10 flujos de trabajo de RRHH que deberías automatizar

A principios de 2022 se publicó en Forbes un artículo que nos hizo reflexionar seriamente sobre las manifestaciones del estrés entre los empleados. Los autores indicaron que el 98% de los profesionales de RRHH han experimentado burnout causado por grandes cambios en el entorno laboral y por la "Gran Dimisión". De hecho, el 97% de los encuestados afirmaron sentirse emocionalmente desconectados de su trabajo por tener que lidiar con el estrés prácticamente solos, y el 88% temía tener que volver a enfrentarse a muchas tareas cada día.

Pregúntate, ¿has hecho todo lo posible para prevenir el burnout en tu equipo? Si el estado emocional y el agotamiento de los empleados no hacen que te plantees mejorar la situación, considera lo siguiente: ¿Cómo influyen el burnout, el estrés y la saturación en el desempeño general de la empresa?

El burnout, el estrés y la saturación son factores que incrementan directamente la probabilidad de que se produzca un error humano en el trabajo. Esto lleva a errores en la comunicación con los candidatos y los empleados, quienes esperan que todos los procesos funcionen sin interrupciones. Estos errores provocan una disminución de la eficacia, afectan al interés y, en última instancia, repercuten negativamente en la marca del empleador.

Aquí es donde entran en juego los flujos de trabajo.

Los flujos de trabajo son secuencias de tareas preplanificadas que se asignan automáticamente a las personas responsables en una fecha determinada o durante un evento que las activa.

Sin embargo, los flujos de trabajo no sólo sirven para ayudar mentalmente a los empleados, también son un recurso valioso para reducir la carga de trabajo, agilizar las tareas repetitivas y mejorar los procesos de RRHH.

Mediante la implementación de flujos de trabajo, una empresa puede:

• Reducir la carga de trabajo del equipo en tareas organizativas y preparativos hasta en un 30%.
• Mejorar las tasas de incorporación en un 25% y aumentar la satisfacción del equipo en un 15%.
• Reducir de 7 a 3 el número de personas necesarias para tareas repetitivas.
• Automatizar más de 10 procesos importantes, que dejarán de consumir tiempo, atención y recursos.

Veamos qué más pueden hacer los flujos de trabajo y cómo aprender y configurarlos.

¿Qué son los flujos de trabajo y cómo reducen los errores laborales?

Los flujos de trabajo permiten anticipar la complejidad de las acciones que se deben realizar para garantizar que la fecha o el evento planificado sea exitoso.

Imagina que tienes que felicitar a un compañero por su cumpleaños pero se te olvida y, dada la cantidad de trabajo que tienes, no tienes tiempo de prepararte bien para ello. Ahora, imagina que estas situaciones pudieran eliminarse por completo con la ayuda de flujos de trabajo configurados automáticamente.

Necesitas un sistema HRM, unos minutos extra para planificar y seleccionar a los responsables, y voilá: el sistema te notificará que se acerca un día festivo y enviará tareas a los compañeros para que se preparen para el mismo.

Lo más importante es que la secuencia de tareas para el evento de activación seleccionado sólo se planifica una vez. Luego, el sistema reconoce automáticamente todos los cumpleaños del equipo y envía las tareas con antelación. Es así como se puede automatizar la preparación de cualquier evento.

Sin errores de planificación, sin estrés y sin pensar: "no puedo seguir el ritmo". Los flujos de trabajo eliminan el factor humano en el trabajo, reducen los niveles de estrés, previenen el burnout y alivian la carga de los especialistas en RRHH que necesitan estar en muchas partes al mismo tiempo.

¿Cómo funcionan los flujos de trabajo en PeopleForce?

Con PeopleForce, puedes crear un número ilimitado de flujos de trabajo que operan en dos esquemas.

1. Asignación de flujos de trabajo en función de la fecha

La fecha puede ser el inicio o el fin del trabajo, un cumpleaños o un aniversario laboral, y la finalización de un periodo de prueba (la lista de activadores se ampliará).

2. Asignar un flujo de trabajo manual

Utiliza esta opción si quieres automatizar un proceso que no esté vinculado a una fecha específica, sino asignarlo a determinados empleados antes de un evento en particular.

Luego de seleccionar un activador, debes especificar una cadena de tareas, listas de correo electrónico o webhooks que necesitan completarse, enviarse o tenerse en cuenta antes de que ocurra la fecha del evento.

Por último, eliges a quién se aplicará el flujo de trabajo o asignas el flujo de trabajo directamente a una persona seleccionada.

Recuerda que es importante tener en cuenta todos los escenarios que deben pensarse por anticipado para poder automatizarlos mediante flujos de trabajo. Es por ello que hemos recopilado el Top 10 de procesos imprescindibles que deben automatizarse para facilitarle la vida al departamento de RRHH.

10 procesos que necesitan automatizarse con flujos de trabajo

Preparativos para la llegada de un nuevo empleado al trabajo (pre - incorporación)

La preincorporación, o preadaptación, es el periodo que transcurre entre la fecha de aceptación de la oferta de trabajo y el primer día de trabajo del nuevo empleado. Sin embargo, es posible empezar a preparar la adaptación del empleado incluso antes, dependiendo de la cultura corporativa de la empresa y del nivel de responsabilidad que tendrá sobre los procesos del equipo. A veces, los especialistas en RRHH incluyen elementos de adaptación incluso antes de que se firme la oferta de trabajo, por ejemplo, al redactar la página web de empleo de la empresa.

Todos estos aspectos pueden tenerse en cuenta en un flujo de trabajo automatizado de preincorporación seleccionando el primer día de trabajo como fecha de activación y el periodo de ejecución desde una semana hasta un mes o más antes de la fecha de inicio, dependiendo de los objetivos. Lo que debe incluirse en el flujo de trabajo de preadaptación incluye:

• Acuerdo sobre las funciones del puesto
• Definición del horario de trabajo
• Adquisición del equipo necesario
• Disposición del lugar de trabajo
• Otorgamiento de acceso
• Kit de bienvenida (si se desea)

Automatización de documentos

Para facilitar la vida de los especialistas de RRHH, se puede generar un flujo de trabajo individual para crear y proporcionar todos los documentos y plantillas de documentos necesarios a los empleados. Puede ser un flujo de trabajo manual que se asigne según sea necesario, o un flujo de trabajo con una fecha de activación establecida para el primer día de trabajo de un empleado.

En PeopleForce, puedes automatizar los documentos seleccionando el equipo apropiado en el menú desplegable de tipos de tareas.

Este flujo de trabajo suele incluir:

• Firma del contrato de trabajo y sus anexos
• Firma de un acuerdo de confidencialidad
• Emisión de documentos de bonificaciones (tarjetas de acceso, vales de gimnasio, etc.)
• Firma del seguro, si se proporciona desde el primer día

Incorporación

La incorporación es un tipo de flujo de trabajo que puede referirse tanto al período previo al primer día de trabajo del empleado como al período posterior. Es posible crear el flujo de trabajo de incorporación con facilidad, solo recuerda que se trata de un proceso muy amplio que puede llevar bastante tiempo y que incluye muchos elementos que constituirán la base para fidelizar a los nuevos empleados.

Aborda este tema con la mayor responsabilidad posible y no te olvides de:

• Introducir al empleado a su departamento, equipo o proyecto.
• Reunión con su manager directo (cita para reunión 1- a -1)
• Reunión con sus subordinados (cita para reunión 1- a -1)
• Presentación en una reunión de equipo o conferencia telefónica
• Correo electrónico de bienvenida o saludo en los chats de trabajo
• Bienvenida en el sistema HRIS, si se usa
• Programar reuniones conjuntas tras 1 semana, 1 mes y 3 meses para comentar los resultados del trabajo y las impresiones.

Puedes definir la cadena de tareas, correos electrónicos o webhooks que deben realizarse, enviarse o tenerse en cuenta antes de que se inicie el evento o proceso. También puedes elegir quién será el responsable de las tareas del flujo de trabajo o asignar el flujo de trabajo posteriormente a la persona seleccionada.

Finalización con éxito o sin éxito del período de prueba

Puede que un empleado supere o no el período de prueba, y es importante tener una lista planificada con anticipación de las acciones a automatizar en el flujo de trabajo, para asegurarse de no olvidar nada. En caso de que sea superado con éxito, el activador del flujo de trabajo en el sistema será el último día del período de prueba. Si el período de prueba no es exitoso, el flujo de trabajo puede ser asignado manualmente a un empleado que dejará la empresa.

Es importante recordar:

• Es necesario conceder acceso adicional si un especialista requiere acceder a materiales confidenciales después del período de prueba.
• Es necesario revocar los accesos si un empleado abandona la empresa.
• Envío de materiales adicionales.
• Retirar activos si un empleado deja la empresa
• Una carta de bienvenida o de despedida, en función del resultado del periodo de prueba.

Celebrar los cumpleaños

Como en el ejemplo del principio del artículo, es importante no olvidarse de celebrar los aniversarios de los empleados si la intención es que se comprometan y se interesen por el equipo. Por lo tanto, es necesario preparar los aniversarios con anticipación, fijando el cumpleaños de un empleado como la fecha de activación.

No olvides:

• Una carta de felicitación y felicitaciones en el chat interno de la empresa
• Comprar un regalo
• Enviar el regalo por correo si es necesario
• Organizar una celebración offline si es necesario
• Ofrecer bonificaciones adicionales (acumulación de bonificaciones materiales, acumulación de días libres adicionales, etc.)

Celebración del aniversario laboral

Un aniversario de trabajo también se considera un activador en el sistema, y puedes determinar el periodo de preparación para ello. No olvides felicitar a los empleados por sus aniversarios y logros durante este periodo, comprarles un regalo o entregarles una bonificación monetaria por su eficiente trabajo. Un aniversario laboral también puede ser una buena ocasión para revisar el plan de desarrollo del empleado.

Formación o talleres sobre protocolos de seguridad

Si, por ejemplo, en tu empresa se están produciendo inconvenientes de seguridad o si estás formando a personas para que cumplan con la certificación ISO, también es posible automatizar la preparación. Para ello, recurre a un flujo de trabajo manual. Puedes elegir la secuencia de acciones y asignar el flujo de trabajo a los miembros del equipo que están recibiendo formación.

Planificación de proyectos

Si necesitas realizar un cierto número de tareas para preparar el lanzamiento de un proyecto, o tienes muchos preparativos para una conferencia, seminario, presentación o viaje a un foro, lo mejor es planificar todas las tareas y factores por adelantado utilizando un flujo de trabajo. Este tipo de flujo de trabajo también será manual, y posteriormente podrás asignar una serie de acciones que sólo deberán realizar los responsables del proyecto.

Preparación del ciclo de evaluación

Imagina que se aproxima un ciclo de evaluación, por ejemplo, una evaluación de desempeño anual. Se trata de un evento importante que requiere tiempo y atención. Prepárate para este utilizando un flujo de trabajo manual, teniendo en cuenta:

• Asignar tiempo para revisar las respuestas (al menos para el autor de la evaluación).
• Preparar las cartas de evaluación (invitando a la autoevaluación, a la evaluación del manager, a la evaluación de los compañeros, etc.).
• Preparación de un cuestionario de ciclo
• Selección de competencias para la evaluación
• Planificación de reuniones 1 a 1 para debatir los resultados de la evaluación.

Desincorporación

La desincorporación no es menos importante que la incorporación en el ciclo laboral de un empleado. Cuando se trata del despido, es importante seguir ciertas reglas que garantizarán una experiencia positiva y mantendrán la relación con el empleado. Intenta tenerlo en cuenta:

• La entrevista de salida y las preguntas para la misma
• La despedida por parte del equipo
• Un regalo del equipo si se desea
• Una explicación a los compañeros de los motivos del despido
• El traspaso de responsabilidades y funciones a otro compañero

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Resumen

Ser un empleador que realmente entiende lo que necesitan sus empleados significa saber cuándo es posible facilitar su trabajo. Los flujos de trabajo actúan como un salvavidas que garantiza que todos los procesos posibles se ejecuten sin interrupciones. El equipo estará contento, y esto suma unos cuantos puntos al tesoro de un buen empleador, así como motivación y compromiso adicionales.

Asegúrate de que tu empresa mejore sus métricas empresariales y de RRHH con los flujos de trabajo de PeopleForce: estamos felices de mostrarte cómo se configuran y cómo se ven en la práctica. Si quieres automatizar alguno de los ejemplos anteriores y más, agenda una demostración con nuestro experto.