Трансформація HR-стратегії та процесів в AWT Bavaria – з PeopleForce

Компанія AWT Bavaria, що стоїть за такими знаковими брендами, як BMW, Rolls-Royce та Aston Martin, прагнула до більшого, ніж просто лідерства в автомобільному світі – вона вирішила поставити своїх людей у пріоритет. Цей шлях розпочався з PeopleForce, щоб через автоматизацію трансформувати роботу: від управління рекрутингом до створення безперешкодного онбордингу нових співробітників і т.д. Компанія зробила ставку на розумний шлях розвитку.

Ближче знайомимось із захоплюючою історією успіху AWT Bavaria – у нашій статті.

Знайомство з компанією

AWT Bavaria працює в конкурентній автомобільній галузі, керуючи такими знаковими брендами, як Aston Martin та BMW. Маючи понад 450 співробітників у різних локаціях, компанія була рішуче налаштована перестати підтримувати застарілі ідеї та тип менеджменту, і створити гнучке робоче середовище за європейським стандартом.

Виклики для команди

До початку співпраці з PeopleForce компанія AWT Bavaria зіткнулася з низкою проблем у своїх HR-процесах, а саме:

Перешкоди у рекрутингу

Процес найму в компанії базувався на ручному відстеженні кандидатів і листуванні електронною поштою, що призводило до неефективності та затримок. Сабріна описала його як "трудомісткий і безплідний, оскільки рекрутери витрачали більше часу на паперову роботу, ніж на пошук чудових талантів".

Неструктурований онбординг

Відсутність належного процесу онбордингу з чіткими інструкціями та прикладами призводила до плутанини та високого рівня відмов під час випробувального терміну. Нові працівники залишалися без чітких вказівок, що негативно впливало на їхній початковий досвід та утримання на роботі.

Відсутність управління ефективністю

Оцінювання ефективності проводилася вручну, що призводило до незадовільного досвіду співробітників і процесу, який не відповідав цілям розвитку компанії. Такий підхід був неефективним і не давав співробітникам структурованої оцінки та чітких можливостей для зростання. Відсутність ефективних механізмів зворотного зв'язку також створювала розрив між менеджерами та працівниками. Як стратегічний партнер PeopleForce, AWT Bavaria рада була спільно працювати над побудовою інструменту оцінки ефективності, що вирішив ці проблеми та покращив загальний процес.

Обмежена прозорість

Співробітники компанії критикували її за брак відкритої комунікації, особливо за попереднього керівництва. Сабріна наголосила на необхідності "розвивати культуру прозорості та довіри, підкріплену інструментами, які могли б сприяти відкритому діалогу".

Ці больові точки дали зрозуміти, що AWT Bavaria потребує комплексного, сучасного HR-рішення для підтримки трансформації в організацію, орієнтовану на людей.

Трансформація управління рекрутингом

Колись рекрутинг в AWT Bavaria був болісно довгим та інтенсивним процесом, сповненим безлічі недоліків; ланцюжки електронної пошти, таблиці та багато іншого обтяжували команду в процесі відстеження кандидатів.

Але за допомогою PeopleForce відбулися:

• Автоматизація воронки найму: AWT Bavaria замінила ручне написання та відстеження електронних листів на автоматизовану воронку рекрутингу. Це дозволило рекрутерам легко керувати статусами кандидатів, планувати співбесіди та просувати кандидатів по етапах найму без затримок.
• Інтеграція з сайтами вакансій: PeopleForce дозволяє розміщувати вакансії на кількох платформах, включаючи LinkedIn та місцеві сайти з працевлаштування, такі як robota.ua, work.ua та Djinni. Це дозволило розміщувати вакансії в один клік, одразу після надсилання оголошення про вакансію, щоб отримати доступ до технічних та стратегічно важливих талантів.
• Найм на основі даних: Перевірений механізм звітності виявив певні перешкоди у процесі, такі як причини відсіву кандидатів, що дало змогу вдосконалити стратегію набору талантів.
• Інсайти у рекрутинговій звітності: Використовуючи інструменти звітності PeopleForce, команда проаналізувала відсів кандидатів, щоб виявити причини проблем із наймом на складні вакансії, наприклад, на позицію PR-менеджера. Це стало основою для стратегічних вдосконалень.
• Найм на основі оціночних листів: Система оцінювання PeopleForce забезпечила його прозорість, при цьому для просування по етапах воронки, кандидату потрібно було досягти 75% відповідності очікуванням.
• Автоматизація рекрутингу: Тегування та автоматизовані емейли покращили комунікацію з кандидатами, гарантуючи, що жодна деталь не випаде з поля зору.

Ми хотіли б підкреслити, як функція оціночного листа забезпечила прозору оцінку кандидатів, та дозволила HR-команді об'єктивно оцінити відповідність необхідним культурним та професійним навичкам. Цей інструмент відіграв вирішальну роль у забезпеченні справедливого та послідовного прийняття рішень про найм.

Основні результати

• Найм став на 50% швидше.
• Рекрутери тепер зосереджуються на змістовних розмовах з кандидатом, а не на паперовій роботі.
• Покращено досвід кандидатів завдяки прозорому та ефективному спілкуванню.

Оновлення процесу онбордингу

До впровадження PeopleForce адаптація була однією з найслабших сторін AWT Bavaria. Нові працівники часто не отримували достатньої підтримки для виконання своїх обов'язків, що призводило до високого рівня відсіву під час випробувального терміну. 

З PeopleForce адаптація перетворилася на добре структурований, цікавий процес:

• Воркфлоу: HR-департамент використав PeopleForce для розробки індивідуальних планів онбордингу – наприклад, призначив завдання членам команди, в тому числі ІТ-відділу, для налаштування обладнання, а лінійним керівникам – для проведення тренінгів конкретним ролям.

• Інтеграція buddy-програми: Завдяки призначенню “робочих приятелів” новим працівникам через PeopleForce, співробітники відчувають підтримку та залученість з першого дня роботи.
• Автоматизовані чек-іни та опитування: Заплановані оцінки після двох тижнів та середини випробувального терміну допомогли менеджерам відстежувати прогрес і задоволеність співробітників. Опитування зворотного зв'язку давали чітке уявлення про динаміку команди та виявляли сфери, які потребують вдосконалення.

Сабріна додала, що автоматизація допомагає з першого дня випробувального терміну, а всі ІТ-налаштування тепер перевірені та відстежуються. Вона також підкреслила, що плани онбордингу, розбиті по конкретних ролях, містять чіткі та вимірювані результати та допомагають новим працівникам легше адаптуватися до роботи.

Основні результати:

• 95% успішного проходження випробувального терміну.
• Зменшення навантаження на HR-команди завдяки автоматизації завдань.
• Сильніша інтеграція новачків у команду та вища задоволеність співробітників під час адаптації.

Оцінка ефективності та покращення культури зворотного зв'язку

Протягом багатьох років в AWT Bavaria не було формального управління ефективністю, і через це співробітники не мали чітких шляхів для професійного зростання та конструктивного зворотного зв'язку. PeopleForce запровадила більш прозору та структуровану систему оцінки ефективності з постійним зворотним зв'язком:

• Налаштовувані оцінки компетенцій: PeopleForce  надала можливість AWT Bavaria адаптувати оцінки до різних ролей, забезпечивши їхню справедливість і релевантність. Такі компетенції, як лідерство, делегування та орієнтація на команду, набули різних коефіцієнтів ваги на основі вимог до тієї чи іншої посади.

• 360-градусний зворотній зв'язок: Команда використовувала інструменти оцінки PeopleForce, щоб розвивати культуру регулярної комунікації. Тепер співробітники сприймають зворотний зв'язок як можливість для зростання, а не як критику.
• Швидкі та продуктивні процеси: Всі оцінювання, від перевірок на випробувальному терміні до щорічних оцінок, проводяться в цифровому форматі, що значно економить час і ресурси.
• Оцінювання під час випробувального терміну: Співробітники оцінювалися під час випробувального терміну з використанням тієї ж системи компетенцій, що й під час щорічних оцінок, що забезпечило послідовність у відстеженні результатів.

• Плани дій для саморозвитку: Функція управління завданнями (to-do) дозволила керівникам встановлювати чіткі цілі розвитку для співробітників, які потребують вдосконалення, стимулюючи прогрес і відповідальність.

Крім того, нові функції дозволили AWT Bavaria виявити прогалини в лідерстві та спрямувати бюджети на додаткове навчання туди, де вони найбільше потрібні. Навіть інтегрована функція управління завданнями дозволила чітко встановити цілі розвитку для тих, хто погано виконує свої обов'язки, що згодом сприяло покращенню їхньої роботи.

Основні результати

• На 20% підвищено ефективність роботи всієї організації.
• Прозорі процеси оцінювання, яким довіряє команда.
• Зміна культури в бік проактивного, орієнтованого на зростання зворотного зв'язку.

Підписання документів за допомогою електронного підпису в PeopleForce

• Масове створення документів: PeopleForce отримав схвалення за чудову здатність керувати документообігом, особливо в бюрократичному середовищі. Однією з особливостей, яка отримала високу оцінку, була функція масового створення документів, яка дозволяє організаціям створювати документи і додавати їх до профілів співробітників.
• Електронний підпис: Функція електронного підпису дозволила відмовитися від необхідності фізичної присутності для підписання документів, що є важливим покращенням для віддаленої роботи. Це не лише зменшило використання паперу, але й заощадило час для команд, оскільки співробітникам більше не потрібно їздити до офісу, щоб підписати документи.
• Підвищення ефективності: Сабріна підкреслила, що система заощаджує час і відповідає їхній меті – бути сучасною організацією, що керується цифровими технологіями.

Три ключові моменти у досвіді роботи AWT Bavaria з PeopleForce:

Окрім рекрутингу, адаптації та управління ефективністю, PeopleForce забезпечила тривалі переваги для HR-стратегії AWT Bavaria:

• Відповідність вимогам та безпека: Інструмент Safe Speak з можливістю анонімного повідомлення (викривання) для створення безпечнішого, більш інклюзивного робочого місця, де співробітники можуть комфортно та безпечно висвітлювати делікатні питання. 

• Ефективна комунікація між департаментами: Створення масових документів та можливості електронного підпису, які можуть заощадити цінний робочий час та ресурси.
• Залучення співробітників: Співробітникам сподобалися зручні функції PeopleForce, такі як мобільний додаток і розділ новин, які об'єднують комунікацію в більш централізований спосіб, та спрощують при цьому роботу з HR-інструментами.

Взаємодія AWT Bavaria з PeopleForce ілюструє всебічні можливості HR-платформи у забезпеченні ефективності, безпеки та залученості в HR-процеси. Дотримання нормативних вимог, зменшення кількості етапів документообігу та покращення комунікації завдяки PeopleForce допомогли AWT Bavaria отримати більш ефективну та логічно побудовану HR-стратегію.