Как HRM-инструменты помогают бороться с непродуктивностью в команде

Сотрудники могут быть самым большим активом компании в достижении корпоративных целей. При этом достижение целиком будет зависеть от того, как команда будет справляться со своими обязанностями. И, как ни странно, именно сотрудники, которые демонстрируют низкую производительность, должны быть фокусом для работы HR-отдела, ведь это большой вопрос - выяснить, какие причины приводят к неэффективной работе.

Работодатели в 2023 году, как прогнозируется, будут уделять большое внимание именно к выявлению и устранению этих причин, ведь впереди - новые горизонты гибридной работы. Особенно учитывая ситуацию в Украине, где существуют как объективные внешние факторы (блэкаут, проблемы с психическим здоровьем, необходимость в релокейте, внутренняя миграция), так и скрытые факторы. К последним могут относиться внутренние блокеры команды, о которых работодатель может не догадываться, пока не погрузится в микроменеджмент.

Но что делать, если в целом по компании наблюдается снижение эффективности работы в численных показателях, но времени на микроменеджмент не хватает?

Решение проблемы существует - необходимо правильно применять инструменты оптимизации повседневной работы специалистов, чтобы разгрузить их рутину и убедиться, что со стороны работодателя вы делаете все возможное для эффективности вашей команды еще до выполнения работы. Рассмотрим этот сценарий подробнее, но сначала поговорим о непродуктивности в целом.

Что такое непродуктивность?

Неуспешность или непродуктивность на рабочем месте возникает тогда, когда качество и скорость работы работника снижается ниже необходимого уровня. Характеристики и серьезность этих ситуаций могут быть разными, но недостаточную эффективность часто характеризуют следующие показатели:

• Невыполнение обязанностей в соответствии с ожидаемыми компетенциями
• Деструктивное, негативное или неприемлемое поведение или токсичность
• Ухудшение соблюдения правил, процедур или политики компании или отдела
• Несоответствие выполняемой работы или коммуникации корпоративной культуре и ценностям компании

Продуктивные работники необходимы любой организации для поддержания ее развития. А вот работники, которые не выполняют свои обязанности, могут иметь нежелательное влияние в нескольких аспектах:

• Эффективность снижается: сотрудник, который не справляется с работой, не будет предлагать тот результат, который требует его должность. Работа может быть выполнена с опозданием или не в полном объеме, что заставит других членов подключаться для выполнения задачи и тратить на нее незапланированные ресурсы.
• Качество работы теряется: сотрудники, которые выполняют свои задачи на низком уровне, не будут давать качественных результатов, что приведет к тому, что клиенты, партнеры и все причастные к работе компании не будут воспринимать ее деятельность должным образом.
• Моральный дух команды падает: плохая работа одного человека может вызвать возмущение и разочарование, что подорвет коллективный дух.

Каждый работодатель неизбежно сталкивается с периодами колебания производительности, но к этому нужно относиться серьезно, если показатели начинают превращаться в тенденцию. Руководители должны уметь выявлять работников, которые испытывают трудности, и устранять первопричины блокеров.

Что приводит к непродуктивности сотрудников?

Существует много причин, по которым работники не выполняют свои обязанности:

• Отсутствие необходимых навыков: сотрудника назначили на роль, для которой он не имеет достаточной подготовки, и в которой он не чувствует себя уверенно. Кроме того, он может иметь технические способности, но не знает, как правильно распоряжаться своим временем.
• Неудовлетворенность работой: работа не соответствует ожиданиям сотрудника, поэтому они испытывают разочарование и не имеют стимула прилагать усилия.
• Несоответствие корпоративной культуре: иногда люди не чувствуют связи с определенной культурой компании или коллектива.
• Стрессовая рабочая среда: атмосфера давления со стороны коллектива или личные конфликты с коллегами могут вызвать стресс, связанный с работой, который влияет на производительность.
• Неадекватные возможности для обучения и развития: не имея возможности приобретать новые навыки, некоторые работники не могут улучшать свою работу. Они также могут чувствовать себя менее мотивированными, если не видят путей для развития и карьерного продвижения.
• Непродуманный или непройденный онбординг: надлежащий онбординг способствует адаптации и вовлечению сотрудников. Если этого не происходит, сотрудник оказывается не подготовленным к выполнению своих обязанностей.
• Личные проблемы: сложные обстоятельства в личной жизни сотрудников могут повлиять на их способность сосредоточиться на выполнении своих задач; иногда случается так, что компания не заинтересована в поддержке команды в сложный период, что приводит к снижению интереса сотрудников к рабочей среде
• Внешние факторы: объективные причины, по которым сотрудник не может выполнять свою работу. В Украине такими факторами являются военная угроза, воздушные тревоги, блэкаут, необходимость в переезде и т. д.
• Проблемы с психическим здоровьем: необходимость в поддержке и даже консультациях психолога или коуча - это реальные проблемы и вызовы современности, к которым нужно относиться серьезно и оказывать такую помощь сотрудникам, в случае если именно ментальные проблемы становятся блокираторами в работе.
• Отсутствие продуманного рабочего места в домашнем офисе: если компания поддерживает удаленную работу, но не заботится о том, чтобы дома у сотрудника было все необходимое, ей придется мириться с возможными проблемами со связью, тайм-менеджментом специалиста и т.д., поскольку он вынужден будет искать альтернативу для возможности полноценно работать в рабочее время.

Как улучшить продуктивность сотрудников с помощью инструментов HRM?

Конечно, регулировать непродуктивность команды в разных случаях можно по-разному, но универсальными методами является применение инструментов для автоматизации или оптимизации рабочей рутины. Они помогут команде как минимум:

• Разгрузить рабочий график и автоматизировать процессы, которые отнимают много времени и усилий
• Урегулировать политики выходных и отсутствий на случай, если команда нуждается в выходных в связи с выгоранием, стрессом или по личным причинам
• Организовать политики онбординга для лучшей подготовки сотрудников
• Оценить компетенции кандидатов и сотрудников с помощью скрининг-тестов на ранних этапах найма
• Видеть четкую организационную структуру, базу знаний и контакты коллег, что в целом создаст удобную среду для коммуникации и снизит риски недоразумений
• Создать понятную корпоративную культуру, где культивируется высокая производительность и проработаны все аспекты эффективной работы - прописаны ценности, политика, правила, предоставляются возможности для развития, постановки и достижения командных и личных целей, существует четкий и прозрачный фидбек и т.д.

Давайте разберем на примерах, какие конкретные инструменты HRM-систем помогут исправить ситуацию, если вы заметили у себя в компании недостаточную продуктивность.

1. Проанализируйте ситуацию и работу сотрудников

Как только вы заметили, что сотрудник не справляется со своими обязанностями, нужно действовать. Сигналом к изменениям в поведении могут послужить отметки о ежедневном состоянии на трекере настроения - функции, которая предлагает сотрудникам выбрать смайл, соответствующий их настроению сегодня. Если вы видите, что определенный сотрудник начал сигнализировать о снижении настроения, проследите, не показатель ли это выгорания, и узнайте, все ли хорошо.

Для выявления проблем в работе, начните с анализа эффективности сотрудника за отдельный период и оцените выполнение его обязанностей и соответствие заявленным компетенциям.

Сделать это можно с помощью инструментов оценки Performance Review. Это метод, благодаря которому менеджер с сотрудником (и при необходимости - с привлечением дополнительных стейкхолдеров) обмениваются оценкой и рассматривают результаты. Оценка базируется на использовании конкретных компетенций для вопросов цикла оценки, поэтому результат покажет, какие компетенции недоработаны.

Также менеджеру доступна матрица n-box - инструмент, который помогает сравнивать между собой проявление компетенций на рабочем месте. Это необходимо для понимания, как работник справляется с различными ситуациями, а результат обычно позволяет сравнить оценку сотрудника с другими представителями команды, и увидеть, продуктивен он или нет, и проанализировать причины такой работы.

2. Организуйте встречу 1-на-1 для обсуждения причин

Если вы обнаружили непродуктивного сотрудника, не спешите с выводами. Каждый такой случай нужно разбирать отдельно - ведь возможно, что причины тому довольно объективные.

Прежде всего, вы должны услышать отклик от самого сотрудника, поэтому смело применяйте встречи 1-на-1, инструментарий которых позволит вам обсудить не только причины и проявления непродуктивности, но и разработать план дальнейших действий.

Качественно продуманная HRM-система позволяет также назначать ответственного за шаги выполнения плана действий, поэтому вы сможете разграничить задачи, которые нужно подготовить вам или подчиненному, чья активность на рассмотрении.

3. Соберите фидбек от команды

Если вы замечаете, что вам необходим фидбек не только от одного сотрудника, но от команды в целом, продуктивность которой снизилась, используйте опросы, чтобы следить за состоянием.

Для опросов можно использовать следующие вопросы:

• Насколько вам трудно справляться с текущей рабочей нагрузкой?
• В чем команда может исправиться, чтобы сделать нагрузку приемлемой?
• Видите ли вы, насколько ваша работа влияет на результат команды?
• Довольны ли вы коммуникацией с вашим менеджером?
• Какие посторонние факторы положительно или отрицательно влияют на вашу работу?
• Вы положительно настроены на достижение будущих целей вместе с компанией?
• Видите ли вы себя в компании в будущем?
• Как компания может изменить вашу рабочую жизнь или рутину к лучшему?
• Какие основные "блокеры" в работе вы замечаете?

4. Обсудите новый план развития сотрудника и поставьте достижимые цели

Используйте инструмент OKR для того, чтобы поставить сотруднику цели, которых он сможет достичь за определенный промежуток времени. Существует возможность, что именно из-за непонятных или не прописанных целей сотрудник может не достигать нужного результата и не видеть своего вклада в работу команды.

OKR позволяют также проработать план развития работника, и договориться с ним о пересмотре его текущего состояния, активности и производительности за определенное время.

Как выбрать HR-инструменты для своей команды?

Вполне понятно, что даже если компания понимает необходимость в оптимизации работы, и даже имеет на вооружении определенные идеи, что именно ей необходимо приобрести для своих сотрудников, может пройти время, прежде чем менеджмент захочет серьезно интересоваться возможностями для улучшения ситуации с непродуктивностью.

Задача HR-специалиста на этом этапе - продемонстрировать готовые решения, которые могут быстро поспособствовать улучшению опыта сотрудника на рабочем месте и повысить их заинтересованность в выполнении задач, если факторы непродуктивности были именно в неблагоприятной среде.

А если дело в объективных факторах? Есть ли возможности у HRM систем сделать что-то для стабилизации ситуации в тяжелых условиях труда? Ответ - да, инструменты работы с талантами могут помочь даже в такое сложное время, как сейчас. Существует ряд функций, от настроек политик отсутствий, до возможности автоматизации процессов в департаментах для полного комфорта и уверенности вашей команды.

Интересуют возможности использования инструментов HRM для выявления причин непродуктивности персонала? Обращайтесь за помощью от наших специалистов, которые помогут определить функции в системе PeopleForce для решения вашей проблемы. Бронируйте демо-презентацию, где специалист продемонстрирует на примере все преимущества системы для того, чтобы вы смогли прокачать свою команду и повысить уровень ее эффективности.