Функція Safe Speak у PeopleForce: Місце безпеки та анонімності для вашої команди

Щоб уможливити справді безпечне робоче місце та посприяти добробуту команди, дуже важливо, щоб люди могли вільно повідомляти про все, що їх турбує. Однак можуть виникати ситуації, про які важко говорити відкрито, наприклад, домагання, конфлікти в колективі та інші проблеми, що викликають занепокоєння. Як у таких випадках співробітник може залишитися почутим, привернути увагу до проблеми та забезпечити повну анонімність?

Ми пропонуємо рішення для вашої команди. Safe Speak - це нова функція в модулі кейс-менеджменту PeopleDesk. З її допомогою ваші співробітники зможуть створювати повністю анонімні кейси.

Подивіться відео, щоб дізнатися про нову функцію на практиці та зрозуміти, як і для чого вона використовується.

Але що таке Safe Speak від PeopleForce?

Safe Speak - це анонімне джерело для співробітників та довірених третіх осіб, які можуть повідомляти про проблеми або правопорушення у команді.

Повідомити про складну проблему - це акт мужності. Саме тому ми підтримуємо культуру прозорості та пропонуємо місце, де ваші співробітники можуть реалізувати свої сміливі вчинки.

У той же час, ви, як керівництво, отримуєте можливість вислухати, визнати та врахувати їхні голоси, а також отримати глибше розуміння проблем в організації.

Ось перелік питань, про які ваша команда може повідомити за допомогою нашого інструменту:

• Фінансові порушення

• Харасмент та мобінг на робочому місці

• Порушення техніки безпеки

• Корупція

• Екологічні проблеми

• Порушення безпеки даних

• Недотримання певних вимог

• Неетична поведінка

• Корпоративна помста

• ... та багато іншого

Важливо, що ви також можете увімкнути анонімні кейси для зовнішніх третіх сторін, наприклад, щоб зробити процес рекрутингу більш прозорим і дозволити вам відстежувати будь-які проблеми. Ось чому Safe Speak може бути доступним для кандидатів за посиланням. Ви можете обрати, ділитися з ними цією опцією чи ні.

Safe Speak та Директива ЄС про викривачів

Впровадження функції Safe Speak підтримає Директиву ЄС про викривачів, яка є критично важливою в сучасних умовах для формування корпоративної культури, що цінує прозорість та підзвітність.

Гаразд, хто такі викривачі та як вони захищені?

З точки зору бізнесу, викривач - це особа, яка викриває або повідомляє про незаконну, неетичну або неналежну діяльність в організації.

Законодавство про захист викривачів у Європейському Союзі регулюється Директивою (ЄС) 2019/1937, ухваленою 23 жовтня 2019 року і спрямованою на захист осіб, які повідомляють про порушення законодавства ЄС на робочому місці.

Стаття 26 Директиви продовжила термін для підприємств приватного сектору з чисельністю працівників від 50 до 249 осіб для приведення нормативно-правових актів у відповідність до Директиви до 17 грудня 2023 року.

Safe Speak від PeopleForce підпадає під вимоги директиви, оскільки відповідає наступним пунктам:

• Автор залишається повністю анонімним

• Доступ до кейсів мають лише уповноважені члени команди, визначені компанією

• Кейс-менеджер може бачити дату повідомлення та легко відреагувати на нього

• Автор може коментувати кейс і додавати вкладення для його редагування.

• Safe Speak - це інструмент лише для письмових, невербальних кейсів.

Так, спілкування повністю безпечне та анонімне

Будьте впевнені, наші методи шифрування застосовуються для того, щоб зробити процес доповіді та викривання максимально безпечним та анонімним.

Коли людина подає кейс через Safe Speak, той шифрується - сторінка анонімного подання заяв знаходиться поза системою PeopleForce. Це означає, що користувачам не потрібно входити в систему PeopleForce, і ніхто не має технічної можливості розкрити особу заявника. Тільки автор має ключ для доступу до справи. Ми додали захист паролем, не відстежуємо і не зберігаємо персональні дані.

Анонімність - наш головний пріоритет. Особистість ваших співробітників буде повністю захищена і збережена в таємниці, ні PeopleForce, ні наш постачальник послуг не матимуть доступу до будь-якої інформації, окрім тієї, що міститься у самому кейсі або вкладеннях до нього.

Просто нагадування: можливо, завантажені співробітником зображення і документи можуть містити метадані, такі як EXIF, які ми не анонімізуємо, тому будьте обережні з будь-якою потенційно секретною інформацією.

Унікальна структура посилання на сторінку подачі анонімних кейсів компанії унеможливлює використання такого ж шаблону для доступу до подібних сторінок інших компаній.

Єдине рішення для викривачів, яке стане у нагоді

Safe Speak - це функція, яка, ми сподіваємося, ніколи не знадобиться вашій команді. Але це єдина функція, яка повністю задовольняє будь-які потреби викривача.

Це економічно ефективний і простий інструмент, який не потребує кодування або додаткової інтеграції. Все, що вам потрібно - це продукт PeopleDesk, який забезпечує повний контроль і швидке вирішення проблем. За замовчуванням функція Safe Speak вимкнена в Налаштуваннях, але ви можете увімкнути її в PeopleDesk будь-коли.

Ви можете дізнатися більше про PeopleDesk та кейс-менеджмент тут.

Слід зазначити, що анонімні кейси обробляються так само, як і звичайні, але з чітким розмежуванням в управлінні кейсами.

Також важливо знати, що після подання анонімного кейсу та призначення менеджера, викривач бачитиме аватар та ім'я менеджера, і це гарантує, що питанням займатиметься людина, яка не має відношення до змісту кейсу.

Підтримка культури довіри та прозорості

PeopleForce підтримує ключову роль корпоративних організацій у формуванні культури довіри та прозорості. Давайте зробимо так, щоб співробітники частіше висловлювали свої занепокоєння ще до того, як вони перетворяться на більш серйозні проблеми. Ми активно заохочуємо відповідальне звітування кожного щодо HR та бізнес-процесів.

З функцією Speak Safe ви підтримуєте інклюзивний підхід, де кожен голос має значення. Розвивайте свою корпоративну культуру на основі принципів культури відкритого спілкування - і PeopleForce з функцією Safe Speak допоможе вам на кожному кроці цього шляху.

Ми з нетерпінням чекаємо на ваші думки щодо цієї нової функції! Будь ласка, вільно звертайтеся до наших менеджерів з вашими відгуками або будь-якими питаннями щодо анонімних кейсів, які у вас можуть виникнути.

⚠️ Для отримання повної інформації про використання функції Safe Speak зверніться до бази знань PeopleForce.

Слідкуйте за подальшими оновленнями та випусками, та залишайтеся на зв'язку з нами!