Як EchoGlobal будує процеси рекрутингу та HR у PeopleForce

Про EchoGlobal

EchoGlobal працює у сфері IT-аутстафінгу та рекрутингу, і забезпечує IT-компанії Північної Америки та Західної Європи талановитими спеціалістами зі Східної Європи, Балтії, Балкан та Туреччини. Під час початку пандемії в 2019-2020 роках компанія прийшла до необхідності оптимізувати рекрутинг та HR-процеси, а тому розглядала HRM-системи, які варті уваги та можуть запропонувати зручний функціонал. 

Саме PeopleForce з того часу є HR платформою компанії, тому нам стало цікаво, як відбувається взаємодія між двома командами, наскільки добре співробітники EchoGlobal адаптуються до автоматизації, та як побудована робота з ними в умовах віддаленої роботи та релокейту.
Ми поговорили з HR-спеціалістом та COO EchoGlobal Захаром Пікулицьким і лід-рекрутеркою та бізнес-партнеркою компанії Вікторією Мачко про те, що потрібно для проактивного діалогу між компанією-замовником та HR-платформою, та як здобувати максимум від такої співпраці.

Як прийшли до вибору HR-платформи та чому саме PeopleForce?

Керівництво компанії почало схилятися до впорядкування процесів приблизно у 2019 році, і причиною для того стало бажання автоматизувати рекрутинг, який відбирав найбільше часу. 

На той момент EchoGlobal користувалася іншим функціоналом, який врешті-решт поставив перед командою дві проблеми:

• Відсутність можливості надалі оптимізувати більшу кількість процесів, окрім рекрутингу, – наприклад, HR-менеджмент – та обʼєднувати їх в єдиній системі
• Небажання компанії-постачальника послуг розвиватися та розвивати свій продукт.

Компанія провела дослідження ринку та прийшла до висновку, що саме PeopleForce зможе допомогти у вирішенні описаних проблем. В першу чергу, на користь нової HR-платформи зіграла її модульність та гнучкість, можливість підʼєднувати різні процеси в єдину екосистему. Таким чином, EchoGlobal з 2019 року приєдналася до PeopleForce та наразі є одним із найактивніших її користувачів.

Як побудована робота з PeopleForce?

Перехід на платформу PeopleForce відбувся поступово – спочатку компанія дочекалася повноцінного релізу модуля PeopleRecruit, який дозволив повністю перевести рекрутинг-процеси та закрити всі побажання з приводу рекрутингу в єдиній системі. Наразі EchoGlobal поступово випробовує увесь доступний функціонал та користується більшістю вбудованих функцій та модулів, з-поміж яких PeopleHR, PeopleRecruit, PeoplePerform та ін.

Налаштуванням платформи займається декілька людей, в залежності від своїх робочих задач. Для процесів HR-менеджменту вистачає зусиль одного спеціаліста, контролем рекрутингу також займається одна людина. Далі відповідальні за свої процеси отримують доступи до функціоналу та підключаються до взаємодії. 

Але великою частиною роботи з PeopleForce є саме спілкування та проактивність:
“З мого досвіду, в бізнесі виграє сервіс. Одна з найбільших та найвагоміших переваг PeopleForce – сервіс та бажання йти на діалог, при чому на найвищому рівні. Я тричі за цей рік спілкувався із засновником PeopleForce, Ендрю Сетінічем, який завжди щиро зацікавлений почути про наш досвід та отримати зворотний звʼязок”, — розповідає Захар Пікулицький, COO та HR-спеціаліст EchoGlobal.

Використання модуля PeopleRecruit

Цілком зрозуміло, що як компанія у сфері стафінгу, EchoGlobal мала на меті автоматизацію рекрутингу на високому рівні. Вікторія Мачко, як лід-рекрутерка EchoGlobal та керуюча цим процесом, назвала топ-5 функцій, які використовуються найчастіше в повсякденній роботі:

• Hiring-реквести або запити на найм. Аккаунт-менеджер компанії створює запит на найм, коли постає потреба у фахівці певного профілю. Надалі Вікторія та її команда рекрутерів перебирають на себе цей запит, обробляють його та моніторять його розвиток. 

“Я використовую дашборди, щоб особисто слідкувати за тим, як йде набір, чи виникають помилки, та чи потрібна допомога рекрутинг-менеджерам”, – ділиться Вікторія.

• Функціонал вакансій та воронка найму. З огляду на те, що воронка кастомна, рекрутерам зручно створювати власні етапи та власні окремі воронки на вакансії, а також використовувати мультивибір при перенесенні кандидатів. 
• База кандидатів. Компанії подобається, що платформа допомагає зібрати велику єдину базу, додати кандидатів абсолютно з різних ресурсів, закріпити їх за різними вакансіями та зберегти всю історію спілкування від першого контакту. 
• Інтеграції. Особливо зручною виявилася інтеграція з Google-календарем, яка дозволяє призначати інтервʼю з кандидатом, створювати їх та переходити за лінком у зустріч. 
• Парсинг за допомогою PeopleProspector. Рекрутери EchoGlobal використовують розширення щодня та оновлюють свою базу кандидатів саме через нього.

“Подобається, що для додавання кандидата в базу не потрібно витрачати багато часу, оскільки це буває затратно при умові, що в рекрутера може бути більше сотні відгуків до вакансії”, – розповідає Вікторія.

Моніторинг ефективності рекрутерів

До речі, про рекрутерів. Оскільки саме рекрутинг-команда – вагомий ресурс компанії, що займається аутстафінгом, моніторити їхню ефективність необхідно регулярно хоча б для того, щоб розуміти, наскільки активно просуваються пошуки спеціалістів, та як покращити цей процес. 

В EchoGlobal рекрутери, як і більшість співробітників, працюють віддалено – тож це ще один фактор перевірити, як на практиці можна застосувати PeopleForce для контролю результату роботи.

“Насправді, про контроль як такий в нас мова не йде – все побудовано на довірливих відносинах, – ділиться Вікторія Мачко, – але PeopleForce допомагає мені тримати руку на пульсі поточних справ та слугує інструментом, який обʼєднує учасників моєї команди в єдиній системі. Я бачу тут:

• Історію роботи спеціаліста. Можна зайти на конкретну вакансію та побачити дати та деталізацію того, що людина зробила за період часу.
• Статистику: кількість знайдених кандидатів подобово, кількість проведених інтервʼю тощо. 
• Оновлення та коментарі. Видно, наскільки активно оновлюється профіль кандидата, на яких етапах та коли додаються коментарі та розширена інформація. 

PeopleForce тут є основним функціоналом, тому саме з його відомостей мені стає зрозуміла картина ефективності підпорядкованих мені колег”. 

Яким іще чином EchoGlobal контролює ефективність? Тут на допомогу приходять зустрічі з командою.

Автоматизація зустрічей 1:1 y PeoplePerform

В EchoGlobal добре побудований процес регулярних зустрічей для обговорення задач. Відбуваються вони в компанії з періодичністю у 2 місяці.

Захар Пікулицький як HR-менеджер зі свого боку ділиться досвідом використання функціоналу зустрічей:

• Темплейти. У платформі існують шаблони зустрічей, які зручно використовувати.
• Action points. “Екшен-пойнти” або пункти дій, які обговорюються на майбутнє до виконання обом сторонам зустрічі, зручно зберігаються та переносяться на наступну зустріч, якщо не відмічені закритими.
• Приховані та видимі нотатки. У нотатки записуються деталі розмови зі співробітником, які потім можуть знадобитися HR-у для подальшої роботи або планування. У приховані нотатки, відповідно, додається інформація, яку ейчар хотів би зберегти, але приховати від співробітника.

Процес постановки цілей для команди EchoGlobal

Від початку використання модуля PeoplePerform, компанія займається постановкою та виконанням цілей OKR. Тонкощами побудови процесу з нами поділилися на прикладі команди рекрутерів.

Етап 1: Стратегічна сесія

Цілі починають будуватися ще на стратегічній сесії компанії, де визначаються напрямки та зони росту. Після того кожний департамент отримує свої OKR.

Етап 2: Встановлення цілей в департаменті

В EchoGlobal відсутнє поняття “непрозорість”: далі усі OKR чітко проговорюються на загальному дзвінку з рекрутерами. На початку 2022 року для рекрутерів цілі були введені в систему для загального бачення.

Етап 3: Чек-іни

Ціль ставиться на певний період – наприклад, якщо говорити про ціль на півроку, після кожних 2 місяців відбувається чек-ін, а співробітнику приходить нагадування. Для чек-іну менеджер також використовує зустрічі 1:1 у PeopleForce: разом зі співробітником переглядає активність, результатівність, статистику в системі, якщо ціль стосується кількісних показників. Результати обговорення на зустрічі зберігаються в нотатках.

Етап 4: Оновлення інформації

Нотатки доступні для рекрутера також – він може особисто заповнити їх, зберегти для себе важливу інформацію. Цілі також відкриті для внесення змін – співробітники самостійно змінюють відсоток виконаної роботи, а система підраховує загальну кількість по даному OKR.

Етап 5: Досягнення цілей

“Бачимо прогрес з точки зору функціоналу: тепер у платформі PeopleForce є можливість по ходу виконання цілі змінювати порядок або дати її дочірніх цілей та ключових результатів. Це важливо, якщо в процесі вивчаєш проблему глибше та додаєш декілька пунктів до виконання”, – відмічає Захар.

Проведення satisfaction survey

EchoGlobal використовує також функції пульс-опитувань – наприклад, проводила в команді загальне масове опитування щодо оцінки рівня задоволеності, або satisfaction survey. 

Конкретно дане опитуваня має понад 30 питань, з-поміж інших тут виокремлений блок eNPS, який дозволяє зрозуміти, наскільки співробітники задоволені роботою та лояльні до роботодавця. 

“Це була одна з найбільших комунікацій з командою, вдалося побудувати великий процес щодо опитування, у якому взяло участь понад 90% учасників. По результатах та за допомогою аналітики платформи (конкретно – модуля PeoplePulse), відбулася презентація для команди, а я як HR-менеджер отримав нові ключові результати для того, як досягти тієї чи іншої цілі в своєму списку OKR. Наприклад, покращити рівень утримання кадрів (retention rate) в компанії мені допомагає саме це опитування, де люди просто та чітко висловилися, чого їм не вистачає”, – коментує Захар Пікулицький.

Використання інших функцій HR-платформи

EchoGlobal також використовує PeopleForce для:

• Оцінки співробітників на 180 та у деяких випадках 360 градусів по завершенню випробувального періоду та після 1 року роботи в компанії.
• Оголошень та новин по компанії: про зміни у вихідних на свята, інші важливі моменти; новини дублюються у платформі та у Slack-месенджері. Також користуються фільтрами та можливістю виключення певних співробітників або категорій, якщо їх не стосується дана новина.
• Кейс-менеджменту у випадку, якщо є проблеми з технікою, та для контролю оплат по ній.

“Також всі в компанії щоденно користуються запитами на відпустки та балансом відсутностей. Це найзручніше, і мені є, з чим порівняти – раніше я писала запити у відділ кадрів про те, скільки днів у мене лишилося, чи я можу їх взяти. Тепер ти просто заходиш і сам на власні очі все бачиш”, – ділиться досвідом Вікторія Мачко.

Топ-5 переваг PeopleForce на думку EchoGlobal:

• Постійні оновлення. Покращення функцій, увага до деталей – це полегшує роботу та позитивно впливає на взаємодію, оскільки це показник того, що компанія розвивається.
• Єдність платформи. Все, що необхідно для роботи, зберігається в одному місці та є доступним для співробітників. Подобається, що платформа має вбудовану ATS-систему.
• Правильна логіка функціоналу для побудови рекрутингових процесів.
• Інтуїтивний інтерфейс у порівнянні зі складнішими аналогами західних платформ.
• Швидкість та доступність команди підтримки, а також активна комунікація навіть на рівні спілкування з керівництвом.

Відгук від EchoGlobal:

"Ви дуже активні, ви багато комунікуєте, берете відгуки та найголовніше – змінюєтеся. Команда PeopleForce дослухається до того, що ми просимо, та дуже швидко відгукується, навіть якщо питання обʼєктивно не можна вирішити за одну хвилину. З нами комунікують та все розʼяснюють, саме це відчуття залученості в процес та турботи позитивно вражає. Ми обговорювали з підтримкою все, що хотіли б змінити або побачити – і за 2 релізи вже були впроваджені суттєві зміни, особливо стосовно рекрутингу. Приємно знати, що компанія чує, що від неї хоче користувач, та йде йому назустріч".
– COO EchoGlobal, Захар Пікулицький.