Preboarding: kluczowy etap w budowaniu pozytywnych doświadczeń pracowników

Preboarding, czyli wstępne wdrożenie, obejmuje etap pośredni między przyjęciem do pracy a oficjalną datą rozpoczęcia pracy przez pracownika.

Odpowiednio zorganizowany i wdrożony preboarding może przynieść korzyści zarówno nowemu pracownikowi, jak i całemu zespołowi. Jest to krok w kierunku zaangażowania osoby w działania firmy, zmniejszenia poczucia niepewności i poziomu stresu po zatrudnieniu oraz zapoznania nowego pracownika z procesami automatyzacji. Stanowi doskonałą okazję do wzbogacenia doświadczeń pracowników już od pierwszych dni wspólnej komunikacji.

Jeżeli zatem w Twojej firmie jest możliwość wprowadzenia preboardingu, rozważ ten pomysł, a my pomożemy Ci go wdrożyć w praktyce.

Kilka faktów na temat preboardingu

• Pracodawcy, którzy pomijają etap preboardingu, mogą nie tylko stracić okazję do adaptacji pracowników, ale także stracić samych pracowników w ciągu pierwszych sześciu miesięcy pracy.
• Adaptacja jest drugim po rekrutacji najbardziej wpływowym procesem kształtującym lojalność i zaangażowanie pracowników. W związku z tym wdrożenie wstępne jako etap pośredni tylko zwiększy zaangażowanie nowo zatrudnionych osób.
• Wdrożenie wstępne to doskonała okazja, aby zrobić wrażenie na pracowniku i zaangażować go w zespół, kulturę i format pracy.

Preboarding i onboarding. Na czym polega różnica?

Preboarding i onboarding – dwa kluczowe etapy, z których każdy ma swoją odrębną rolę w kształtowaniu płynnego procesu adaptacji pracowników.
Preboarding to krótki etap, który pomaga nowym pracownikom zapoznać się z ich nowym miejscem zatrudnienia, zanim rozpoczną swój pierwszy oficjalny dzień pracy. Poprzedza onboarding, czyli zazwyczaj bardziej rozbudowany proces adaptacji pracownika w firmie, trwający nawet do roku czasu.

Czasami pracodawcy wdrażają tylko jeden z tych procesów lub nawet pomijają oba. My jednak radzimy zwrócić uwagę na wyżej przytoczone fakty i przemyśleć odpowiednio wszystkie możliwości adaptacji 🙂

Jak wygląda preboarding?

Preboarding może przybierać różne formy w zależności od stopnia automatyzacji procesów roboczych. Zazwyczaj jest to etap, w którym manager HR zbiera więcej informacji o nowym pracowniku, przygotowuje jego miejsce pracy, gromadzi dodatkowe dokumenty itd.

Aby uniknąć obsługi tego wszystkiego za pomocą wiadomości, e-maili i różnych komunikatorów, wygodnie jest mieć ujednolicony system, który pomoże raz skonfigurować wstępne wdrożenie i automatycznie wysyłać je do nowych pracowników.

Przykładowo, w PeopleForce preboarding to krótki kwestionariusz. Jest on wysyłany do nowego pracownika po utworzeniu przez managera jego profilu w katalogu pracowników.

Nowy pracownik otrzymuje kwestionariusz i wypełnia niezbędne informacje o sobie. Następnie system automatycznie dodaje wszystkie dane do profilu pracownika.

O jakie informacje możesz poprosić pracownika na etapie preboardingu?

Upewnij się, że zbierzesz dodatkowe dane, które pomogą Ci w pierwszych dniach pracy nowego pracownika. Mogą to być na przykład:

• dane osobowe, płeć itp.;
• ważne dane kontaktowe pracowników;
• wymagane dodatkowe dokumenty lub certyfikaty;
• preferencje dotyczące miejsca pracy;
• preferencje dotyczące sprzętu do pracy;
• uwagi specjalne (choroby, alergie itp.).

10 najważniejszych korzyści wynikających z preboardingu, które usprawnią Twoją firmę

• Efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi ⏳ Pozwala uwolnić zasoby HR poprzez zminimalizowanie powtarzalnej komunikacji, umożliwiając bardziej efektywne interakcje.
• Centralizacja danych 📊 Usprawnij swój preboarding dzięki kompleksowej platformie HR. To rozwiązanie pozwala na łatwe przechowywanie danych, co gwarantuje wiarygodność i przejrzystość profili pracowników przy jednoczesnym bezpiecznym zachowaniu wszystkich dostarczonych informacji.
• Zautomatyzowana dokładność 🤖 Wstępnie zdefiniowane zapytania i automatyczne podpowiedzi eliminują błędy i gwarantują precyzję danych.
• Angażujący początek 🎉 Wprowadza nowe osoby do dynamicznego ekosystemu, wzbudzając ich zaangażowanie i budując pozytywne pierwsze wrażenie.
• Płynne przejście 🌟 Wypełnia lukę między dołączaniem a rozwojem, umożliwiając płynną adaptację i przemyślany onboarding.
• Połączenie kulturowe 🌎 Pozwala zapoznać się z wartościami i kulturą firmy, pomagając nowym pracownikom dostosować się do wyznawanych przez nią standardów.
• Integracja zespołu 🤝 Ułatwia szybką integrację z zespołem, promując poczucie przynależności od pierwszego dnia pracy.
• Redukcja stresu 😌 Zmniejsza niepewność pracownika, umożliwiając mu przejrzysty wgląd w proces wdrażania.
• Spersonalizowane powitanie 📋 Umożliwia tworzenie spersonalizowanych listów powitalnych i dostosowanie doświadczeń do potrzeb każdego pracownika.
• Zwiększona produktywność 🚀 Dzięki wstępnie przygotowanym pracownikom, gotowym do podjęcia swoich ról, managerowie mogą odpowiednio dostosować kolejne procedury, przyspieszając czas wdrożenia i zwiększając ogólną produktywność.

Jak skonfigurować preboarding w PeopleForce?

Przejdźmy teraz przez etapy tworzenia wstępnego wdrożenia na naszej platformie HR. To pozwoli Ci w praktyce zobaczyć wszystkie korzyści, jakie daje preboarding.

Korzystanie z formularza "Preboarding"

W PeopleForce preboarding jest przeprowadzany za pomocą odpowiedniego formularza. Aby dowiedzieć się więcej o formularzach i ich zastosowaniach, przeczytaj ten artykuł.

Formularz pomoże Ci uwzględnić różne niuanse podczas tworzenia kwestionariusza dla pracownika. Tutaj możesz dodać wiadomość powitalną i dodatkowe wyjaśnienia oraz wybrać pola do wypełnienia przez pracownika.

Wybierz pola i pogrupuj je według typu, na przykład "Dane osobowe", "Dokumenty" itd.

Przed zapisaniem preboardingu nadaj mu odpowiedni tytuł, aby móc szybko znaleźć go na liście, kiedy będziesz dodawać do systemu nowego pracownika.

Wysyłanie kwestionariusza preboardingu do pracownika

Gdy kandydat zaakceptuje ofertę pracy, dodajesz go do systemu jako nowego pracownika. Możesz uprościć sobie ten proces za pomocą formularza "Nowe zatrudnienie". Aby dowiedzieć się więcej o formularzach i ich zastosowaniach, przeczytaj ten artykuł.

Podczas dodawania pracownika wybierz z listy określony preboarding. Po zapisaniu profilu pracownika, kwestionariusz wstępnego wdrożenia zostanie automatycznie wysłane na adres e-mail nowego pracownika.

3 najważniejsze powody, dla których potrzebujesz preboardingu w swoim zespole

1. Zwiększysz wydajność dzięki automatyzacji. Wdrożenie preboardingu oznacza przyjęcie proaktywnego podejścia do wydajności. Zautomatyzowane procesy preboardingu pomagają ograniczyć ilość wykonywanych ręcznie czynności, gwarantując, że każdy nowo zatrudniony pracownik przechodzi ten sam standardowy proces wdrożenia.
2. Zrobisz trwałe pierwsze wrażenie. Nadając priorytet preboardingowi, dbasz o to, by pierwsze doświadczenie każdego nowego członka zespołu było po prostu doskonałe. Takie proaktywne podejście sprzyja budowaniu poczucia przynależności do zespołu i wdzięczności wobec pracodawcy od samego początku.
3. Poprawisz jakość ogólnego doświadczenia pracowników. Poza zwykłymi formalnościami preboarding kształtuje wczesną narrację podróży danej osoby w zespole. Nadaje ton profesjonalizmu i troski. Sprawia, że każdy członek zespołu czuje, że wkracza w dobrze zorganizowane i wspierające środowisko.

Podsumowując, wykorzystanie mocy preboardingu jest strategicznym krokiem w kierunku budowania bardziej spójnego, doinformowanego i wydajnego zespołu, a przy okazji – doświadczeń pracownika. To inwestycja w przyszłość firmy, dzięki której każdy pracownik od samego początku jest przygotowany i dopasowany do realizacji jej wizji i misji.