Как автоматизировать онбординг за 30 минут: 5 шагов с PeopleForce

Адаптация новых сотрудников в коллективе происходит по-разному. Один спустя три дня становится душой компании, неформальным лидером и любимчиком каждого. Но чаще всего для новичка первые дни, недели на новом месте — сплошной стресс. Ничего непонятно, никого не знаешь,  в работу еще не вник.

В одной из статей мы разбирали, как разработать 2 составляющих элемента адаптации — welcome book и welcome pack. А сейчас расскажем, как помочь новому сотруднику адаптироваться в коллективе, а Вам стандартизировать и автоматизировать процесс адаптации новых сотрудников в компании в HRM-системе PeopleForce.

Что такое адаптация новых сотрудников?

Адаптация новых сотрудников — это этап жизненного цикла нового сотрудника, где роль HR-менеджера — помочь с социализацией нового члена команды, донести ценности корпоративной культурой, ознакомить с основными рабочими обязанностями. В итоге, по окончанию такой программы новичок оценивает: разделяет ли он ценности организации, подходят ли ему требования и соответствовали ли ожидания реальности. Компания, в свою очередь, принимает решение о том, вписывается ли новый сотрудник в коллектив, насколько эффективно справляется с обязанностями, достиг ли поставленных результатов на период onboarding в компании.

Адаптация новых сотрудников включает такие этапы:

• подготовка HR-менеджера перед началом первого рабочего дня новичка;
• введение в курс дел — должностные обязанности, основы корпоративной культуры, офисные правила и прочая важная информация;
• экскурсия по офису;
• знакомство с командой, в том числе с начальством;
• оценка сотрудника по окончанию онбординга.

Залог успешной адаптации для новых сотрудников — стандартизация и автоматизация, которые можно реализовать за 30 минут, а дальше просто наблюдать за прогрессом каждого нового сотрудника в HRM-системе. Важно, если у вас не сформулированы бизнес-процессы и каждый onboarding в HR хаотичен, советуем начать с описания этапов, всех задач по адаптации и уже после приступать к автоматизации в HRIS-системе.

Вам также может быть интересна статья: ТОП книг для HR, которые стоит прочесть

Эффективный онбординг персонала с PeopleForce: пошаговая инструкция

HRM-система PeopleForce состоит из 4-х основных модулей, которые помогают оптимизировать разные HR-процессы. Функционал для автоматизации онбординга сотрудников находится в модуле PeopleHR. Описываем алгоритм действий по шагам для реализации программ адаптации в вашей компании.

Шаг 1. Задайте общие настройки для подключения программы адаптации сотрудников

Для того, чтобы настроить программу адаптации, нужно зайти в «Настройки» вашего аккаунта (правый верхний угол) и найти раздел PeopleHR. В меню этого модуля необходимо выбрать пункт «Онбординг» и нажать кнопку «Добавить»:

Шаг 2. Создайте онбординг-план для новых сотрудников

Пропишите название вашей программы onboarding сотрудников . Дальше перейдите к созданию одной общей политики для всех новичков или же начните разрабатывать отдельные программы под разные отделы, команды или должности:

Шаг 3. Составьте список всех задач, чтобы сформулировать программу онбординга

Чтобы автоматизировать онбординг и разработать нужную структуру заданий, нажмите «Новая задача». Количество задач неограниченно. Они могут быть назначены как новому сотруднику (например, «Подготовить презентацию о себе», «Отправить приветственное письмо команде»), так и вам или другому менеджеру (например, «Дать доступы сотруднику к аналитике», «Создать и настроить электронную почту»).

Обязательно назовите задачу так, чтобы ее суть была понятна новому сотруднику. Уточнения и комментарии можно оставить в специальном поле внизу. Также укажите, кто ответственный за реализацию задачи (новый сотрудник, HR-менеджер, руководитель или другой коллега), назначьте сроки ее выполнения и нажмите «Сохранить»:

Ваш чек-лист задач готов:

Если программа онбординга у вас одна для всех, HRM-система выберет ее автоматически при добавлении нового сотрудника. Если их несколько, после регистрации новичка выберите необходимую:

После назначения политики адаптации новому сотруднику, он, а также все, кто взаимосвязан с задачами по онбордингу, будут получать уведомления в HRM-системе и на электронную почту. То есть ни вам, ни другим ответственным лицам не нужно будет ежедневно мониторить программу адаптацию и проверять, создали ли аккаунт сотруднику, выдали ли ему пропуск,  познакомился ли он с командой и т.д.

Шаг 4. Анализируйте, как проходит адаптация новых сотрудников в компании

В директории сотрудников доступны виджеты, которые показывают количество людей на испытательном сроке и на программе онбординга:

Благодаря наличию индивидуальных карточек вы можете следить за статусами выполнения задач каждого нового сотрудника:

Всегда доступны к просмотру детали задачи и возможность оставить комментарий, добавить файл, дополнительные указания, инструкции или ссылки на другие источники:

Как видите, создать свою уникальную программу онбординга новых сотрудников не сложно. Главное — следовать инструкции и тогда у вас будет не только готовая система адаптации, но и больше времени на другие важные задачи.

Создайте бесплатный аккаунт в PeopleForce и начните разрабатывать программу онбординга уже сегодня, чтобы подготовиться к выходу новых сотрудников заранее. А если будет нужна помощь, всегда можете обратиться к нам в онлайн чате или написать письмо на почту [email protected].