La preincorporación supone una fase intermedia entre la aceptación del puesto y la fecha oficial de incorporación del empleado.
El recién llegado y el equipo pueden beneficiarse de la preincorporación si se configura y se presenta adecuadamente. Se trata de un paso que permite involucrar al individuo en las actividades de la empresa, reducir la ansiedad y los niveles de estrés tras la contratación y familiarizar al recién contratado con los procesos de automatización.
Esta es una excelente oportunidad para mejorar la experiencia del empleado desde los primeros días de comunicación.
Por ello, si dispones de los medios para implementar la preincorporación en tu empresa, te recomendamos que consideres esta idea y te ayudaremos a determinar cómo y por qué implementarla en la práctica.
La preincorporación y la incorporación son dos etapas fundamentales, cada una con un papel distinto en el proceso de darle forma a una transición del empleado sin contratiempos.
La preincorporación es una etapa breve que ayuda a los recién llegados a familiarizarse con el entorno laboral antes de su primer día de trabajo oficial. Precede a la incorporación, la cual suele ser un proceso más extenso, que se prolonga hasta un año trabajando en la empresa.
La preincorporación puede adoptar diversas formas en función de cuán automatizados estén los procesos de trabajo. Normalmente, se trata de una fase en la que un manager de RRHH recopila más información sobre el recién llegado, prepara su espacio de trabajo, recoge documentos adicionales, etcétera.
Para evitar gestionar todo esto a través de mensajes, correos electrónicos y chats separados, es conveniente contar con un sistema unificado que ayude a configurar la preincorporación una vez y la envíe automáticamente a los nuevos empleados.
Por ejemplo, en PeopleForce, la preincorporación es un cuestionario compacto. Se envía al nuevo empleado después de que el responsable cree su perfil en el directorio de empleados.
El recién llegado recibe el cuestionario y completa la información necesaria sobre sí mismo. Después, el sistema añade automáticamente todos los datos al perfil del empleado.
Asegúrate de recopilar datos adicionales que te ayuden en los primeros días de trabajo del recién llegado. Esto podría incluir, por ejemplo:
Esta es una excelente pregunta, así que vamos a recorrer las etapas de la creación de un proceso de preincorporación en nuestra plataforma de RRHH para entender todos los beneficios en la práctica.
En PeopleForce, la preincorporación se crea utilizando el formulario correspondiente. Obtén más información sobre los formularios y su uso en el artículo.
El formulario te ayudará a tener en cuenta todos los detalles al momento de crear el cuestionario. Aquí, puedes añadir saludos y explicaciones, así como seleccionar campos para que el empleado los complete.
Elige los campos y agrúpalos por tipo. Por ejemplo, "Información personal", "Documentos", etc.
Guarda la preincorporación con un título apropiado para encontrarla rápidamente en la lista cuando añadas un nuevo empleado.
Después de que un candidato acepta la oferta de trabajo, debes añadirlo al sistema como nuevo empleado. Simplifica este proceso utilizando el formulario de Nueva Contratación. Conoce más sobre los formularios y su uso en el artículo.
Cuando añadas al empleado, selecciona el proceso de preincorporación que consideres necesario. Una vez guardado el perfil del empleado, la preincorporación se enviará automáticamente al correo electrónico del recién llegado.
En esencia, aprovechar el poder de la preincorporación es un movimiento estratégico hacia la creación de un equipo más cohesivo, informado y eficiente, junto con la experiencia del empleado. Es una inversión en el futuro del equipo, que garantiza que cada miembro esté preparado y alineado con su visión desde el principio.
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