na obiektywnych, mierzalnych kryteriach, takich jak umiejętności, wysiłek, zakres odpowiedzialności czy warunki pracy. Wymaga to spójnej architektury stanowisk, jasnych definicji ról oraz przejrzystej logiki stojącej za poziomami wynagrodzeń.

Jak PeopleForce w tym pomaga?

• Katalog stanowisk, poziomy stanowisk oraz kompetencyjne opisy ról (profile stanowisk) umożliwiają budowanie czytelnej architektury stanowisk.
• Konfigurowalne procesy (custom workflows) oraz ścieżki akceptacji w formularzach zapewniają, że decyzje związane z wynagrodzeniami podążają za z góry ustalonymi zasadami, angażują właściwych interesariuszy i pozostają w pełni udokumentowane.
• PeopleForce wprowadza widełki płacowe (pay bands) oraz przejrzystą strukturę wynagrodzeń (obecnie w wersji beta), aby pomóc organizacjom zbudować spójną i zgodną z przepisami podstawę dla transparentności wynagrodzeń. Dzięki temu firmy będą mogły definiować widełki płacowe dla ról, rejestrować kluczowe atrybuty stanowisk oraz analizować dane dotyczące z pełnym zaufaniem do ich jakości i spójności.

• PeopleForce Recruit już teraz wspiera obowiązki związane z transparentnością wynikające z Dyrektywy. Możesz publikować widełki wynagrodzeń bezpośrednio w ogłoszeniach i opisach stanowisk, automatyzować wiadomości do kandydatów zawierające informacje o płacy. Dzięki temu zespoły HR mogą spełnić wymagania obowiązujące od grudnia 2025 roku bez konieczności zmiany swoich dotychczasowych procesów rekrutacyjnych.

2. Zdefiniować zasady ustalania wynagrodzeń i podwyżek

Dyrektywa wymaga, aby firmy udokumentowały sposób ustalania wynagrodzeń, zasady przyznawania podwyżek oraz obiektywne kryteria wpływające na wzrost wynagrodzenia. Zespoły HR muszą być w stanie wykazać, że decyzje płacowe opierają się na spójnych zasadach, a nie na indywidualnych preferencjach menedżerów czy sile negocjacyjnej pracowników.

Jak PeopleForce w tym pomaga?

• Dzięki modelom kompetencyjnym, kryteriom stanowisk (pole niestandardowe) oraz opisom ról możesz mieć pewność, że decyzje płacowe opierają się na tych samych obiektywnych czynnikach dla każdego pracownika.
• Korzystając z niestandardowych procesów (custom workflows) i ścieżek akceptacji podwyżek, możesz standaryzować wnioski o podwyżki, określić osoby odpowiedzialne za ich przegląd oraz rejestrować każdą decyzję dla pełnej transparentności.
• Zasady wynagradzania i reguły ustalania płac można udostępniać w firmowej Bazie Wiedzy lub dokumentach polityk firmowych, dzięki czemu pracownicy rozumieją, w jaki sposób podejmowane są decyzje dotyczące wynagrodzenia.
• Szablony procesów podwyżkowych mogą być przechowywane w Dokumentach, wykorzystywane w procesach dla menedżerów lub przekształcane w formularze wniosków, co pozwala całkowicie ustandaryzować i monitorować proces podwyżek.

PeopleForce przechowuje również historię ocen okresowych oraz rejestry zmian wynagrodzeń, zapewniając działowi HR przejrzystą, udokumentowaną oś czasu kluczowych zdarzeń pracowniczych i decyzji płacowych. Dzięki temu organizacje mogą wykazać spójność i transparentność w sposobie, w jaki wynagrodzenia ewoluują w czasie, zgodnie z wymaganiami Dyrektywy.

3. Zapewnić pracownikom dostęp do zasad wynagrodzeń

Dyrektywa zobowiązuje pracodawców do zapewnienia pracownikom jasnego i łatwego dostępu do kryteriów wykorzystywanych przy ustalaniu wynagrodzeń - w tym czynników oceny stanowiska, zasad ustalania płac oraz zasad dotyczących wzrostu wynagrodzeń.

Jak PeopleForce w tym pomaga?

• Baza Wiedzy  jako „Centrum Transparentności”-  miejsce, gdzie pracownicy znajdą wszystkie informacje o płacach i kryteriach oceny.
• Możliwość kierowania treści do odpowiednich grup pracowników dzięki uprawnieniom i zarządzaniu widocznością różnych informacji w systemie.
• Onboarding oraz ogłoszenia pomagają komunikować zmiany w przejrzysty sposób.

PeopleForce umożliwia zespołom HR przekształcenie wewnętrznej Bazy Wiedzy w dedykowane “Centrum Transparentności,” w którym wszystkie zasady, kryteria i polityki dotyczące wynagrodzeń są przechowywane w uporządkowany i łatwo dostępny sposób.

• Możesz publikować kryteria wynagradzania, opisy ról, logikę oceny stanowisk oraz usystematyzowane zasady przyznawania podwyżek jako artykuły w Bazie Wiedzy - a następnie udostępnić dla określonych ról, działów lub grup pracowników, zapewniając zgodny z przepisami i precyzyjnie ukierunkowany dostęp.
• Powiadomienia w portalu pracownika oraz onboarding dostosowany do ról pomagają kierować pracowników do właściwych informacji, wspierając jasną i spójną komunikację wewnętrzną w obszarze wynagrodzeń.

4. Przygotować i składać raporty dotyczące luki płacowej

Dyrektywa wprowadza cykliczne raportowanie luki płacowej ze względu na płeć, co wymaga od zespołów HR pracy na dokładnych, spójnych i dobrze uporządkowanych danych dotyczących wynagrodzeń.

Jak PeopleForce w tym pomaga?
PeopleForce zapewnia zespołom HR centralne, uporządkowane źródło danych o wynagrodzeniach i pracownikach, które stanowi fundament do przygotowania raportów dotyczących luki płacowej - zarówno teraz, jak i w przyszłości, gdy wejdą w życie pełne wymogi Dyrektywy.

• Już dziś wszystkie kluczowe dane kompensacyjne są dostępne w jednym miejscu - dzięki niestandardowym raportom, historii wynagrodzeń oraz eksportom danych o płacach i premiach organizacje mogą szybko analizować poziomy wynagrodzeń, trendy oraz potencjalne różnice pomiędzy grupami pracowników.
• Zespoły HR mogą wzbogacać dane o dodatkowe pola niestandardowe, aby zwiększyć szczegółowość analiz i dostosować raportowanie do przyszłych wymogów Dyrektywy.
• W dalszej kolejności PeopleForce udostępni pulpity analityczne HR i elastyczne szablony raportów, które umożliwią automatyczne wizualizowanie i analizowanie danych dotyczących luki płacowej, zapewniając organizacjom możliwość generowania spójnych, ustandaryzowanych raportów bez potrzeby ręcznego łączenia informacji.

5. Udostępniać dane o luce płacowej pracownikom

Dyrektywa zobowiązuje pracodawców do udostępniania pracownikom danych dotyczących luki płacowej .

Jak PeopleForce w tym pomaga?

PeopleForce umożliwia zespołom HR udostępnianie wszystkich informacji wymaganych przez Dyrektywę - takich jak raporty luki płacowej, zasady wynagradzania czy dokumenty dotyczące transparentności - na różne sposoby w systemie. Mogą one zostać opublikowane jako dokumenty firmowe, przekazane pracownikom poprzez ogłoszenia w portalu pracownika z linkami do odpowiednich materiałów lub wysyłane jako powiadomienia e-mail generowane automatycznie w ramach procesów (workflows). Dzięki temu pracownicy mają łatwy i szybki dostęp do kluczowych informacji, a komunikacja pozostaje spójna.

6. Przeprowadzać wspólne oceny wynagrodzeń (jeśli pojawiają się nieuzasadnione luki)

Jeśli nieuzasadnione różnice w wynagrodzeniach przekroczą ustawowe progi, firmy muszą przeprowadzić wspólną ocenę wynagrodzeń wraz z przedstawicielami pracowników.

Jak PeopleForce w tym pomaga?

• PeopleForce wspiera ten proces za pomocą zadań, list to-do oraz procesów, które pomagają działom HR koordynować działania, gromadzić dokumentację oraz śledzić kroki naprawcze.
• Wprowadzone zostaną także dedykowane funkcje oceny oraz alerty nadzorcze, które pomogą organizacjom wcześnie identyfikować problemy i wspierać zgodność z wymaganiami dotyczącymi wspólnej oceny wynagrodzeń.

Co zespoły HR powinny zacząć robić już teraz?

Dyrektywa będzie wymagać od organizacji zdefiniowania spójnej architektury stanowisk, uporządkowania procesów oraz wprowadzenia większej dyscypliny w obszarze danych. Poniższe działania pomogą zespołom HR przygotować się odpowiednio wcześnie i uniknąć presji związanej z nagłym wdrażaniem wymogów.

1. Zbuduj architekturę stanowisk

Skorzystaj z Katalogu Stanowisk w PeopleForce, aby w uporządkowany i w spójny sposób zdefiniować rodziny stanowisk, poziomy oraz kryteria ról.

2. Przeprowadź audyt obecnych widełek płacowych

Skorzystaj z domyślnych raportów wynagrodzeń lub utwórz niestandardowe raporty w PeopleForce, aby je wyeksportować, przeanalizować i przygotować się do transparentności płac.

3. Oceń dostępne dane i braki

Zidentyfikuj informacje, których będziesz potrzebować do przyszłego raportowania (np. premie, dodatki, kategorie stanowisk). Użyj pól niestandardowych w PeopleForce, aby przechowywać brakujące dane, wspierać przyszłe automatyzacje i poprawić jakość raportowania.

4. Uporządkuj dane między systemami HRIS i payroll

Upewnij się, że nazwy stanowisk, składniki wynagrodzeń, pola dotyczące premii oraz poziomy stanowisk są spójne we wszystkich systemach wykorzystywanych do obsługi wynagrodzeń.

5. Ustandaryzuj procesy podwyżek i premii

Korzystaj z formularzy w PeopleForce, aby automatyzować wnioski o podwyżki, akceptacje premii oraz zmiany w wynagrodzeniach. Zapewnia to prawidłowe ścieżki akceptacji, pełne logi audytowe oraz dokładne aktualizacje profili pracowników - zmniejszając ryzyko błędów.

6. Opracuj wstępne polityki wynagrodzeń

Opublikuj je w Bazie Wiedzy i aktualizuj w miarę rozwoju organizacji.

7. Przygotuj materiały komunikacyjne

Dodaj do Bazy Wiedzy zasady komunikacji wewnętrznej, sekcję FAQ oraz opisy procesów, a następnie przypisz je odpowiednim zespołom lub rolom.

8. Wybierz narzędzia wspierające długoterminową transparentność

PeopleForce oferuje już teraz elastyczne niestandardowe raporty, historię wynagrodzeń oraz eksporty danych, aby pomóc zespołom HR przygotować się z wyprzedzeniem. Dzięki wdrożeniu planowanych pulpitów analitycznych (wersja beta) zespoły HR będą mogły łatwiej śledzić kluczowe wskaźniki dotyczące wynagrodzeń i stopniowo standaryzować raportowanie.

Nasze zobowiązanie wobec Twojej zgodności z przepisami

W PeopleForce:

• monitorujemy zmiany prawne na wszystkich rynkach UE,
• współpracujemy z prawnikami i ekspertami ds. wynagrodzeń,
• dostarczymy pełny pakiet funkcji transparentności płac przed czerwcem 2026,
• działamy w oparciu o realistyczną, przejrzystą roadmapę.

Naszym celem jest wspieranie zespołów HR na każdym etapie - poprzez praktyczne narzędzia, rzetelne wskazówki i jasną komunikację o funkcjach dostępnych teraz oraz tych, które pojawią się w przyszłości.

Aby być na bieżąco z nadchodzącymi funkcjami oraz uzyskać wcześniejszy dostęp do ich wersji beta (czyli możliwości samodzielnego przetestowania nowych modułów i narzędzi, zanim trafią do wszystkich użytkowników) zapisz się do naszego newslettera. Po zapisaniu otrzymasz powiadomienie e-mail, gdy nowe funkcje będą gotowe do prezentacji i testów. Śledź aktualizacje produktowe PeopleForce, aby jako pierwszy sprawdzić rozwiązania wspierające zgodność z Dyrektywą.