Як написати посадову інструкцію: шаблон і приклади обов'язків

Посадова інструкція — це внутрішній документ компанії, який визначає завдання, обов'язки, права, відповідальність і кваліфікаційні вимоги для конкретної посади, а не для конкретної людини. Стандартна структура складається із семи розділів: загальні положення, завдання та обов'язки, права, відповідальність, «повинен знати», кваліфікаційні вимоги та взаємовідносини за посадою. Документ затверджує керівник підприємства, а чинності для працівника він набуває з моменту, коли той ознайомився з ним під підпис.

Практичний сенс інструкції простий: це єдиний документ, яким роботодавець може довести, чого саме він вимагав від працівника. Без неї догана, позбавлення премії чи звільнення за невиконання обов'язків тримаються лише на усних домовленостях і розсипаються при першій же перевірці або в суді.

Чи обов'язкова посадова інструкція за законом

Для більшості приватних компаній КЗпП не містить прямої норми, яка зобов'язує розробити посадові інструкції на всі посади. Саме тому в мережі стільки суперечливих відповідей. Але непряма обов'язковість виникає одразу з кількох боків.

Стаття 21 КЗпП визначає трудовий договір як угоду, за якою працівник виконує роботу, визначену цією угодою. Стаття 31 забороняє вимагати від працівника роботу, не обумовлену трудовим договором. Якщо перелік обов'язків ніде не зафіксований, межа між «його робота» і «не його робота» юридично не існує — і будь-яке стягнення за невиконання втрачає підставу. Стаття 29 КЗпП окремо зобов'язує роботодавця до початку роботи роз'яснити працівникові його права та обов'язки.

Є категорії, де інструкція обов'язкова прямо:

• державна служба — посадова інструкція розробляється і затверджується для кожної посади державної служби;
• посади, пов'язані з охороною праці — Закон «Про охорону праці» зобов'язує роботодавця розробляти і затверджувати положення та інструкції, що визначають обов'язки посадових осіб у цій сфері;
• відповідальний за ведення військового обліку — особу призначають наказом, а обсяг її обов'язків закріплюють саме в посадовій інструкції;
• бюджетні установи та підприємства, які працюють за Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників (ДКХП) — саме він є базовим джерелом типових обов'язків і вимог.

Практичний висновок для приватного бізнесу: формально вас не оштрафують за відсутність інструкції як такої, але без неї ви програєте будь-який спір про неналежне виконання обов'язків і не зможете коректно оформити зміну функціоналу.

Структура посадової інструкції: сім розділів

Структура прийшла з ДКХП і стала галузевим стандартом. Порядок розділів краще не змінювати — перевіряючі й суди читають документ саме в цій послідовності.

Сьомий розділ пропускають найчастіше — і дарма. Саме він знімає більшість конфліктів у стилі «я не знав, що мав передати цей звіт», бо фіксує не лише документ, а й строк і адресата.

Універсальний шаблон посадової інструкції

Каркас, у який залишається підставити назву посади й наповнити другий розділ. Копіюйте як є.

Як описати обов'язки: правила формулювання

Другий розділ — це 80% цінності документа. Чотири правила, які відрізняють робочу інструкцію від формальної.

• Починайте з дієслова. «Веде», «складає», «перевіряє», «погоджує» — дія, а не стан.
• Один обов'язок — один пункт. Якщо в реченні два «та», це два різні пункти.
• Додавайте об'єкт і періодичність. Не «веде звітність», а «складає і подає місячну звітність до 5 числа наступного місяця».
• Перевіряйте на вимірюваність. Якщо неможливо відповісти «зроблено чи не зроблено», формулювання треба переписати.

Останній рядок таблиці — найпоширеніша пастка. Пункт «виконує інші доручення керівництва» у відкритому вигляді суперечить статті 31 КЗпП: він перетворює інструкцію на дозвіл вимагати будь-яку роботу. Обмежте його межами посади.

Посадова інструкція і функціональні обов'язки: у чому різниця

Функціональні обов'язки — це зміст, перелік того, що людина робить. Посадова інструкція — це форма, затверджений документ, у якому цей перелік живе разом із правами, відповідальністю і вимогами до кваліфікації.

Звідси практичні наслідки. Функціональні обов'язки можна описати в вакансії, в оферті, у профілі посади чи в матриці відповідальності — і жоден із цих документів не створює для працівника правового зобов'язання. Воно виникає тільки тоді, коли обов'язки зафіксовані у трудовому договорі або в затвердженій посадовій інструкції, з якою працівник ознайомлений під підпис.

Приклади обов'язків за посадами

Нижче — ядро другого розділу для найчастіших посад. Це витяг, який треба доповнити специфікою вашої компанії.

Бухгалтер

• Відображає господарські операції на рахунках бухгалтерського обліку в день надходження первинних документів.
• Перевіряє первинні документи на відповідність вимогам до реквізитів і повертає неналежно оформлені.
• Нараховує заробітну плату, лікарняні, відпускні та утримання з них.
• Готує платіжні доручення та контролює своєчасність сплати податків і ЄСВ.
• Бере участь в інвентаризації та оформлює її результати.

Головний бухгалтер

• Організовує ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності підприємства.
• Формує облікову політику та подає її на затвердження керівнику.
• Підписує фінансову, податкову та статистичну звітність і забезпечує її подання у встановлені строки.
• Контролює дотримання порядку оформлення первинних документів і розрахунків.
• Забезпечує зберігання бухгалтерських документів до передачі їх до архіву.

Інспектор з кадрів

• Оформлює прийняття, переведення, відпустки та звільнення працівників відповідно до КЗпП.
• Веде особові справи, обліковує трудові книжки та вносить записи про трудову діяльність.
• Складає і веде табель обліку робочого часу.
• Готує довідки з місця роботи та інші документи на запит працівників у строк до трьох робочих днів.
• Готує і подає кадрову звітність та відомості, передбачені законодавством.

Директор

• Здійснює керівництво діяльністю підприємства та діє від його імені без довіреності.
• Затверджує організаційну структуру, штатний розпис і положення про підрозділи.
• Укладає та розриває трудові договори, видає накази з основної діяльності та з кадрових питань.
• Розпоряджається майном і коштами в межах, визначених статутом.
• Організовує систему управління охороною праці на підприємстві.

Інженер з охорони праці

• Проводить вступний інструктаж з охорони праці з усіма новоприйнятими працівниками.
• Контролює проведення первинних, повторних і позапланових інструктажів на робочих місцях.
• Бере участь у розслідуванні нещасних випадків і оформлює відповідні документи.
• Розробляє інструкції з охорони праці за професіями та видами робіт і переглядає їх у встановлені строки.
• Готує подання керівнику про притягнення до відповідальності за порушення вимог охорони праці.

Відповідальний за ведення військового обліку

• Веде облік призовників, військовозобов'язаних і резервістів, які працюють на підприємстві.
• Перевіряє військово-облікові документи під час прийняття на роботу та вносить дані до особових карток.
• Подає до територіального центру комплектування відомості про зміни в облікових даних у встановлені строки.
• Звіряє облікові дані підприємства з даними ТЦК і оформлює результати звіряння.
• Оповіщає працівників на вимогу ТЦК і фіксує факт оповіщення.

Порядок затвердження та ознайомлення працівника

Розробляє інструкцію керівник структурного підрозділу — саме він знає реальний обсяг роботи. Кадрова служба перевіряє відповідність назви посади класифікатору та кваліфікаційним характеристикам, юрист — формулювання про відповідальність. Затверджує документ керівник підприємства грифом «ЗАТВЕРДЖУЮ» або окремим наказом.

1. Підготувати текст і погодити його з кадровою та юридичною службами.
2. Затвердити інструкцію грифом або наказом.
3. Ознайомити працівника під підпис із зазначенням дати — до початку роботи, а не після.
4. Видати працівникові другий примірник або забезпечити доступ до електронної копії.
5. Зберігати підписаний примірник разом з особовою справою.

Окремо про зміни. Якщо ви додаєте до інструкції нові обов'язки, це зміна істотних умов праці: працівника треба попередити не пізніше ніж за два місяці за статтею 32 КЗпП. Якщо ж ви лише уточнюєте формулювання наявних обов'язків, достатньо затвердити нову редакцію та повторно ознайомити працівника під підпис.

Типові помилки

Де зберігати інструкції, щоб вони не губилися

Головна операційна проблема з інструкціями — не написати, а не втратити слід: хто в якій редакції ознайомлений і коли. У Core HR це закривається шаблонами документів: інструкція створюється з шаблону з автоматичною підстановкою даних працівника й посади, зберігається у профілі співробітника та видається на підпис через запит на підписання. Система фіксує, кому документ надіслано, хто його відкрив і хто підписав, — тож дата ознайомлення перестає бути папірцем у теці.

Для українських компаній підписання доступне через електронний підпис з інтеграцією Дія.Підпис, а видачу інструкції можна зробити кроком онбордингу — тоді новий працівник фізично не може почати роботу, не ознайомившись із документом. Так само працює й зворотний процес: у матеріалі про звільнення за власним бажанням чеклист документів тримається на тій самій механіці.

Поширені питання

Чи обов'язкова посадова інструкція для ТОВ?

Прямої норми, яка зобов'язує приватну компанію мати інструкції на всі посади, КЗпП не містить. Але без них неможливо довести обсяг обов'язків працівника, тому будь-яке стягнення за їх невиконання стає вразливим. Для окремих посад — державна служба, охорона праці, військовий облік — інструкція обов'язкова.

Хто розробляє і хто затверджує посадову інструкцію?

Розробляє керівник структурного підрозділу, погоджують кадрова та юридична служби, затверджує керівник підприємства грифом «ЗАТВЕРДЖУЮ» або окремим наказом.

Чи можна змінити посадову інструкцію без згоди працівника?

Уточнити формулювання наявних обов'язків — так, із повторним ознайомленням під підпис. Додати нові обов'язки — це зміна істотних умов праці, про яку працівника попереджають не пізніше ніж за два місяці відповідно до статті 32 КЗпП.

Що робити, якщо працівник відмовляється підписати інструкцію?

Зачитати документ у присутності двох свідків і скласти акт про відмову від ознайомлення. Акт фіксує, що працівника ознайомлено, і замінює підпис у спорі.

Скільки зберігати посадові інструкції?

Інструкції належать до кадрових документів тривалого зберігання. Чинні зберігаються постійно на підприємстві, замінені редакції — у справі разом з датами ознайомлення, бо саме вони підтверджують обсяг обов'язків за минулі періоди.

Чи потрібна окрема інструкція для віддаленого працівника?

Окрема інструкція не потрібна, обов'язки не залежать від місця роботи. Але дистанційну форму, порядок комунікації та звітування варто прописати в трудовому договорі або в розділі про взаємовідносини за посадою.