Співробітники можуть бути найбільшим активом компанії у досягненні корпоративних цілей. При цьому досягнення цілком залежатиме від того, як команда справлятиметься зі своїми обов'язками. І, як не дивно, саме працівники, які демонструють низьку продуктивність, мають бути фокусом для роботи HR-відділу, адже це неабияке питання — зʼясувати, які причини призводять до неефективної роботи.
Роботодавці в 2023 році, як прогнозується, будуть приділяти велику увагу саме до виявлення та усунення цих причин, адже попереду — нові горизонти гібридної роботи. Особливо враховуючи ситуацію в Україні, де існують як обʼєктивні зовнішні фактори (блекаут, проблеми з психічним здоровʼям, необхідність у релокейті, внутрішня міграція), так і приховані фактори. До останніх можуть належати внутрішні блокери команди, про які роботодавець може не здогадуватися, доки не зануриться у мікроменеджмент.
Але що робити, якщо в цілому по компанії спостерігається зниження ефективності роботи у чисельних показниках, але часу на мікроменеджмент не вистачає?
Вирішення проблеми існує — необхідно правильно застосовувати інструменти оптимізації повсякденної роботи спеціалістів, щоб розвантажити їхню рутину та переконатися, що зі сторони роботодавця ви робите усе можливе для ефективності вашої команди ще до виконання роботи. Розглянемо цей сценарій детальніше, але спочатку поговоримо про непродуктивність в цілому.
Неуспішність або непродуктивність на робочому місці виникає тоді, коли якість та швидкість роботи працівника знижується нижче необхідного рівня. Характеристики та серйозність цих ситуацій можуть бути різними, але недостатню ефективність часто характеризують наступні показники:
Продуктивні працівники необхідні будь-якій організації для підтримки її розвитку. А от працівники, які не виконують свої обов'язки, можуть мати небажаний вплив у декількох аспектах:
Кожен роботодавець неминуче стикається з періодами коливання продуктивності, але до цього потрібно ставитися серйозно, коли показники починають перетворюватись на тенденцію. Керівники повинні вміти виявляти працівників, які відчувають труднощі, та усувати першопричини блокерів.
Існує багато причин, чому працівники не виконують свої обов'язки:
Звісно, регулювати непродуктивність команди у різних випадках можна по-різному, але універсальними методами є застосування інструментів для автоматизації або оптимізації робочої рутини. Вони допоможуть команді як мінімум:
Давайте розберемо на прикладах, які конкретні інструменти HRM-систем допоможуть виправити ситуацію, якщо ви помітили у себе в компанії недостатню продуктивність.
Як тільки ви помітили, що працівник не справляється зі своїми обов'язками, потрібно діяти. Сигналом до змін у поведінці можуть послугувати відмітки про щоденний стан на трекері настрою - функції, яка пропонує співробітникам обрати смайл, що відповідає їхньому настрою сьогодні. Якщо ви бачите, що певний співробітник почав сигналізувати про зниження настрою, прослідкуйте, чи це не показник вигорання, та дізнайтеся, чи все добре.
Для виявлення проблем у роботі, почніть з аналізу ефективності співробітника за окремий період та оцініть виконання його обовʼязків та відповідність заявленим компетенціям.
Зробити це можна за допомогою інструментів оцінки Performance Review. Це метод, завдяки якому менеджер зі співробітником (та за необхідністю — із залученням додаткових стейкхолдерів) обмінюються оцінкою та розглядають результати. Оцінка базується на використанні конкретних компетенцій для питань циклу оцінки, тому результат покаже, які компетенції недопрацьовані.
Також менеджеру доступна матриця n-box — інструмент, який допомагає порівнювати між собою прояв компетенцій на робочому місці. Це необхідно для розуміння, як працівник справляється з різними ситуаціями, а результат зазвичай дозволяє порівняти оцінку співробітника з іншими представниками команди, і побачити, продуктивний він чи ні, та проаналізувати причини такої роботи.
Якщо ви виявили непродуктивного співробітника, не спішіть із висновками. Кожний такий випадок потрібно розбирати окремо — адже можливо, що причини тому доволі обʼєктивні.
Перш за все, ви маєте почути відгук від самого співробітника, тому сміливо застосовуйте зустрічі 1-на-1, інструментарій яких дозволить вам обговорити не лише причини та прояви непродуктивності, але і розробити план наступних дій.
Якісно продумана HRM-система дозволяє також призначати відповідального за кроки виконання плану дій, тому ви зможете розмежувати завдання, які потрібно підготувати вам або підлеглому, чия активність на розгляді.
Якщо ви помічаєте, що вам необхідний фідбек не тільки від одного співробітника, але від команди в цілому, продуктивність якої знизилася, використайте опитування, щоб слідкувати за станом.
Для опитувань можна використовувати такі запитання:
Використайте інструмент OKR для того, щоб поставити співробітнику цілі, яких він зможе досягти за визначений проміжок часу. Існує можливість, що саме через незрозумілі або не прописані цілі співробітник може не досягати потрібного результату та не бачити свого внеску в роботу команди.
OKR дозволяють також опрацювати план розвитку працівника, та домовитися з ним про перегляд його поточного стану, активності та продуктивності за певний час.
Цілком зрозуміло, що навіть якщо компанія розуміє необхідність в оптимізації роботи, та навіть має на озброєнні певні ідеї, що саме їй необхідно придбати для своїх співробітників, може пройти час, перш ніж менеджмент захоче серйозно цікавитися можливостями для поліпшення ситуації з непродуктивністю.
Завдання HR-спеціаліста на цьому етапі - продемонструвати готові рішення, які можуть швидко посприяти покращенню досвіду співробітника на робочому місці та підвищити їх зацікавленість у виконанні завдань, якщо фактори непродуктивності були саме у несприятливому середовищі.
А якщо справа у обʼєкивних факторах? Чи є можливості в HRM систем вдіяти щось для стабілізації ситуації у важких умовах праці? Відповідь - так, інструменти роботи з талантами можуть допомогти навіть у такий складний час, як зараз. Існує низка функцій, від налаштувань політик відсутностей, до можливості автоматизації процесів у департаментах для повного комфорту та впевненості вашої команди.
Цікавлять можливості використання інструментів HRM для виявлення причин непродуктивності персоналу? Звертайтеся по допомогу від наших спеціалістів, які допоможуть визначити функції у системі PeopleForce для вирішення вашої проблеми. Бронюйте демо-презентацію, де спеціаліст продемонструє на прикладі усі переваги системи для того, щоб ви змогли прокачати свою команду та підвищити рівень її ефективності.
Фонд KOLO перезапускає ініціативу “Задонать відпустку” за підтримки PeopleForce
Для QuartSoft інтеграція PeopleForce через гнучкий API з інструментами, як Jira, PowerBi, DocuSign і Microsoft Teams, стала рішенням для автоматизації HR-процесів і покращення взаємодії між відділами.
Розповідаємо, як PeopleForce допоміг YouScan масштабувати свої HR процеси, підтримуючи їх гнучкість та ефективність.