"Safe Speak" w PeopleForce: bezpieczna przestrzeń do zgłaszania i rozpatrywania delikatnych spraw w pełni anonimowo

Zapewnienie pracownikom swobodnego wyrażania opinii i obiekcji to podstawa poczucia bezpieczeństwa w pracy i ważny element kreowania pozytywnego well-being. W każdym zespole mogą pojawić się przykre sytuacje, o których trudno mówić otwarcie na forum, np. konflikty personalne, nękanie, mobbing, hej. Czy Twoja firma zapewnia pracownikom możliwość zwrócenia uwagi na problem w sposób całkowicie anonimowy? Tak, by każdy mógł poczuć się wysłuchany? Niestety jest to jeszcze rzadkość, a dyrektywa unijna jasno wymaga od pracodawców stworzenia i wprowadzenia takich procedur.

Dlatego wprowadziliśmy " Safe Speak ", dostępną w module PeopleDesk. Dzięki niej pracownicy mogą całkowicie anonimowo utworzyć nową sprawę, którą można administrować w ramach systemy People Force. Zobacz jak to możliwe.

Obejrzyj materiał wideo i sprawdź, jak działa nowa funkcja.

Czym jest funkcja "Safe Speak" w PeopleForce

"Safe Speak" to kanał służący pracownikom do anonimowego zgłaszania problemów lub nieprawidłowości. Istnieje również możliwość udostępnienia kanału “Safe Speak” ludziom spoza Twojej firmy.

Wiemy, że zgłaszanie trudnych sytuacji nierzadko wymaga odwagi. Wspieramy kulturę transparentności, więc stworzyliśmy miejsce, w którym Twoi pracownicy mogą się na tę odwagę zdobyć.

Równocześnie Ty, jako kadra zarządzająca, zyskujesz możliwość wysłuchania, uwzględnienia i odniesienia się do głosów pracowników oraz głębszego zrozumienia problemów firmy.

Oto lista rodzajów spraw, które można zgłaszać za pośrednictwem naszego narzędzia:

• Wykroczenia finansowe

• Nękanie i mobbing w miejscu pracy

• Naruszenia bezpieczeństwa

• Korupcja

• Problemy środowiskowe

• Naruszenia danych

• Niezgodność z przepisami

• Nieetyczne zachowanie

• Działania odwetowe

... i nie tylko!

Co ważne, możesz udostępnić funkcję anonimowego zgłaszania spraw również osobom z zewnątrz, np. kandydatom, którzy biorą udział w rekrutacji. Wystarczy, że udostępnisz im link z zaznaczeniem odpowiedniej opcji. To zwiększy transparentność procesu rekrutacyjnego i umożliwi Ci szybką weryfikację wszelkich zastrzeżeń.

"Safe Speak" spełnia wymogi unijnej dyrektywy o sygnalistach

Wdrożenie funkcji "Safe Speak" ułatwia realizację postanowień unijnej dyrektywy w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, tzw. sygnalistów – inicjatywy niezwykle ważnej w kontekście wspierania kultury korporacyjnej ceniącej przejrzystość i odpowiedzialność.

Kim są sygnaliści i jak są chronieni?

Z prawnego punktu widzenia sygnaliści to osoby, które ujawniają lub zgłaszają nielegalne, nieetyczne lub niewłaściwe działania w organizacji.

Przepisy dotyczące ochrony sygnalistów w Unii Europejskiej reguluje dyrektywa (UE) 2019/1937, przyjęta 23 października 2019 r., której celem jest ochrona osób zgłaszających naruszenia prawa UE.

Artykuł 26 dyrektywy przewiduje przedłużenie do 17 grudnia 2023 r. terminu, w którym przedsiębiorstwa sektora prywatnego zatrudniające od 50 do 249 pracowników muszą dostosować się do krajowych przepisów ustawowych i wykonawczych zgodnych z dyrektywą.

Funkcja "Safe Speak" od PeopleForce realizuje wymogi dyrektywy, ponieważ spełnia następujące kryteria:

• zgłaszający pozostaje całkowicie anonimowy,

• tylko upoważnieni członkowie zespołu wyznaczeni przez firmę mają dostęp do raportów,

• kierownik sprawy może zobaczyć datę zgłoszenia i łatwo na nie odpowiedzieć,

• zgłaszający może komentować sprawę i dodawać załączniki, aby ją edytować,

• "Safe Speak" to narzędzie przeznaczone wyłącznie do zgłoszeń pisemnych.

Pełna anonimowość i bezpieczeństwo zgłoszeń? Tak!

Możecie być pewni, że stosowane przez nas metody szyfrowania zapewniają maksymalne bezpieczeństwo i anonimowość Twoim pracownikom.

Kiedy ktoś zgłasza sprawę za pośrednictwem "Safe Speak", jest ona szyfrowana automatycznie – strona anonimowego zgłaszania spraw jest niezależna od systemu PeopleForce. Oznacza to, że użytkownicy nie muszą logować się do niej za pośrednictwem PeopleForce i nie ma technicznej możliwości, aby ktokolwiek odkrył tożsamość zgłaszającego, ponieważ jedynie on będzie posiadać klucz dostępu do sprawy. Dodatkowo dla pewności wdrożyliśmy ochronę hasłem oraz nie śledzimy ani nie przechowujemy żadnych danych osobowych.

Anonimowość jest naszym najwyższym priorytetem. Tożsamość Twoich pracowników będzie w pełni chroniona i poufna. Ani pracownicy PeopleForce, ani usługodawca nie będą mieć dostępu do żadnych informacji poza tymi, które zostaną podane w formularzu zgłoszenia lub załącznikach.

Ważne! Przy przesyłaniu obrazów lub dokumentów zwróć uwagę, czy nie zawierają metadanych, takich jak dane EXIF. Nie anonimizujemy tego rodzaju informacji. Zachowaj szczególną ostrożność w przypadku jakichkolwiek potencjalnie niebezpiecznych informacji.

Unikalna struktura łącza do firmowej strony zgłaszania nieprawidłowości uniemożliwia użycie wzorca w celu uzyskania dostępu do podobnych stron w przypadku innych firm.

Nie potrzebujesz innych narzędzi, aby zadbać o anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości. 

Mamy nadzieję, że Twój zespół nigdy nie będzie musiał korzystać z funkcji "Safe Speak". Jeśli jednak zajdzie taka potrzeba, "Safe Speak" będzie najlepszym narzędziem do zgłaszania nieprawidłowości.

To tanie i proste rozwiązanie, które nie wymaga żadnego kodowania ani dodatkowych integracji. Wszystko, czego potrzebujesz, to moduł PeopleDesk, który zapewnia pełną kontrolę i sprawną obsługę. Domyślnie kanał "Safe Speak" jest wyłączony, ale możesz je włączyć w dowolnym momencie w ustawieniach modułu PeopleDesk

Dowiedz się więcej o module PeopleDesk i jak łatwo zarządzaniu sprawami w Twojej firmie.

Ważne! Sprawy anonimowe są obsługiwane w taki sam sposób, jak zwykłe sprawy. Różnią się jedynie wyraźnym oznaczeniem na liście zarządzania sprawami.

Kiedy do zgłoszonej anonimowo sprawy zostanie przypisany manager, osoba zgłaszająca może sprawdzić imię managera oraz zobaczyć jego awatar i upewnić się, że sprawą zajmie się osoba niezwiązana ze skargą / prośbą.

Wsparcie kultury zaufania i transparentności

W PeopleForce doceniamy kluczową rolę firm w budowaniu kultury zaufania i przejrzystości. Chcemy sprawić, że pracownicy będą chętniej zgłaszać swoje obawy, nim te przerodzą się w poważniejsze problemy. Aktywnie promujemy odpowiedzialne zgłaszanie nieprawidłowości w obszarze HR i procesów biznesowych.

Korzystając z funkcji "Safe Speak" pokazujesz, że stawiasz na inkluzywność i budujesz zespół, w którym każdy głos ma znaczenie. Dbaj o swoją kulturę organizacyjną, stosując zasady "speak-up culture", a "Safe Speak" od PeopleForce Ci w tym pomoże.

Bardzo chcemy poznać Twoją opinię na temat tej nowej funkcji! Nie wahaj się i napisz do nas, jeśli masz jakieś pytania lub uwagi dotyczące anonimowego zgłaszania spraw.

⚠️ Szczegółowy przewodnik dotyczący korzystania z funkcji "Safe Speak" znajdziesz w bazie wiedzy PeopleForce.

Pozostań z nami w kontakcie, aby dowiedzieć się więcej o przyszłych aktualizacjach i kolejnych nowościach!