Посадова інструкція

Що таке посадова інструкція і як її скласти

Посадова інструкція

Посадова інструкція — це внутрішній документ компанії, який описує, що саме робить працівник на конкретній посаді: його посадові обов'язки, права, відповідальність, вимоги до кваліфікації та підпорядкування. Вона потрібна HR під час найму, адаптації та оцінювання, а керівнику — щоб розподіляти задачі без суперечок про те, «чиє це».

Що таке посадова інструкція

Посадова інструкція — це документ, що закріплює зміст роботи на посаді: мету посади, перелік посадових обов'язків, права працівника, його відповідальність і кваліфікаційні вимоги. Інструкцію складають на посаду, а не на конкретну людину, тому вона діє для всіх працівників, які обіймають цю посаду в організаційній структурі компанії.

У щоденній мові поняття часто змішують. «Посадові обов'язки» — це лише один розділ інструкції, а «функціональні обов'язки» описують функції підрозділу або ролі, які можуть виконувати кілька посад. Посадова інструкція об'єднує все це в один документ, з яким працівник ознайомлюється під підпис.

Структура посадової інструкції

Єдиної обов'язкової форми немає, але на практиці більшість компаній дотримується такої структури:

Розділ	Що в ньому	Приклад для HR-менеджера
Загальні положення	Назва посади, підрозділ, кому підпорядковується, хто заміщує	HR-менеджер, відділ персоналу, підпорядковується HR-директору
Мета посади	Навіщо посада існує в компанії	Забезпечити компанію персоналом і супровід працівників від найму до звільнення
Посадові обов'язки	Конкретні задачі, які виконує працівник	Вести підбір, оформлювати прийом, організовувати адаптацію
Права	Що працівник може вимагати, вирішувати, підписувати	Запитувати в керівників дані для планування найму
Відповідальність	За що працівник відповідає і в яких межах	За строки закриття вакансій і правильність кадрових документів
Кваліфікаційні вимоги	Освіта, досвід, знання, навички	Вища освіта, від 2 років досвіду в HR, знання трудового законодавства
Взаємодія	З ким і з яких питань працює посада	З бухгалтерією щодо оформлення прийому і звільнення

Посадові обов'язки: як їх формулювати

Посадові обов'язки — головна частина інструкції і та, з якою найчастіше виникають питання. Кілька правил, які роблять розділ робочим:

Дієслово на початку. «Проводить співбесіди з кандидатами», а не «співбесіди».
Результат, а не процес. «Забезпечує закриття вакансій у погоджені строки» корисніше за «займається підбором».
Перевірюваність. Кожен обов'язок має бути таким, щоб під час оцінки ефективності можна було сказати, виконано його чи ні.
Без «інших доручень керівника» як основного пункту. Розмиті формулювання не допомагають ні працівнику, ні компанії в разі спору.

Щоб зібрати обов'язки без пропусків, почніть з аналізу роботи: поговоріть з людьми на посаді та їхнім керівником, перелічіть задачі, які реально виконуються, і згрупуйте їх.

Приклад посадової інструкції

Скорочений приклад для посади «Рекрутер»:

Загальні положення: рекрутер входить до відділу персоналу і підпорядковується керівнику з підбору.
Мета посади: закривати вакансії компанії кандидатами, які відповідають вимогам, у погоджені строки.
Посадові обов'язки: узгоджує з керівником вимоги до вакансії; публікує вакансії на кар'єрному сайті й джоб-бордах; проводить первинні співбесіди; веде кандидатів по етапах відбору; готує пропозиції про роботу; передає дані нового працівника для оформлення.
Права: запитувати в керівників зворотний зв'язок щодо кандидатів у визначені строки; пропонувати зміни до процесу підбору.
Відповідальність: за строки закриття вакансій, якість відбору та збереження персональних даних кандидатів.
Кваліфікаційні вимоги: досвід у підборі від 1 року, навички проведення структурованих інтерв'ю, робота з ATS.

Посадова інструкція за законодавством України

Кодекс законів про працю не зобов'язує приватного роботодавця мати посадові інструкції як окремі документи. Водночас стаття 29 КЗпП вимагає до початку роботи роз'яснити працівникові його права й обов'язки та ознайомити з умовами праці. Посадова інструкція, з якою працівник ознайомлений під підпис, — найпростіший спосіб підтвердити, що це зроблено. Текст кодексу — на порталі Верховної Ради.

Назва посади має відповідати Класифікатору професій ДК 003:2010.
Зміст обов'язків і вимоги зазвичай беруть з Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників і доповнюють під специфіку компанії.
Затвердження: інструкцію затверджує керівник компанії або уповноважена особа, працівник ознайомлюється з нею до початку роботи.
Спори: у разі дисциплінарного стягнення за невиконання обов'язків інструкція — головний доказ того, що саме входило до обов'язків працівника.

Для компаній з кількома юрособами чи філіями важливо, щоб інструкції на однакові посади не розходилися між підрозділами: так простіше порівнювати навантаження і будувати оцінювання посад.

Посадова інструкція, опис вакансії та трудовий договір

Документ	Для кого	Що містить
Посадова інструкція	Працівник, керівник, HR	Повний перелік обов'язків, прав, відповідальності й вимог до посади
Опис вакансії	Кандидати	Стислий виклад задач і вимог, умови роботи, переваги компанії
Трудовий договір	Працівник і роботодавець	Умови праці: посада, оплата, режим, строк договору

Опис вакансії будується на основі інструкції, але не копіює її: кандидату потрібні головні задачі й умови, а не повний перелік обов'язків.

Як скласти посадову інструкцію: кроки

Зберіть дані. Проведіть аналіз роботи: інтерв'ю з працівниками на посаді та керівником, перелік реальних задач.
Визначте мету посади. Одне-два речення про те, навіщо посада існує.
Сформулюйте обов'язки. 5–10 пунктів з дієсловом на початку і перевірюваним результатом.
Пропишіть права й відповідальність. Вони мають відповідати обов'язкам: не можна відповідати за бюджет без права його погоджувати.
Додайте вимоги. Освіта, досвід, компетенції: лише ті, що реально потрібні для роботи.
Погодьте й затвердьте. Керівник підрозділу перевіряє зміст, керівник компанії затверджує.
Ознайомте працівника до початку роботи і переглядайте інструкцію щоразу, коли змінюються задачі посади.

Посадові інструкції в PeopleForce

У модулі Recruit заявка на вакансію містить блок з описом посади: керівник заповнює його ще на етапі запиту, а після погодження заявки вакансія створюється вже з цим описом. З картки вакансії опис можна опублікувати на кар'єрному сайті та джоб-бордах, зокрема на Work.ua, robota.ua і Djinni, без копіювання тексту вручну. Для ознайомлення працівника з інструкцією документ можна надіслати на електронний підпис у Core HR з КЕП через Дія.Підпис.

Часті питання

Чи обов'язкова посадова інструкція?

Для приватних компаній закон не вимагає окремого документа, але роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника з його правами й обов'язками до початку роботи. Посадова інструкція — найнадійніший спосіб це зафіксувати.

Хто розробляє посадові інструкції?

Зазвичай HR або кадрова служба разом з керівником підрозділу, який найкраще знає задачі посади. Затверджує інструкцію керівник компанії або уповноважена особа.

Чим посадові обов'язки відрізняються від функціональних?

Посадові обов'язки закріплені за конкретною посадою в інструкції. Функціональні описують функції підрозділу чи ролі і можуть бути розподілені між кількома посадами.

Як часто оновлювати посадову інструкцію?

Щоразу, коли змінюються задачі посади, підпорядкування або вимоги, і не рідше разу на рік під час оцінки ефективності. Після змін працівника знову ознайомлюють з документом.