Як YouScan підтримує гнучкість і ефективність своїх HR-процесів за допомогою PeopleForce

Change-менеджмент, впровадження змін на декількох рівнях у компанії, нові процеси та системи – це завжди непросто, особливо в умовах мультинаціональної команди. На прикладі нашого партнера показуємо, що з усім цим цілком можна впоратися, заручившись підтримкою PeopleForce. Говоримо з Галиною Марчук, Chief People Officer у YouScan – продуктовій компанії повного циклу, яка розробляє систему моніторингу соціальних мереж для маркетинг спеціалістів і команд. 

Про YouScan

PeopleForce співпрацює з YouScan вже понад чотири роки, а обʼєднує нас доволі схожа філософія, яка і допомогла максимально влучно підлаштувати HR-платформу до потреб організації. "В основі нашого світогляду лежить ефективність процесів, і ми дуже серйозно ставимося до пошуку слабких ланок та роботи над ними", – ділиться Галина. Компанія дуже гнучка та працює як над фідбеком, так і над змінами у процесах.

Шлях до прозорості процесів і доступності даних

Команда YouScan починала з самостійного управління HR та рекрутинг процесами, цим займалися засновники компанії і хайрінг-менеджери. Всі записи команда тоді вела в Excel, але у таблиць були свої недоліки, які не відповідали HR-підходам та прагненням компанії.

Проблеми і виклики, які стояли перед YouScan:

• Ризик помилок і неточностей через людський фактор.
• Значні витрати часу на рутинні завдання.
• Неможливість відслідковувати історію змін.
• Недостатня залученість хайрінг-менеджера у процес найму з одного боку і заплутаність процесів для рекрутера з іншого.
• Необхідність отримання аналітики для прийняття стратегічних рішень

З часом зростаючі потреби бізнесу спонукали компанію прийняти рішення про залучення окремого спеціаліста під задачі HR та рекрутингу. YouScan прагнули побудувати процеси, які б відповідали кращим ринковим практикам, зокрема, запровадити автоматизацію. Саме тоді Галина доєдналася до команди.

Вибір вендора

Важливо відзначити, що на момент пошуку вендора у YouScan вже було чітке розуміння своїх процесів, і вони шукали систему, яка підлаштується під них. Компанії не подобалось, що великі вендори пропонують системи з обмеженою кількістю опцій, тобто, у такому випадку система сама диктуватиме, як HR має налагодити процеси у компанії.

“У мене був досвід роботи з різними enterprise-системами, включаючи кілька рекрутингових платформ, як комерційних, так і кастомних. Чесно кажучи, жодна з цих систем не відповідала моїм очікуванням і не дозволяла організувати процеси так, як я цього хотіла”.

Галина як Chief People Officer взяла на себе відповідальність за вибір системи — склала список вендорів, підготувала перелік вимог, ходила на демо, тестувала системи та проставляла рейтинги. Незважаючи на те, що на той момент платформа PeopleForce була ще на ранніх етапах розвитку і її функціонал був не таким широким, як зараз, система вже вражала своїми можливостями та гнучкістю, тож команда YouScan зупинила свій вибір на ній.

Історія адопшену платформи

Після прийняття рішення про інтеграцію HR-платформи PeopleForce, YouScan розпочав впровадження, яке стало ключовим етапом масштабування їхніх бізнес-процесів. Важливим аспектом етапу адаптації була оперативна підтримка з боку success-менеджера PeopleForce:

"Я могла у будь-який момент звернутися з питанням і завжди отримувала відповідь, ми разом знаходили шляхи реалізації рішення, навіть якщо на той момент такого функціоналу не було в системі. Декілька разів PeopleForce навіть розробляв окремі функції під наші запити”.

Після завершення інтеграції та налаштування платформи під потреби YouScan, компанія почала поступово переводити команду на нові процеси.

“Change-management це завжди непросто”, наголошує Галина. “Я почала з того, що заручилася підтримкою менеджерів, навчила їх користуватися системою, показала її переваги, щоб вони могли зі свого боку впливати на колег і стимулювати їх якнайшвидше долучатися до щоденної роботи з PeopleForce”.

Найбільший виклик полягав у залученні співробітників, які довго працюють у компанії, до нових процесів, оскільки це передбачало необхідність змінювати їхні звички. Проте завдяки впевненості та постійному нагадуванню, команда поступово адаптувалася і повністю перейшла на PeopleForce. У новачків взагалі не виникало жодних складнощів із освоєнням системи.

Майже одразу після успішного впровадженя CoreHR функціоналу, YouScan підключив продукт Recruit, і хайрінг-менеджери були надзвичайно задоволені тим, що не треба освоювати жодну нову систему, що процеси найму можна організувати на вже знайомій платформі. Це значно підвищило ефективність команди і рівень задоволення роботою.

HRM-платформа як запорука гнучкості та ефективності HR процесів

Після впровадження платформи PeopleForce компанія YouScan відчула значні позитивні зміни на різних рівнях:

Зміни для HR-лідера

Для Галини, відповідальної за всі HR-процеси у компанії, PeopleForce став незамінним щоденним інструментом і основним джерелом інформації, з яким звіряються усі департаменти:

“Завдяки PeopleForce, я можу бути впевнена у тому, що вся необхідна інформація відображається на платформі і своєчасно оновлюється. Будь-які зміни, такі як перегляд заробітної плати або переведення на іншу позицію, менеджери одразу вносять у систему і вони автоматично стають доступними для всіх. Тож спеціалісти з HR, бухгалтерії чи IT відділу завжди мають актуальні дані. В будь-який момент можна переглянути історію змін, підготувати звіти – наприклад, для інвестора чи для аудитора”.

Зміни на рівні менеджменту

Для менеджерів PeopleForce — це про прозорість. Вони можуть у будь-який час перевірити статус вакансії, уточнити інформацію про співробітника, отримати дані про перегляд зарплати чи ролі, а також заплановані відсутності та свята в різних локаціях та країнах. Таким чином, всі можуть слідкувати за процесами і залишатися в курсі важливих змін.

Менеджери також мають доступ до репортингу, включно із кастомними звітами під їхні потреби, і можуть самостійно переглядати дані, коли в цьому є необхідність.

Зміни на рівні команди

Основний юзкейс для співробітників — це онбординг і запити на відсутності. PeopleForce спрощує ці процеси як для них, так і для HR менеджера, адже зникає необхідність задавати додаткові питання і уточнювати статус відсутності по декілька разів. Це значна економія часу.

Також, завдяки системі, команда завжди має інформацію про актуальну організаційну структуру компанії, включаючи підпорядкування, локації та мови спілкування, що особливо актуально для мультинаціональної команди YouScan. А календар дає можливість відслідковувати усі події в команді: відпустки, дні народження, річниці.

Ключові результати впровадження PeopleForce

Загалом, в результаті інтеграції платформи, YouScan досягла таких результатів:

• Прозорі та ефективні HR процеси: автоматизація рутинних задач спростила роботу з даними, а також полегшила доступ до них для всіх членів команди, та зменшила кількість помилок, зумовлених ручною обробкою інформації.
• Економія часу до 60%: після впровадження автоматизованих процесів значно скоротилась комунікація між департаментами стосовно операційних питань (таких як онбординги, офбординги, переведення на нову позицію, перегляди зарплат і т.п.).
• Ефективний репортинг: завдяки платформі, YouScan oрганізували історичні дані, значно спростили і автоматизували свій репортинг.
• Прозорість у процесах рекрутингу: рекрутери можуть підлаштовувати пайплайни під вакансію, а наймаючі менеджери можуть відстежувати статус вакансії в режимі реального часу.
• Можливість відстежувати життєвий цикл співробітника: від співбесіди до офбордингу, всі дані про співробітника доступні на одній платформі, при цьому можна ефективно розмежовувати доступи для різних ролей.

Роль інтеграцій

Команда YouScan підкреслює, що інтеграції є ключовим елементом, який робить PeopleForce настільки ефективною системою. Вона дозволяє охопити всі HR-процеси – від пошуку кандидатів до офбордингу й управління активами. Серед улюблених інтеграцій YouScan:

• Slack для своєчасного сповіщення всіх залучених співробітників про важливі події, такі як видача техніки, відсутності тощо.
• LinkedIn, Prospector, Djinni для синхронізації даних кандидатів та централізації процесу найму на одній платформі.
• Google Calendar для спрощення процесу планування зустрічей.

Особливу роль для компанії відіграє інтеграція IT і HR процесів через API PeopleForce. IT-команда автоматично отримує сповіщення про всі зміни — нові найми, переведення між департаментами, офбординги — і, використовуючи цю інформацію, створює та підтримує типові правила доступу, які підходять співробітнику на його позиції. Завдяки цій інтеграції у команди є можливість миттєво закрити доступ людині під час офбордингу, що є критичним з точки зору безпеки.

Чому YouScan готовий радити PeopleForce іншим бізнесам

Усі HRM системи різні, і ідеальної для всіх не існує. Проте, Галина часто рекомендує PeopleForce своїм колегам-HR спеціалістам, оскільки саме ця платформа ідеально підходить тим, хто цінує:

• Відмінне співвідношення ціни та якості: PeopleForce дійсно вирішує проблеми бізнесу за розумною ціною.
• User-friendly інтерфейс, що робить роботу з системою приємною та простою.
• Можливість працювати через мобільний додаток.
• Гнучкість у налаштуванні системи відповідно до потреб бізнесу.
• Локальні support та success-команди, які надають живу комунікацію українською мовою, а не просто відповідають шаблонними фразами.

PeopleForce також радить Леонід Литвиненко, СЕО і кофаундер YouScan: