Jak narzędzia HRM pomagają rozwiązać problem niskiej wydajności

Pracownicy mogą być największym atutem firmy pozwalającym na osiągnięcie jej celów biznesowych. Oznacza to, że osiągnięcia zależą w całości od tego, jak zespół radzi sobie ze swoimi podstawowymi obowiązkami. W tej sytuacji to właśnie na pracownikach, którzy wykazują się słabą wydajnością, powinni skupić się specjaliści HR.

Co jednak zrobić, jeśli firma odnotowuje spadek wydajności we wszystkich obszarach, a jednocześnie nie ma czasu na stosowanie mikrozarządzania?

Istnieje rozwiązanie tego problemu. Po pierwsze, warto zastosować narzędzia optymalizujące codzienną pracę specjalistów, aby odciążyć ich od rutynowych problemów, a po drugie – upewnić się, że robisz wszystko, co możliwe, aby utrzymać efektywność zespołu.

Czym jest niedostateczna wydajność?

Niedostateczna wydajność w miejscu pracy występuje wtedy, gdy jakość i tempo pracy pracownika spadają poniżej wymaganego poziomu. Charakterystyka i nasilenie tych sytuacji mogą być różne, ale niedostateczne wyniki często charakteryzują się następującymi wskaźnikami:

• niewywiązywanie się z obowiązków zgodnie z oczekiwanymi kompetencjami;
• uciążliwe, negatywne lub niedopuszczalne zachowanie;
• pogarszająca się zgodność z zasadami, procedurami i polityką firmy lub działu;
• brak spójności w wykonywanej pracy lub komunikacji z kulturą korporacyjną i wartościami firmy.

Wydajni pracownicy są niezbędni każdej organizacji, aby podtrzymać jej wzrost. Z kolei pracownicy, którzy nie wykonują swoich obowiązków, mogą mieć niepożądany wpływ na firmę na kilka sposobów:

• Zmniejsza się efektywność. Pracownik, który nie wypełnia swoich obowiązków, nie będzie osiągał wyników, do jakich zobowiązuje go zajmowane stanowisko. Może wykonywać pracę z opóźnieniem lub niedokładnie, zmuszając tym samym innych członków zespołu do włączenia się w realizację zadania.
• Spada jakość pracy. Pracownik, wykonujący swoje zadania na niskim poziomie, nie będzie osiągał wyników jakościowych, co spowoduje, że klienci, partnerzy i wszyscy zaangażowani w działalność firmy będą niezadowoleni.
• Spada morale zespołu. Niska wydajność jednej osoby może wywołać niechęć i frustrację u reszty zespołu, osłabiając ogólne morale.

Bez wątpienia każdy pracodawca ma do czynienia z okresami wahań wydajności, ale należy poważnie potraktować sytuację, gdy kiepskie wyniki przeradzają się w trend. Menedżerowie muszą być w stanie zidentyfikować pracowników, którzy zmagają się z problemami i zająć się pierwotnymi przyczynami powstałych problemów.

Co prowadzi do słabej wydajności pracowników?

Istnieje wiele powodów, dla których pracownicy nie wykonują swoich obowiązków w sposób właściwy.

• Brak niezbędnych umiejętności. Pracownik został przydzielony do roli, do której nie ma wystarczającego przeszkolenia i w której nie czuje się pewnie. Może również mieć zdolności techniczne, ale nie wiedzieć, jak właściwie zarządzać swoim czasem.
• Niezadowolenie z pracy. Praca nie spełnia oczekiwań pracownika, więc czuje się on sfrustrowany i brakuje mu motywacji do podjęcia wysiłku.
• Niedopasowanie do kultury korporacyjnej. Czasami ludzie nie czują się związani z konkretną kulturą firmy lub zespołu.
• Stresujące środowisko pracy. Atmosfera presji w zespole lub osobiste konflikty ze współpracownikami mogą powodować stres związany z pracą, który wpływa na wydajność.
• Nieodpowiednie formy szkolenia i brak możliwości rozwoju. Bez możliwości zdobywania nowych umiejętności niektórzy pracownicy mogą nie być w stanie poprawić swojej wydajności. Mogą również czuć się mniej zmotywowani, jeśli nie widzą możliwości rozwoju i awansu zawodowego.
• Nieodpowiedni onboarding. Właściwy onboarding sprzyja adaptacji i zaangażowaniu pracownika. Jeśli jest inaczej, pracownik jest nieprzygotowany do swoich obowiązków i doświadcza spadku morale.
• Problemy osobiste. Trudne okoliczności w życiu osobistym pracowników mogą wpływać na ich zdolność do skupienia się na wykonywanym zadaniu. Czasami zaangażowana firma może nie być zainteresowana wspieraniem zespołu w trudnym czasie, co skutkuje mniejszą motywacją pracowników i spadkiem morale.
• Czynniki zewnętrzne. Mogą wystąpić jakieś poważne problemy zewnętrzne, które mogą przeszkodzić pracownikowi w wykonywaniu jego pracy. Przykładowo w Ukrainie takim czynnikiem jest zagrożenia militarne – alarmy lotnicze, zaciemnienia, konieczność zmiany lokalizacji itp.
• Problemy ze zdrowiem psychicznym. Potrzeba wsparcia, a nawet konsultacji psychologa to realne problemy i wyzwania naszych czasów, które powinny być traktowane poważnie.
• Brak odpowiednio przygotowanego stanowiska pracy w przypadku pracy zdalnej. Jeśli firma wspiera pracę zdalną, ale nie dba o to, by pracownik miał w domu wszystko, co niezbędne do jej wykonywania (sprzęt, oprogramowanie itd.), prędzej czy później zacznie borykać się z problemami komunikacyjnymi i utrudnieniami związanymi z zarządzaniem czasem specjalisty.

Jak poprawić produktywność pracowników za pomocą narzędzi HRM?

Metody stosowane w celu poprawy niedostatecznej wydajności zespołu mogą się różnić w zależności od przypadku. Do uniwersalnych metod należy zaliczamy wykorzystanie narzędzi do automatyzacji lub optymalizacji sposobu pracy. Narzędzia te pomagają zespołowi m.in.:

• przystosować harmonogramy pracy i zautomatyzować procesy;
• dostosować politykę płatnego czasu wolnego i politykę urlopową – jeśli pracownicy potrzebują chwili wytchnienia z powodu wypalenia, stresu lub powodów osobistych;
• przeorganizować zasady onboardingu, aby lepiej szkolić nowych pracowników;
• oceniać kompetencje kandydatów i pracowników za pomocą testów przesiewowych już na wczesnym etapie procesu zatrudniania;
• stworzyć przejrzystą strukturę organizacyjną, bazę wiedzy i wypracować relacje ze współpracownikami, co zapewni komfortowe środowisko do komunikacji;
• stworzyć zrozumiałą kulturę korporacyjną, w której kultywuje się wysoką wydajność i rozwija wszystkie aspekty efektywnej pracy, w tym wartości, politykę, zasady, możliwości rozwoju, wyznaczanie i osiąganie celów zespołowych/osobistych itp.

Przyjrzyjmy się przykładom konkretnych funkcji systemów HRM, które mogą pomóc poprawić niską wydajność.

1. Analiza sytuacji i obciążenia pracą

Gdy tylko zauważysz, że pracownik nie wykonuje dobrze jakiegoś zadania, musisz działać. Zmianę zachowania mogą obrazować codzienne oceny na trackerze nastroju, czyli funkcji, która skłania pracowników do wybrania emotikonu odpowiadającego ich dzisiejszemu nastrojowi. Jeśli zauważysz, że konkretny pracownik zaczął sygnalizować spadek nastroju, sprawdź, czy jest to wskaźnik wypalenia zawodowego i dowiedz się, czy wszystko jest w porządku.

Aby zidentyfikować problemy z wydajnością, zacznij od przeanalizowania wyników pracy pracownika w danym okresie i oceń jego wydajność oraz zgodność z deklarowanymi kompetencjami. Możesz to zrobić za pomocą narzędzi oceny wydajności (Performance Review). Jest to metoda, dzięki której menedżer i pracownik (a w razie potrzeby także dodatkowe zainteresowane strony) dzielą się ocenami pracowników opartymi na danych. Oceny te będą bazować na wykorzystaniu określonych kompetencji i szczegółowo wykażą, w jakich obszarach wyniki pracownika wymagają poprawy.

Menedżer ma również do dyspozycji matrycę n-box. To narzędzie, które pomaga porównać przejawy różnych kompetencji w danym miejscu pracy. Może być pomocne w zrozumieniu, jak pracownik radzi sobie w różnych sytuacjach. Wynik pozwala porównać ocenę pracownika z innymi członkami zespołu i zobaczyć, czy pracownik jest produktywny, czy nie oraz przeanalizować przyczyny takiego działania.

2. Spotkania 1:1

Jeśli zauważysz, że pracownik jest mało produktywny, nie wyciągaj pochopnych wniosków. Każdy taki przypadek powinien być rozpatrywany indywidualnie, możliwe jest przecież, że jego przyczyny są niezależne i nie dotyczą miejsca pracy.

Przede wszystkim musisz uzyskać informację zwrotną od pracownika, dlatego wykorzystaj spotkania 1:1. Ich narzędzia pozwalają omówić nie tylko przyczyny i przejawy braku produktywności, ale także opracować plan dalszego działania.

Dobrze zaprojektowany system HRM pozwala również na przypisanie osoby odpowiedzialnej za poszczególne etapy planu działania, dzięki czemu możesz wyróżnić zadania, które muszą być przygotowane przez Ciebie lub podwładnego, którego aktywność jest analizowana.

3. Generowanie informacji zwrotnych

Jeśli zauważysz, że potrzebujesz informacji zwrotnej nie tylko od jednego pracownika, ale od całego zespołu, możesz wykorzystać ankiety, aby dokładniej zrozumieć, dlaczego niska wydajność jest problemem.

W ankietach możesz zawrzeć następujące pytania:

• Z jakimi problemami zmagasz się przy obecnym obciążeniu pracą?
• W jaki sposób zespół może się poprawić, aby obciążenie pracą było akceptowalne?
• Czy widzisz, jak bardzo Twoja praca wpływa na wyniki zespołu?
• Czy jesteś zadowolony/a z komunikacji ze swoim przełożonym?
• Jakie czynniki zewnętrzne pozytywnie lub negatywnie wpływają na Twoją wydajność?
• Czy jesteś pozytywnie nastawiony/a do realizacji przyszłych celów w firmie?
• Czy widzisz siebie w firmie w przyszłości?
• W jaki sposób firma może zmienić Twoje życie zawodowe/codzienną pracę na lepsze?
• Jakie są główne czynniki blokujące, które zauważasz w swojej pracy?

4. Planowanie działań pracowników

Użyj narzędzia OKR, aby wyznaczyć pracownikowi cele, które może realnie osiągnąć w określonym czasie. Ważne jest, aby te cele były rozsądne, ponieważ niespełnione cele mogą prowadzić do obniżenia morale.

OKR pozwalają również na pracę nad planem rozwoju pracownika, jego aktywnością i wydajnością w określonym czasie. To z kolei gwarantuje, że pracownik będzie w stanie osiągnąć wyznaczone cele.

Jak wybrać narzędzia HR dla swojego zespołu?

Czasem pracownicy firmy rozumieją potrzebę optymalizacji pracy, a nawet generują pewne pomysły, jak tej optymalizacji dokonać. Niestety, osoby zarządzające nie chcą podejmować tematu i zanim zmiany zostaną wdrożone, upływa sporo czasu.

Zadaniem specjalistów HR jest w odpowiednim momencie wskazać gotowe rozwiązania, które mogą szybko pomóc w poprawieniu doświadczeń pracowników w miejscu pracy i zwiększyć ich zainteresowanie wykonywaniem zadań.

Czy Ty też borykasz się z niską wydajnością pracowników? Chcesz dowiedzieć się, jak dzięki wykorzystaniu narzędzi HRM można zidentyfikować przyczyny tego problemu? Skontaktuj się z naszymi ekspertami, a przekonasz się, które funkcje w systemie PeopleForce Ci pomogą. Umów się na prezentację demonstracyjną i poznaj wszystkie korzyści płynące z używania naszego systemu. Razem z nami zmobilizuj swój zespół do pracy i zwiększ jego wydajność.