В последние несколько лет всё больше компаний включились в создание программ онбординга сотрудников, признав, что без удачной адаптации намного сложнее удержать новичков. И вот как только мы приноровились к актуальной теме адаптации команды, всё перевернулось с ног на голову.
Теперь, в постковидную эпоху нужно приспосабливаться заново – онбординг новых сотрудников стал задачей, которую нужно реализовывать удалённо. Чему нас научили десять месяцев вне офиса, где можно напрямую проконтролировать, есть ли у новенького фирменная чашка с горячим кофе? Давайте разбираться по порядку.
Прежде всего, что такое онбординг? Это процесс интеграции нового сотрудника в компанию и коллектив, который начинается еще во время найма и продолжается до полугода, а иногда – и того больше, в зависимости от программ адаптации и корпоративной культуры работодателя. Этапы онбординга при этом могут быть разбиты, например, так: преонбординг, первая неделя, первый месяц, три месяца и др.
Каждый из этих шагов направлен на приобретение положительного первого опыта, знакомство с корпоративными ценностями и целями, сравнение ожиданий и фактических обязанностей и т.д. Другими словами, это целый комплекс действий, и если он построен грамотно, сотрудник успешно вольется в коллектив и станет максимально продуктивным для компании. Нас интересует, как на процесс построения онбординга влияет удаленная работа, и что изменилось, начиная с 2020 года.
Начнем с того, что 88% организаций в мире пока что вообще не развивают свои онбординговые программы. По исследованиям Gallup в 2020 году только 12% опрошенных сотрудников согласились с утверждением, что они полностью удовлетворены процессом онбординга и адаптации. Digitate изучает процессы вовлечения новичков в командную работу с 2016 года, и по их данным 1 из 5 новых сотрудников не готов рекомендовать работодателя именно из-за отсутствия связи в первые недели.
А, между тем, по данным Glassdoor успешный онбординг повышает показатель удержания сотрудников на 82%, и эффективности – на 70%. Исследование доктора Тайлы Бауэр, которая пишет для блога SHRM, было проведено в 2019-2020 годах совместно с Орегонским университетом. Из 1000 опрошенных сотрудников 69% заявило о том, что комплексная программа онбординга удержала их в компании минимум на 3 года.
Выстроить процесс при личном контакте в условиях офисной работы проще, поскольку человек наочно наблюдает за отношениями в команде, присутствует на встречах, знакомится с людьми и постоянно находится в новой среде без отрыва от коллектива. Но что делать на «удаленке»? Осознанные компании с развитой культурой первыми бросились на амбразуру – в 2020 году появились чёткие инструкции и чек-листы, на которые нужно ориентироваться в условиях удаленного онбординга и адаптации. И начало всему – первый этап преонбординга.
Этап после финального собеседования, но до выхода новичка на работу называется преонбордингом. Важно чётко сработать на всех его этапах, чтобы новичок почувствовал поддержку.
После принятия оффера, направьте сотруднику приветственное письмо, в котором укажите:
Если онбординг затрагивает знакомство с продуктом, услугами, сервисами или системами, которыми занимается компания, прикрепите к письму приветственную презентацию о проекте.
“Велком-бук” – очень хороший инструмент для работодателя, который обеспокоен выходом сотрудников на удаленную вакансию. Welcome-book – это подробная инструкция с:
В заметке, которую получит команда, нужно кратко рассказать о человеке, поделиться его возможными увлечениями, фото и контактами для рабочей связи.
Крупные компании заранее беспокоятся о рабочем месте нового сотрудника, предлагают ноутбук, оборудование, высылают приятные мелочи вроде фирменной одежды, значка, блокнота.
Welcome Kit компании Vimeo – Источник: Typelane
Помните, что в условиях удаленной работы человек сталкивается со страхом остаться в стороне от коллектива. Поэтому важно насытить онбординг и адаптацию – но не переборщить.
Buddy programs. HCI исследовал, что 87% сотрудников успешнее, если у них есть наставник, так называемый buddy. Это ментор, которого прикрепляют к сотруднику на первый период – например, 1 месяц. Раз в неделю человеку назначают 1-on-1 со своим «бадди», где он делится первыми успехами. Важно различать понятия «непосредственный руководитель» и «бадди». Желательно, чтобы это были разные люди.
Упрощение процессов. Sapling выпустил отчёт, в котором подсчитал, что в среднем новичок проходит 54 активити в первую рабочую неделю – и все они касаются адаптации. Справиться со всем сразу бывает тяжело – а вне офиса приходится это делать самостоятельно. Поэтому тренд на автоматизацию процессов и поиск программ набирает обороты.
Кросс-бординг в стрессовых условиях. По данным того же HCI, адаптация сотрудников при переводе их на другую позицию так же важна, как и онбординг нового. В условиях пандемии поднялся вопрос о том, чтобы сотрудники брали на себя новые задачи. В таком случае тоже важно проводить программы адаптации, и помнить о лайфхаках для упрощения процесса.
Вам также может быть интересна статья: Как провести собеседование в условиях дефицита информации?
Облегчить коммуникацию, конечно же, в первую очередь помогут сервисы Google – мы давно не представляем себе жизни без папок на Google Drive, календаря и встреч, запланированных в Meets, как альтернативе Zoom.
На помощь приходит Slack – удобный тул для корпоративного канала связи. Здесь можно организовать общее пространство с разными каналами по департаментам – и личными сообщениями от коллег. Для постановки задач рекомендуем ClickUp – сервис, где видно дерево целей компании. Польза программы в том, что можно сразу почувствовать себя частью важного процесса – все открыто и доступно. Также рекомендуем Asana, Todoist и Wrike.
Помимо простых инструментов, в 2021 году рационально использовать автоматизированные процессы онбординга. Вот, как построен этот процесс у нас в команде.