[HOW TO ...] Як автоматизувати онбординг за 30 хвилин: 5 кроків від PeopleForce

Адаптація нових співробітників у колективі відбувається по-різному. Один до трьох днях стає душею компанії, неформальним лідером і улюбленцем кожного. Але найчастіше для новачка перші дні, тижні на новому місці - суцільний стрес. Нічого не зрозуміло, нікого не знаєш, в роботу ще не вник.

В одній зі статей ми розбирали, як розробити 2 складових елемента адаптації - welcome book і welcome pack. А зараз розповімо, як допомогти новому співробітнику адаптуватися в колективі, а Вам стандартизувати і автоматизувати процес адаптації нових співробітників в компанії в HRM-системі PeopleForce.

Що таке адаптація нових співробітників?

Адаптація нових співробітників - це етап життєвого циклу нового співробітника, де роль HR-менеджера - допомогти зі соціалізацією нового члена команди, донести цінності корпоративної культури, ознайомити з основними робочими обов'язками. У підсумку, після закінчення такої програми, новачок оцінює: чи поділяє він цінності організації, чи підходять йому вимоги та чи відповідали очікування реальності. Компанія, у свою чергу, приймає рішення про те, чи вписується новий співробітник у колектив, наскільки ефективно справляється з обов'язками, чи досяг поставлених результатів на період onboarding у компанії.

Адаптація нових співробітників включає такі етапи:

• підготовка HR-менеджера перед початком першого робочого дня новачка;
• введення в курс ситуації - посадові обов'язки, основи корпоративної культури, офісні правила та інша важлива інформація;
• екскурсія по офісу;
• знайомство з командою, в тому числі, з керівництвом;
• оцінка співробітника після закінчення онбордингу.

Запорука успішної адаптації для нових співробітників - стандартизація та автоматизація, які можна реалізувати за 30 хвилин, а далі просто спостерігати за прогресом кожного нового співробітника в HRM-системі. Важливо, якщо у вас не сформульовані бізнес-процеси і кожен onboarding в HR хаотичний, рекомендуємо розпочати з опису етапів, усіх завдань з адаптації та вже після приступати до автоматизації в HRIS-системі.

Ефективний онбординг персоналу з PeopleForce: покрокова інструкція

HRM-система PeopleForce складається з 4-х основних модулів, які допомагають оптимізувати різні HR-процеси. Функціонал для автоматизації онбордингу співробітників знаходиться в модулі PeopleHR. Описуємо алгоритм дій по кроках для реалізації програм адаптації у вашій компанії.

Крок 1. Задайте загальні налаштування для підключення програми адаптації співробітників

Для того, щоб налаштувати програму адаптації, потрібно зайти в «Налаштування» вашого облікового запису (правий верхній кут) і знайти розділ PeopleHR. У меню цього модуля необхідно вибрати пункт «Онбординг» і натиснути кнопку «Додати».

Крок 2. Створіть онбординг-план для нових співробітників

Впишіть назву вашої програми для співробітників. Далі перейдіть до створення однієї спільної політики для всіх новачків або ж почніть розробляти окремі програми під різні відділи, команди або посади:

Крок 3. Складіть список всіх завдань, щоб сформулювати програму онбордингу

Щоб автоматизувати онбординг і розробити потрібну структуру завдань, натисніть «Нова задача». Кількість завдань необмежена. Вони можуть бути призначені як новому співробітнику (наприклад, «Підготувати презентацію про себе», «Відправити вітальний лист команді»), так і вам або іншому менеджеру (наприклад, «Дати доступи співробітнику до аналітики», «Створити і налаштувати електронну пошту»).

Обов'язково назвіть завдання так, щоб суть була зрозуміла новому співробітнику. Уточнення і коментарі можна залишити в спеціальному полі внизу. Також вкажіть, хто відповідальний за реалізацію завдання (новий співробітник, HR-менеджер, керівник або інший колега), призначте терміни її виконання і натисніть «Зберегти»:

Ваш чек-лист задач готовий.

Якщо програма онбордингу у вас одна для всіх, HRM-система вибере її автоматично при додаванні нового співробітника. Якщо їх кілька, після реєстрації новачка виберіть необхідну.

Після призначення політики адаптації нового співробітника, він, а також всі, хто пов'язані зі завданнями з онбордингу, будуть отримувати повідомлення в HRM-системі та на електронну пошту. Тобто ні вам, ні іншим відповідальним особам не потрібно буде щодня моніторити програму адаптації та перевіряти, чи створили акаунт співробітнику, видали йому пропуск, познайомився він із командою і т.д.

Крок 4. Аналізуйте, як проходить адаптація нових співробітників у компанії

В директорії співробітників доступні віджети, які показують кількість людей на випробувальному терміні та на програмі онбордингу.

Завдяки наявності індивідуальних карток ви можете стежити за статусами виконання завдань кожного нового співробітника:

Завжди доступні до перегляду деталі завдання і можливість залишити коментар, додати файл, додаткові вказівки, інструкції або посилання на інші джерела.

Як бачите, створити свою унікальну програму онбордингу нових співробітників не складно. Головне - дотримуватися інструкції, тоді у вас буде не тільки готова система адаптації, але і більше часу на інші важливі завдання.

Створіть безкоштовний акаунт у PeopleForce і почніть розробляти програму онбордингу вже сьогодні, щоб підготуватися до виходу нових співробітників заздалегідь. А якщо буде потрібна допомога, завжди можете звернутися до нас в онлайн-чаті або написати лист на пошту sales@peopleforce.io.