Opis stanowiska pracy: co zawiera, przykład, Kodeks pracy

Opis stanowiska pracy to dokument, który określa, czym zajmuje się osoba na danym stanowisku: jaki jest cel stanowiska, zakres obowiązków, uprawnienia, odpowiedzialność i wymagania kwalifikacyjne. Korzysta się z niego przy rekrutacji, wdrożeniu nowego pracownika, ocenie pracy i planowaniu rozwoju.

Co to jest opis stanowiska pracy

Opis stanowiska pracy to dokument opisujący stanowisko, a nie konkretną osobę. Obejmuje miejsce stanowiska w strukturze organizacyjnej, cel, zadania, uprawnienia, odpowiedzialność oraz wymagane kwalifikacje i kompetencje. W praktyce funkcjonuje też pod nazwami karta stanowiska, karta opisu stanowiska pracy czy charakterystyka stanowiska pracy.

Opis stanowiska pracy a zakres obowiązków

Oba pojęcia często są stosowane zamiennie, ale nie oznaczają tego samego.

Dokument	Czego dotyczy	Co zawiera
Opis stanowiska pracy	Stanowiska w organizacji	Cel stanowiska, miejsce w strukturze, zadania, uprawnienia, odpowiedzialność, wymagania
Zakres obowiązków	Konkretnego pracownika	Lista zadań przypisanych danej osobie, przekazywana przy zatrudnieniu
Ogłoszenie o pracę	Kandydatów	Skrót najważniejszych zadań i wymagań, warunki zatrudnienia, informacje o firmie

Zakres obowiązków często powstaje na podstawie opisu stanowiska: wybiera się z niego zadania, które faktycznie wykonuje dana osoba.

Co powinien zawierać opis stanowiska pracy

Element	Co w nim się znajduje	Przykład dla specjalisty ds. HR
Nazwa stanowiska	Pełna nazwa, dział, przełożony	Specjalista ds. kadr, dział HR, podlega kierownikowi HR
Cel stanowiska	Po co stanowisko istnieje	Prawidłowa obsługa kadrowa pracowników od zatrudnienia do zakończenia współpracy
Zadania	Konkretne czynności i ich efekt	Przygotowanie umów, prowadzenie akt osobowych, organizacja wdrożeń
Uprawnienia	O czym osoba może decydować	Zatwierdzanie wniosków urlopowych w systemie
Odpowiedzialność	Za co osoba odpowiada	Terminowość i poprawność dokumentacji kadrowej
Wymagania	Wykształcenie, doświadczenie, kompetencje	Znajomość Kodeksu pracy, min. 2 lata doświadczenia
Współpraca	Z kim i w jakich sprawach	Z działem płac w zakresie rozliczeń

Przykład opisu stanowiska pracy

Skrócony przykład dla stanowiska „Rekruter”:

Miejsce w strukturze: dział HR, podlega kierownikowi rekrutacji.
Cel stanowiska: obsadzanie wakatów kandydatami spełniającymi wymagania, w uzgodnionych terminach.
Zadania: uzgadnianie wymagań z managerem zatrudniającym, publikacja ogłoszeń na stronie kariery i portalach z ofertami pracy, prowadzenie rozmów wstępnych, przygotowanie ofert pracy, przekazanie danych nowej osoby do działu kadr.
Uprawnienia: wnioskowanie o zmiany w procesie rekrutacji, prośba o informację zwrotną od managerów w ustalonych terminach.
Odpowiedzialność: czas obsadzenia stanowisk, jakość selekcji, ochrona danych osobowych kandydatów.
Wymagania: min. rok doświadczenia w rekrutacji, umiejętność prowadzenia wywiadów ustrukturyzowanych, praca z systemem ATS.

Opis stanowiska pracy w świetle Kodeksu pracy

Kodeks pracy nie nakłada obowiązku tworzenia opisów stanowisk. Zgodnie z art. 94 pkt 1 pracodawca ma jednak obowiązek zaznajomić pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz podstawowymi uprawnieniami. Z kolei art. 29 § 1 wymaga, aby umowa o pracę określała rodzaj pracy. Tekst ustawy jest dostępny w serwisie ISAP.

Forma: przepisy nie wymagają formy pisemnej, ale pisemny zakres obowiązków potwierdzony podpisem pracownika jest najlepszym dowodem w razie sporu.
Nazwa stanowiska: warto opierać ją na Klasyfikacji zawodów i specjalności, zwłaszcza gdy dane trafiają do zgłoszeń i statystyk.
Zmiany: istotna zmiana rodzaju pracy wymaga porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego, dlatego aktualny opis stanowiska ułatwia ocenę, czy nowe zadania mieszczą się w umowie.

Jak przygotować opis stanowiska pracy

Zebranie informacji. Punktem wyjścia jest analiza pracy: rozmowy z osobami na stanowisku i ich przełożonym, lista faktycznie wykonywanych zadań.
Określenie celu. Jedno lub dwa zdania o tym, po co stanowisko istnieje.
Opis zadań. 5–10 punktów rozpoczynających się od czasownika, z mierzalnym efektem.
Uprawnienia i odpowiedzialność. Powinny odpowiadać zadaniom: odpowiedzialność za budżet wymaga prawa do jego zatwierdzania.
Wymagania. Tylko te, które są naprawdę potrzebne do pracy.
Akceptacja i aktualizacja. Opis zatwierdza przełożony, a przegląd odbywa się przy każdej zmianie zadań i podczas oceny okresowej.

Spójne opisy stanowisk ułatwiają też wartościowanie stanowisk i budowanie siatek płac.

Opisy stanowisk w PeopleForce

W module Recruit wniosek o otwarcie rekrutacji zawiera blok z opisem stanowiska: manager wypełnia go już na etapie wniosku, a po jego zatwierdzeniu wakat powstaje z tym opisem. Z karty wakatu opis można opublikować na stronie kariery i w portalach z ofertami pracy bez ręcznego kopiowania treści. Zakres obowiązków nowa osoba może podpisać w Core HR dzięki podpisowi elektronicznemu przez Autenti.

Najczęstsze pytania

Czy opis stanowiska pracy jest obowiązkowy?

Nie. Obowiązkowe jest zaznajomienie pracownika z zakresem obowiązków i sposobem wykonywania pracy (art. 94 pkt 1 Kodeksu pracy). Opis stanowiska jest najwygodniejszą formą spełnienia tego obowiązku.

Kto przygotowuje opis stanowiska pracy?

Najczęściej dział HR wspólnie z przełożonym, który najlepiej zna zadania na stanowisku. Dokument zatwierdza osoba uprawniona do reprezentowania pracodawcy w sprawach kadrowych.