Preincorporación: un paso crucial para una experiencia del empleado positiva

La preincorporación supone una fase intermedia entre la aceptación del puesto y la fecha oficial de incorporación del empleado.

El recién llegado y el equipo pueden beneficiarse de la preincorporación si se configura y se presenta adecuadamente. Se trata de un paso que permite involucrar al individuo en las actividades de la empresa, reducir la ansiedad y los niveles de estrés tras la contratación y familiarizar al recién contratado con los procesos de automatización.

Esta es una excelente oportunidad para mejorar la experiencia del empleado desde los primeros días de comunicación.

Por ello, si dispones de los medios para implementar la preincorporación en tu empresa, te recomendamos que consideres esta idea y te ayudaremos a determinar cómo y por qué implementarla en la práctica.

Datos breves sobre la preincorporación:

• Los empleadores que pasan por alto la fase de preincorporación son propensos, no solo a perder la oportunidad de adaptar a sus empleados, sino también, a perder a los propios empleados en los primeros seis meses de trabajo.

• La adaptación es el segundo proceso que más influye en la lealtad y el compromiso de los empleados, después del reclutamiento. Por lo tanto, la preincorporación como paso intermedio sólo mejorará el compromiso de los recién llegados.

• La preincorporación es una excelente oportunidad para impresionar y cautivar al empleado e involucrarlo en el equipo, la cultura y el formato de trabajo.

Preincorporación e incorporación ¿Cuál es la diferencia?

La preincorporación y la incorporación son dos etapas fundamentales, cada una con un papel distinto en el proceso de darle forma a una transición del empleado sin contratiempos.

La preincorporación es una etapa breve que ayuda a los recién llegados a familiarizarse con el entorno laboral antes de su primer día de trabajo oficial. Precede a la incorporación, la cual suele ser un proceso más extenso, que se prolonga hasta un año trabajando en la empresa.

¿Cómo debe ser la preincorporación?

La preincorporación puede adoptar diversas formas en función de cuán automatizados estén los procesos de trabajo. Normalmente, se trata de una fase en la que un manager de RRHH recopila más información sobre el recién llegado, prepara su espacio de trabajo, recoge documentos adicionales, etcétera.

Para evitar gestionar todo esto a través de mensajes, correos electrónicos y chats separados, es conveniente contar con un sistema unificado que ayude a configurar la preincorporación una vez y la envíe automáticamente a los nuevos empleados.

Por ejemplo, en PeopleForce, la preincorporación es un cuestionario compacto. Se envía al nuevo empleado después de que el responsable cree su perfil en el directorio de empleados.

El recién llegado recibe el cuestionario y completa la información necesaria sobre sí mismo. Después, el sistema añade automáticamente todos los datos al perfil del empleado.

¿Qué información se puede solicitar a un empleado en esta fase?

Asegúrate de recopilar datos adicionales que te ayuden en los primeros días de trabajo del recién llegado. Esto podría incluir, por ejemplo:

• Información personal, género, hobbies, etc.

• Contactos importantes y de emergencia del empleado.

• Documentos o certificados adicionales necesarios.

• Preferencias respecto a su espacio de trabajo.

• Preferencias de equipamiento para el trabajo.

• Notas especiales (enfermedades, alergias, etc.).

Top 10 Ventajas del proceso de Preincorporación para impulsar tu negocio

• Gestión eficiente de RRHH: ⏳ Libera Recursos Humanos al minimizar las comunicaciones repetitivas, permitiendo interacciones de mayor impacto.

• Centralización de datos: 📊 Potencia tu proceso de Preincorporación con una plataforma de RRHH todo en uno. Esta es la solución para el almacenamiento de datos sin esfuerzo, garantizando perfiles de empleados confiables y precisos, a la vez que preserva de forma segura toda la información proporcionada.\

• Precisión automatizada: 🤖 Las consultas predefinidas y los avisos automatizados eliminan errores y garantizan la precisión de los datos.

• Comienzos motivadores: 🎉 Introduce a los recién llegados en un ecosistema dinámico, despertando su interés y fomentando una primera impresión positiva.

• Transición fluida: 🌟 Acorta la brecha entre la incorporación y el crecimiento, permitiendo una adaptación fluida y una integración informada

• Conexión cultural: 🌎 Ofrece una visión de los valores y la cultura de la empresa, ayudando a los nuevos empleados a alinearse con los valores de la organización.

• Integración con el equipo: 🤝 Facilita conexiones tempranas con el espíritu del equipo, promoviendo un sentido de pertenencia desde el primer día.

• Reducción de la ansiedad: 😌 Disminuye la incertidumbre proporcionando una visión clara del proceso de incorporación, tranquilizando a los nuevos empleados.

• Bienvenida a medida: 📋 Permite personalizar las cartas de bienvenida y crear experiencias adaptadas a las necesidades de cada empleado.

• Productividad mejorada: 🚀 Con empleados preinformados y listos para sumergirse con confianza en sus funciones, los managers pueden adaptar la siguiente rutina en consecuencia, acelerando el tiempo para la contribución e impulsando la productividad general.

¿Cómo configurar el proceso de preincorporación en PeopleForce?

Esta es una excelente pregunta, así que vamos a recorrer las etapas de la creación de un proceso de preincorporación en nuestra plataforma de RRHH para entender todos los beneficios en la práctica.

Uso del Formulario de "Preincorporación"

En PeopleForce, la preincorporación se crea utilizando el formulario correspondiente. Obtén más información sobre los formularios y su uso en el artículo.

El formulario te ayudará a tener en cuenta todos los detalles al momento de crear el cuestionario. Aquí, puedes añadir saludos y explicaciones, así como seleccionar campos para que el empleado los complete.

Elige los campos y agrúpalos por tipo. Por ejemplo, "Información personal", "Documentos", etc.

Guarda la preincorporación con un título apropiado para encontrarla rápidamente en la lista cuando añadas un nuevo empleado.

Enviar la preincorporación a un empleado

Después de que un candidato acepta la oferta de trabajo, debes añadirlo al sistema como nuevo empleado. Simplifica este proceso utilizando el formulario de Nueva Contratación. Conoce más sobre los formularios y su uso en el artículo.

Cuando añadas al empleado, selecciona el proceso de preincorporación que consideres necesario. Una vez guardado el perfil del empleado, la preincorporación se enviará automáticamente al correo electrónico del recién llegado.

Top 3: Razones por las que necesitas un proceso de preincorporación en tu equipo

1. Mejorarás la eficiencia gracias a la automatización: Adoptar la preincorporación significa adoptar un enfoque proactivo de eficiencia. Los procesos automatizados de preincorporación ayudan a reducir la intervención manual, asegurando que cada nuevo empleado se someta al mismo proceso estandarizado de iniciación. 

2. Causarás una primera impresión duradera. Al dar prioridad a la preincorporación, garantizas que la primera experiencia de cada nuevo miembro con el equipo sea excelente. Este enfoque proactivo fomenta un sentimiento de pertenencia y valoración desde el principio. 

3. Amplificarás la experiencia global del empleado. Más allá de meras formalidades, la preincorporación da forma a la narrativa inicial de la trayectoria de un individuo en tu equipo. Esto establece un tono de profesionalismo y cuidado, asegurando que cada miembro sienta que está entrando en un entorno bien estructurado y de apoyo.

En esencia, aprovechar el poder de la preincorporación es un movimiento estratégico hacia la creación de un equipo más cohesivo, informado y eficiente, junto con la experiencia del empleado. Es una inversión en el futuro del equipo, que garantiza que cada miembro esté preparado y alineado con su visión desde el principio.