Навіщо бізнесу потрібні зустрічі 1:1?

20 Серпня 2021

Зустрічі 1:1  потужний інструмент коучингу, що вже став головним героєм книг-бестселерів, статей світових ЗМІ та темою розмов серед менеджерів і директорів компаній. Ми, у PeopleForce, у теорії та на практиці знаємо, що 1:1 зустрічі  ефективний спосіб побудувати сильну та дружну команду. Тому вирішили вам докладніше розповісти, що таке зустрічі 1:1 і як вони допомагають бізнесу.

Що таке 1:1 зустрічі?

Зустрічі 1:1 (або 1-on-1)  неформальне, регулярне тет-а-тет спілкування менеджера зі співробітником, під час якого обговорюються проблеми, потенціал, пріоритети й обмінюються зворотним зв'язком. Це унікальна можливість для керівництва та підлеглих поспілкуватися у вільній формі та закласти основу довірчих і продуктивних відносин.

Переваги 1:1 для керівника

Зустрічі 1:1  це важливий інструмент для керівника, який дозволяє завжди бути в курсі життя компанії і співробітників, а також:

1. Підвищувати продуктивність

Не всі працівники компанії спочатку вміють правильно розставляти робочі пріоритети. Регулярно обговорюючи зайнятість співробітника, ви можете коригувати, направляти та підказувати, у якій черговості вирішувати завдання для досягнення високих показників. Дослідження Google Project Oxygen показує, що співробітники, з якими найчастіше обговорюють їх результати роботи, мають вищі показники ефективності.

2. Вибудовувати довірчі відносини зі співробітником

Хороші відносини зі співробітниками не виникають самі по собі. Над ними необхідно працювати. Регулярні 1:1 зустрічі дозволяють продемонструвати співробітнику, що ви його чуєте, розумієте, на його боці та готові допомогти у вирішенні проблем.

3. Розумно розпоряджатися робочим часом

Через деякий час після старту 1-on-1 зустрічей менеджери помічають, що кількість індивідуальних незапланованих звернень скорочується. Підлеглі знають, що всі пропозиції та питання можна обговорити під час найближчого 1-on-1. Це дозволяє економити час керівника і не відволікатися під час робочого процесу на сотні повідомлень і звернень.

4. Своєчасно отримувати зворотний зв'язок

Особисте спілкування завжди відкритіше та щиріше, ніж під час групових зустрічей. Наодинці співробітник може поговорити з керівником практично про будь-які нюанси, висловитися про негативні сторони робочого процесу, атмосферу в компанії, можливі конфлікти з колегами, стиль управління і т.д. Завдяки цьому керівник завжди буде в курсі життя команди, кожного співробітника і зможе вчасно запобігти можливим конфліктам і вирішити проблемні ситуації.

Переваги 1:1 для співробітника

1-on-1 зустрічі важливі не тільки для керівників, а й для співробітників. І ось чому:

1. Швидке вирішення питань

У співробітника через зайнятість або недоступності керівника не завжди є можливість підійти й обговорити особисті та робочі питання. Завдяки 1:1 працівник завжди зможе донести свою точку зору та вирішити задачу, яка вимагає уваги керівника.

2. Кар'єрний та професійний ріст

1-on-1 зустрічі  це ідеальне місце, щоб поговорити з керівництвом про плани, дізнатися про свої перспективи в компанії та розібратися, що робити для досягнення мети.

3. Легкий онбординг

1:1 допомагає новим співробітникам встановити відносини зі своїм менеджером і краще зрозуміти, як працює бізнес, отримати рекомендації з кар'єрних цілей і питань.

4. Задоволеність роботою

За даними дослідження за участі 38 тис. працівників, співробітники, у яких зав’язалися довірчі відносини з керівництвом, частіше повідомляють про задоволеність життям і лояльність до роботи.

Чому зустрічі 1:1 часто не працюють?

1-on-1 зустрічі можуть допомогти зміцнити вашу компанію і зробити відносини між співробітниками та керівниками більш довірливими. Але іноді бізнесу так і не вдається домогтися бажаного результату. Ось кілька причин, чому 1:1 не працює:

1.Старт без ознайомлення. Велика помилка менеджерів  поставити співробітників перед фактом, що тепер будуть проводитися 1:1 зустрічі. Працівники з обережністю та недовірою можуть поставитися до таких нововведень, і спілкування буде менш ефективним.

2.Неуважність під час зустрічі. Читання повідомлень у телефоні або завдань у ноутбуці  знак, що керівникові байдуже, що говорить співробітник. Як результат, працівник не захоче щиро спілкуватися.

3.Зустріч без підготовки. Якщо учасники зустрічі не готові: попередньо не готують питання, теми для спілкування, проблематику  то спілкування перетворюється yf 20-40-хвилинну розмову без мети.

4.Відсутність заміток. Якщо менеджер під час зустрічі не робить записи про домовленості, завдання, то в майбутньому йому буде складно відстежувати результат роботи співробітника.

5.Перетворення зустрічей в оновлення статусу. Часто менеджери говорять тільки про прогрес задач, а не про членів команди.

6.Слухати, але не чути. Іноді співробітникам складно розповідати про проблеми або незадоволення, і вони можуть відповідати короткими фразами. Завдання керівника  допомогти працівнику за допомогою додаткових питань розкрити проблему.

7.Планування зустрічей у пам'яті, а не в календарі. Якщо не відводити для 1:1 час у календарі планування, то місце зустрічей займуть інші завдання та мітинги.

Як проводити зустрічі 1:1?

Ви готові вже проводити зустрічі 1: 1? Ми двома руками підтримуємо ваш вибір, але попередньо хочемо ознайомити з рекомендаціями щодо правильної організації 1-on-1 зустрічей. Ознайомтеся з ними, і, ми впевнені, у вас все вийде!

Частота 1: 1 зустрічей

Майк Притула, HR Advisor PeopleForce, рекомендує проводити 1-on-1 зустрічі регулярно 1-4 рази на місяць. Нечасті зустрічі не дають системності та результативності. Ось мінімальна частота та тривалість зустрічей, розрахована Майком Притулою, відповідно до кількості людей у підпорядкуванні менеджера:

Джерело: https://pritula.academy/

Локація 1:1 зустрічей

Головна відмінність 1:1 від бізнес-зустрічей  це неформальне, розслаблене спілкування. Тому ви можете відійти від класичної локації (офісу) і час від часу проводити зустрічі в парку, кафе чи ресторані. Нове місце може допомогти відкрити нові грані вашого спілкування та зміцнити професійні відносини.

Інформування співробітників

Попередньо розкажіть своїм співробітникам, що ви з певної дати в календарі плануєте проводити 1:1 зустрічі. Розкажіть підлеглим: що це, як проводиться і, головне, навіщо: наприклад, щоб ближче познайомитися з кожним членом команди, дізнатися про можливі проблеми, обговорити кар'єрне зростання, отримати відгук про роботу співробітників і керівника, задати хвилюючі питання тощо. В іншому випадку, співробітники можуть негативно відреагувати на вашу ініціативу.

Планування 1:1 зустрічей

Щоб зустріч пройшла максимально продуктивно складіть невеликий план, за яким ви будете діяти під час і після спілкування зі співробітником, наприклад:

  1. Привітання. Щоб налаштуватися на розмову, почніть спілкування з питань про самопочуття, настрій і справи співробітника.
  2. Теми зустрічі. Озвучте питання, які хочете обговорити зі співробітником.
  3. Етапи виконання проектів. Уточніть у співробітника, як працюється йому над завданням і які успіхи.
  4. Аналіз роботи співробітника.
  5. Фідбек про роботу співробітника, які плюси та мінуси були помічені.
  6. Підсумки зустрічі.
  7. Планування в календарі нової 1:1 зустрічі.
  8. Зміцнення відносин. Задайте співробітнику особисті питання: про сім'ю, захоплення, плани на свята, відпочинку тощо.

Автоматизація зустрічей 1:1

Ми, в PeopleForce знаємо, як багато часу займає підготовка, планування, відстеження результатів і аналіз 1-on-1. Тому створили зручний модуль PeoplePerform, який дозволяє автоматизувати рутинну роботу з організації особистих зустрічей зі співробітниками, а також:

  • автоматично нагадувати про наближення зустрічі;
  • створювати агенду зустрічі;
  • робити нотатки для себе та співробітника;
  • відслідковувати результати й ефективність;
  • мати історію всіх зустрічей в одному місці, яка завжди під рукою.

Сподіваємося, наша стаття допомогла знайти відповіді на головні питання про зустрічі 1:1, а з рутини щотижневих паперових журналів, списків, опитувальників і листувань вас точно врятує наше зручне рішення PeoplePerform. Спробуйте модуль вже зараз безкоштовно та розвивайте ваших співробітників ефективно.


Cover image by Shreyas Bendre

Замовляйте демо безкоштовно

Подивіться, як PeopleForce зможе допомогти вашій компанії.

Запросити демо

Підписатися на розсилку новин