[HOW TO ...] Як автоматизувати онбординг за 30 хвилин: 5 кроків від PeopleForce

15 Липня 2021

Адаптація нових співробітників у колективі відбувається по-різному. Один до трьох днях стає душею компанії, неформальним лідером і улюбленцем кожного. Але найчастіше для новачка перші дні, тижні на новому місці - суцільний стрес. Нічого не зрозуміло, нікого не знаєш, в роботу ще не вник.

В одній зі статей ми розбирали, як розробити 2 складових елемента адаптації - welcome book і welcome pack. А зараз розповімо, як допомогти новому співробітнику адаптуватися в колективі, а Вам стандартизувати і автоматизувати процес адаптації нових співробітників в компанії в HRM-системі PeopleForce.

Що таке адаптація нових співробітників?

Адаптація нових співробітників - це етап життєвого циклу нового співробітника, де роль HR-менеджера - допомогти зі соціалізацією нового члена команди, донести цінності корпоративної культури, ознайомити з основними робочими обов'язками. У підсумку, після закінчення такої програми, новачок оцінює: чи поділяє він цінності організації, чи підходять йому вимоги та чи відповідали очікування реальності. Компанія, у свою чергу, приймає рішення про те, чи вписується новий співробітник у колектив, наскільки ефективно справляється з обов'язками, чи досяг поставлених результатів на період onboarding у компанії.

Адаптація нових співробітників включає такі етапи:

  • підготовка HR-менеджера перед початком першого робочого дня новачка;
  • введення в курс ситуації - посадові обов'язки, основи корпоративної культури, офісні правила та інша важлива інформація;
  • екскурсія по офісу;
  • знайомство з командою, в тому числі, з керівництвом;
  • оцінка співробітника після закінчення онбордингу.

Запорука успішної адаптації для нових співробітників - стандартизація та автоматизація, які можна реалізувати за 30 хвилин, а далі просто спостерігати за прогресом кожного нового співробітника в HRM-системі. Важливо, якщо у вас не сформульовані бізнес-процеси і кожен onboarding в HR хаотичний, рекомендуємо розпочати з опису етапів, усіх завдань з адаптації та вже після приступати до автоматизації в HRIS-системі.

Ефективний онбординг персоналу з PeopleForce: покрокова інструкція

HRM-система PeopleForce складається з 4-х основних модулів, які допомагають оптимізувати різні HR-процеси. Функціонал для автоматизації онбордингу співробітників знаходиться в модулі PeopleHR. Описуємо алгоритм дій по кроках для реалізації програм адаптації у вашій компанії.

Крок 1. Задайте загальні налаштування для підключення програми адаптації співробітників

Для того, щоб налаштувати програму адаптації, потрібно зайти в «Налаштування» вашого облікового запису (правий верхній кут) і знайти розділ PeopleHR. У меню цього модуля необхідно вибрати пункт «Онбординг» і натиснути кнопку «Додати».

Онбординг

Крок 2. Створіть онбординг-план для нових співробітників

Впишіть назву вашої програми для співробітників. Далі перейдіть до створення однієї спільної політики для всіх новачків або ж почніть розробляти окремі програми під різні відділи, команди або посади:

Додати онбординг

Крок 3. Складіть список всіх завдань, щоб сформулювати програму онбордингу

Щоб автоматизувати онбординг і розробити потрібну структуру завдань, натисніть «Нова задача». Кількість завдань необмежена. Вони можуть бути призначені як новому співробітнику (наприклад, «Підготувати презентацію про себе», «Відправити вітальний лист команді»), так і вам або іншому менеджеру (наприклад, «Дати доступи співробітнику до аналітики», «Створити і налаштувати електронну пошту»).

Створити Онбординг

Обов'язково назвіть завдання так, щоб суть була зрозуміла новому співробітнику. Уточнення і коментарі можна залишити в спеціальному полі внизу. Також вкажіть, хто відповідальний за реалізацію завдання (новий співробітник, HR-менеджер, керівник або інший колега), призначте терміни її виконання і натисніть «Зберегти»:

Змінити задачу

Ваш чек-лист задач готовий:

Онбординг чек ліст

Якщо програма онбордингу у вас одна для всіх, HRM-система вибере її автоматично при додаванні нового співробітника. Якщо їх кілька, після реєстрації новачка виберіть необхідну: