Зачем бизнесу нужны встречи 1:1?

Встречи 1:1 — мощный инструмент коучинга, который уже стал главным героем книг-бестселлеров, статей мировых СМИ и темой разговоров среди менеджеров и директоров компаний. Мы, в PeopleForce, в теории и на практике знаем, что встречи 1:1 — эффективный способ построить сильную и дружную команду. Поэтому решили вам подробнее рассказать, что такое встречи 1:1 и как они помогают бизнесу.

Что такое 1:1 встречи?

Встречи 1:1 (или 1-on-1) — неформальное, регулярное тет-а-тет общение менеджера с сотрудником, во время которого обсуждаются проблемы, потенциал, приоритеты и обмениваются обратной связью. Это уникальная возможность для руководства и подчиненных пообщаться в свободной форме и заложить основу доверительных и продуктивных отношений.

Преимущества 1:1 для руководителя

Встречи 1:1 — это важный инструмент для руководителя, который позволяет всегда быть в курсе жизни компании и сотрудников, а также:

1. Повышать продуктивность

Не все работники компании изначально умеют правильно расставлять рабочие приоритеты. Регулярно обсуждая занятость сотрудника, вы можете корректировать, направлять и подсказывать, в какой очередности решать задачи для достижения высоких показателей. Исследование Google Project Oxygen показывает, что сотрудники, с которыми чаще обсуждают их результаты работы, имеют более высокие показатели эффективности.

2. Выстраивать доверительные отношения с сотрудником

Хорошие отношения с сотрудниками не возникают сами по себе. Над ними необходимо работать. Регулярные 1:1 встречи позволяют продемонстрировать сотруднику, что вы его слышите, понимаете, на его стороне и готовы помочь в решении проблем.

3. Разумно распоряжаться рабочим временем

Спустя некоторое время после старта 1-on-1 встреч менеджеры замечают, что количество индивидуальных незапланированных обращений сокращается. Подчиненные знают, что все предложения и вопросы можно обсудить во время ближайшего 1-on-1. Это позволяет экономить время руководителя и не отвлекаться во время рабочего процесса на сотни сообщений и обращений.

4. Своевременно получать обратную связь

Личное общение всегда более открытое и искреннее, чем во время групповых встреч. Наедине сотрудник может поговорить с руководителем практически о любых нюансах, высказаться о негативных сторонах рабочего процесса, атмосфере в компании, возможных конфликтах с коллегами, стиле управления и т.д. Благодаря этому руководитель всегда будет в курсе жизни команды, каждого сотрудника и сможет вовремя предотвратить возможные конфликты и разрешить проблемные ситуации.

Преимущества 1:1 для сотрудника

1-on-1 встречи важны не только для руководителей, а и для сотрудников. И вот почему:

1. Быстрое решение вопросов

У сотрудника из-за занятости или недоступности руководителя не всегда есть возможность подойти и обсудить накопившиеся личные и рабочие вопросы. Благодаря 1:1 работник всегда сможет донести свою точку зрения и решить задачу, которая требует внимания начальства.

2. Карьерный и профессиональный рост

1-on-1 встречи — это идеальное место, чтобы поговорить с руководством о планах, узнать о своих перспективах в компании и разобраться, что делать для достижения цели.

3. Легкий онбординг

1:1  помогает новым сотрудникам установить отношения со своим менеджером и лучше понять, как работает бизнес, получить рекомендации по карьерным целям и вопросам.

4. Удовлетворенность работой

По данным исследования с 38 тыс. работников, сотрудники, у которых выстроены доверительные отношения с начальством, чаще сообщают об удовлетворенности жизнью и лояльности к работе.

Почему встречи 1:1 часто не работают?

1-on-1 встречи могут помочь укрепить вашу компанию и сделать отношения между сотрудниками и руководителями более доверительными. Но иногда  бизнесу так и не удается добиться желаемого результата. Вот несколько причин,  почему 1:1 не работает:

1. Старт без ознакомления. Большая ошибка менеджеров — поставить сотрудников перед фактом, что теперь будут проводиться 1:1 встречи. Работники с осторожностью и недоверием могут отнестись к таким нововведениям, и общение будет не столь эффективным.

2. Невнимательность во время встречи. Чтение сообщений в телефоне или задач в ноутбуке — знак, что руководителю не столь важно, что говорит сотрудник. Как результат, работник не захочет искренне общаться.

3. Встреча без подготовки. Если участники встречи не готовы: предварительно не составляют вопросы, темы для общения, проблематику — то общение превращается в 20-40-минутный разговор без цели.

4. Отсутствие заметок. Если менеджер не делает записи во время встречи о договоренностях, задачах, то в будущем ему будет сложно отслеживать результат работы сотрудника.

5. Превращение встреч в обновление статуса. Часто менеджеры говорят только о прогрессе задач, а не о членах команды.

6. Слушать, но не слышать. Иногда сотрудникам сложно рассказывать о проблемах или неудовлетворенности, и они могут отвечать короткими фразами. Задача руководителя — помочь сотруднику с помощью дополнительных вопросов раскрыть проблему.

7. Планирование встреч в памяти, а не в календаре. Если не отводить для 1:1 времени в календаре планирования, то место встреч займут другие задачи и митинги.

Как проводить встречи 1:1?

Вы готовы уже проводить встречи 1:1? Мы двумя руками поддерживаем ваш выбор, но предварительно хотим ознакомить с рекомендациями по правильной организации 1-on-1 встреч. Ознакомьтесь с ними, и, мы уверены, у вас все получится!

Частота 1:1 встреч

Майк Притула, HR Advisor PeopleForce, рекомендует проводить 1-on-1 встречи регулярно 1-4 раза на месяц. Нечастые встречи не дают системности и результативности. Вот минимальная частота и продолжительность встреч, рассчитанная Майком Притулой, согласно количеству людей в подчинении менеджера:

Источник: https://pritula.academy/

Локация 1:1 встреч

Главное отличие 1:1 от бизнес-встреч — это неформальное, расслабленное общение. Поэтому вы можете отойти от классической локации (офиса) и время от времени проводить встречи в парке, кафе или ресторане. Новое место может помочь открыть новые грани вашего общения и укрепить профессиональные отношения.

Информирование сотрудников

Предварительно расскажите своим сотрудникам, что вы с определенного числа планируете проводить 1:1 встречи. Расскажите подчиненным: что это, как проводится и, главное, зачем: например, чтобы ближе познакомиться с каждым членом команды, узнать о возможных проблемах, обсудить карьерный рост, получить отзыв о работе сотрудников и руководителя, задать волнующие их вопросы и т.д. В противном случае, сотрудники могут негативно отреагировать на вашу инициативу.

Планирование 1:1 встреч

Чтобы встреча прошла максимально продуктивно составьте небольшой план, которому вы будете следовать во время и после общения с сотрудником. Например:

1. Приветствие. Чтобы настроиться на разговор, начните общение с вопросов о самочувствии, настроении и делах сотрудника.
2. Темы встречи. Озвучьте вопросы, которые хотите обсудить с сотрудником.
3. Этапы выполнения проектов. Уточните у сотрудника, как работается ему над задачей и каковы успехи.
4. Анализ работы сотрудника.
5. Фидбек о работе сотрудника, какие плюсы и минусы были замечены.
6. Итоги встречи.
7. Планирование в календаре новой 1:1 встречи.
8. Укрепление отношений. Задайте сотруднику личные вопросы: о семье, увлечениях, планах на праздники, отдыхе и т.д.

Автоматизация встреч 1:1

Мы, в PeopleForce знаем, как много времени занимает подготовка, планирование, отслеживание результатов и анализ 1-on-1. Поэтому создали удобный модуль PeoplePerform, который позволяет автоматизировать рутинную работу по организации личных встреч с сотрудниками, а также:

• автоматически напоминать о приближении встречи;
• создавать агенду встречи;
• делать заметки для себя и сотрудника;
• отслеживать результаты и эффективность;
• иметь историю всех встреч в одном месте, которая всегда под рукой.

Надеемся, наша статья помогла найти ответы на главные вопросы о встречах 1:1, а из рутины еженедельных бумажных журналов, списков, опросников и переписок вас точно спасет наше удобное решение PeoplePerform. Попробуйте модуль уже сейчас бесплатно и развивайте ваших сотрудников эффективно.