Zakres obowiązków pracownika: wzór i przykłady dla stanowisk

Zakres obowiązków (opis stanowiska pracy) to dokument, który określa zadania, uprawnienia, odpowiedzialność i wymagania dla danego stanowiska, a nie dla konkretnej osoby. Typowa struktura obejmuje siedem części: informacje ogólne, cel stanowiska, zadania i obowiązki, uprawnienia, odpowiedzialność, wymagania kwalifikacyjne i relacje służbowe. Pracownik potwierdza zapoznanie się z dokumentem podpisem z datą.

Praktyczny sens jest prosty: to jedyny dokument, którym pracodawca może wykazać, czego dokładnie wymagał od pracownika. Bez niego kara porządkowa, cofnięcie premii czy wypowiedzenie z powodu niewykonywania obowiązków opierają się na ustnych ustaleniach i łatwo upadają przy kontroli PIP lub w sądzie.

Czy zakres obowiązków jest obowiązkowy

Kodeks pracy nie wymaga osobnego dokumentu pod nazwą „zakres obowiązków” ani jednolitego wzoru. Obowiązek wynika jednak pośrednio z kilku przepisów.

Umowa o pracę musi określać rodzaj pracy (art. 29 § 1 k.p.). Pracodawca ma obowiązek zapoznać pracownika podejmującego pracę z zakresem jego obowiązków, sposobem wykonywania pracy i podstawowymi uprawnieniami (art. 94 pkt 1 k.p.). Polecenia przełożonego wiążą pracownika tylko wtedy, gdy dotyczą pracy i nie są sprzeczne z umową ani przepisami (art. 100 § 1 k.p.). Jeśli obowiązki nie są nigdzie zapisane, granica między „to jego praca” a „to nie jego praca” prawnie nie istnieje.

Przepisy nie narzucają formy pisemnej, ale w praktyce tylko pisemny zakres obowiązków z podpisem pracownika daje dowód na wypadek sporu. Dla niektórych ról, na przykład służby BHP czy stanowisk z odpowiedzialnością materialną, szczegółowy opis obowiązków jest właściwie niezbędny.

Struktura zakresu obowiązków: siedem części

Siódma część jest pomijana najczęściej, choć to ona rozwiązuje większość konfliktów typu „nie wiedziałem, że mam przekazać ten raport”, bo zapisuje nie tylko dokument, ale też termin i adresata.

Uniwersalny wzór zakresu obowiązków

Jak opisać obowiązki: zasady formułowania

• Zaczynać od czasownika. „Prowadzi”, „sporządza”, „sprawdza”, „zatwierdza”: działanie, a nie stan.
• Jeden obowiązek, jeden punkt. Jeśli w zdaniu są dwa „i”, to są dwa różne punkty.
• Dodawać przedmiot i częstotliwość. Nie „prowadzi sprawozdawczość”, tylko „sporządza miesięczny raport do 5. dnia następnego miesiąca”.
• Sprawdzać mierzalność. Jeśli nie da się odpowiedzieć „zrobione czy nie”, sformułowanie trzeba przepisać.

Ostatni wiersz to najczęstsza pułapka. Otwarta formuła „wykonuje inne polecenia przełożonego” nie rozszerza rodzaju pracy z umowy: pracownik nadal musi wykonywać tylko polecenia dotyczące jego pracy. Lepiej od razu powiązać ją z zakresem stanowiska.

Zakres obowiązków, opis stanowiska i ogłoszenie: różnice

Opis stanowiska pracy jest szerszy: to dokument organizacyjny, który obejmuje też cel stanowiska, miejsce w strukturze i profil kandydata, często wykorzystywany przy rekrutacji i wartościowaniu stanowisk. Zakres obowiązków to jego część przekazywana pracownikowi do podpisu. Ogłoszenie o pracy opisuje obowiązki marketingowo i nie tworzy dla pracownika żadnego zobowiązania. Więcej o samym pojęciu w haśle opis stanowiska pracy.

Przykłady obowiązków dla stanowisk

Księgowa

• Księguje dokumenty źródłowe zgodnie z planem kont w ciągu 3 dni od ich wpływu.
• Sprawdza poprawność formalną faktur i zwraca dokumenty z błędami.
• Przygotowuje przelewy i kontroluje terminowość płatności podatków i składek ZUS.
• Uzgadnia salda kont rozrachunkowych na koniec miesiąca.
• Uczestniczy w inwentaryzacji i rozlicza jej wyniki.

Specjalista ds. kadr i płac

• Przygotowuje umowy o pracę, aneksy, wypowiedzenia i świadectwa pracy zgodnie z Kodeksem pracy.
• Prowadzi akta osobowe w formie papierowej lub elektronicznej.
• Prowadzi ewidencję czasu pracy i urlopów.
• Nalicza wynagrodzenia, wynagrodzenie chorobowe i ekwiwalenty.
• Sporządza deklaracje ZUS i PIT w ustawowych terminach.

Specjalista ds. sprzedaży

• Pozyskuje nowych klientów zgodnie z przydzielonym obszarem i planem.
• Przygotowuje oferty handlowe w ciągu 2 dni roboczych od zapytania.
• Prowadzi negocjacje i finalizuje umowy w granicach udzielonych pełnomocnictw.
• Aktualizuje dane klientów i etapy transakcji w CRM na bieżąco.
• Raportuje realizację planu sprzedaży przełożonemu co tydzień.

Specjalista ds. BHP

• Przeprowadza kontrole warunków pracy i przestrzegania przepisów BHP.
• Przygotowuje i aktualizuje ocenę ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy.
• Organizuje szkolenia wstępne i okresowe z zakresu BHP.
• Uczestniczy w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy.
• Przedstawia pracodawcy wnioski dotyczące usunięcia zagrożeń.

Kierownik działu

• Planuje pracę działu i rozdziela zadania między pracowników.
• Prowadzi regularne spotkania jeden na jeden z podwładnymi.
• Uczestniczy w rekrutacji i wdrożeniu nowych pracowników.
• Przeprowadza oceny okresowe i ustala cele na kolejny okres.
• Odpowiada za realizację budżetu działu.

Zapoznanie pracownika i zmiana zakresu obowiązków

1. Przygotować treść z bezpośrednim przełożonym, który zna realny zakres pracy.
2. Sprawdzić zgodność nazwy stanowiska z umową o pracę.
3. Zatwierdzić dokument podpisem osoby reprezentującej pracodawcę.
4. Przekazać pracownikowi do podpisu z datą, najlepiej przed rozpoczęciem pracy.
5. Przechowywać podpisany egzemplarz w części B akt osobowych.

Uszczegółowienie obowiązków w ramach tego samego rodzaju pracy wymaga tylko nowej wersji dokumentu i ponownego zapoznania pracownika. Jeśli zmiana dotyczy rodzaju pracy określonego w umowie, potrzebne jest porozumienie zmieniające albo wypowiedzenie zmieniające (art. 42 k.p.). Pracodawca może też powierzyć inną pracę na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeśli uzasadniają to jego potrzeby, nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i praca odpowiada kwalifikacjom pracownika (art. 42 § 4 k.p.).

Typowe błędy

Gdzie przechowywać zakresy obowiązków

Główny problem z zakresami obowiązków to nie napisanie, ale śledzenie: kto zapoznał się z którą wersją i kiedy. W Core HR rozwiązują to szablony dokumentów: zakres obowiązków powstaje z szablonu z automatycznie podstawionymi danymi pracownika i stanowiska, zapisuje się w profilu pracownika i trafia do podpisu przez wniosek o podpisanie. System pokazuje, komu dokument wysłano, kto go otworzył i kto podpisał.

Podpis jest dostępny przez podpis elektroniczny z integracją Autenti, a przekazanie dokumentu można ustawić jako krok onboardingu, więc nowa osoba zapoznaje się z obowiązkami przed pierwszym dniem pracy.

Najczęstsze pytania

Czy zakres obowiązków jest obowiązkowy?

Kodeks pracy nie wymaga osobnego dokumentu, ale pracodawca musi zapoznać pracownika z zakresem obowiązków (art. 94 pkt 1 k.p.). Forma pisemna z podpisem to jedyny pewny dowód, że to zrobił.

Kto przygotowuje zakres obowiązków?

Zwykle bezpośredni przełożony z działem HR, a zatwierdza osoba reprezentująca pracodawcę.

Czy można zmienić zakres obowiązków bez zgody pracownika?

Uszczegółowić obowiązki w ramach tego samego rodzaju pracy tak. Zmiana rodzaju pracy wymaga porozumienia albo wypowiedzenia zmieniającego, z wyjątkiem powierzenia innej pracy na maksymalnie 3 miesiące w roku.

Co zrobić, gdy pracownik odmawia podpisu?

Odczytać dokument w obecności świadków i sporządzić notatkę o odmowie podpisu. Notatka potwierdza, że pracownik został zapoznany z obowiązkami.

Gdzie przechowuje się zakres obowiązków?

W części B akt osobowych pracownika, razem z poprzednimi wersjami, bo to one potwierdzają obowiązki za wcześniejsze okresy.