Як HR software допомагає зменшувати витрати компанії

Перед тим як розглянути придбання софту на допомогу HR-спеціалістам та рекрутерам своєї компанії, топ-менеджмент задається питанням, наскільки це може бути витратно. Зрештою, інструменти для роботи вартують грошей, і пройде певний час, поки ним навчаться користуватися, і він стане приносити практичну користь у цифрах. Але у той самий час менеджери не задумуються, що HR software допоможе серйозно зекономити кошти та ресурси компанії абсолютно у різних сферах її життя, та зменшити витрати, про які не одразу замислюєшся. Що це може бути?

Які ресурси зекономить придбання HRM?

Зменшуються витрати часу співробітників

За даними SHRM, компанія може зекономити від 10 до 15 годин роботи HR-спеціаліста на тиждень, та подвоїти це число в умовах великої кількості відкритих вакансій або онбордингу великої кількості працівників. І все завдяки надання спеціалісту доступу до програм, що автоматизують та полегшують монотонну роботу, повʼязану з документами, листуванням, розсилкою та моніторингом вакансій і т.д.

Паралельно, HR software допомагає економити і час пересічного працівника - завдяки організації його роботи, економиться до 90% часу, який витрачався на адміністративні задачі. А технічні компанії, яким важлива автоматизація, у дослідженні McKinsey повідомляють, що в середньому з професійним HR софтом економлять до 66% часу як мінімум 4-х своїх співробітників, які можуть займатися дійсно важливими справами.

Згідно з дослідженням, втрата співробітника вартує пересічній європейській компанії до €43,000, з яких €6000 - це кошти на рекрутинг та пошук ідеального співробітника на заміну. Якщо ви думаєте, що ці цифри перебільшені, згадайте, наприклад, співробітника відділа маркетингу, який напряму впливає на рекламний кошт, або sales-менеджера, який за той час, коли компанія шукає йому заміну, міг би забезпечити подібну суму за продаж послуги чи продукту.

Менше коштів на навчання та онбординг

Те, що компанії витрачають шалені гроші на навчання спеціалістів - не секрет, але що робити тим, в кого обмежений бюджет на онбординг та підвищення кваліфікації? Це питання вирішується за допомогою автоматизованих програм онбордингу, де один раз можна прописати усі інструкції та приклади для навчання, а далі лише призначати записану програму для проходження новачкам або співробітникам. І знову економимо час ваших співробітників на навчання та введення в курс кожного спеціаліста окремо. Компанії з усього світу зізнаються, що за умов гарно проведеного онбордінгу 73% новачків стають більш заангажованими у процес роботи та залюбки генерують нові ідеї.

Знижуються ризики втрати співробітників

25% співробітників пересічна компанія в середньому втрачає у перші 45 днів їхньої роботи. Тобто, за умов слабкої комунікації, погано проведеної адаптації та неорганізованої роботи команди в цілому, співробітник втрачає запал працювати в компанії та починає шукати місце, де усі вищевказані змінні враховані. Відтік кадрів загрожує компанії подвоєними витратами на пошук нових співробітників на заміну. Вважайте, що за таких умов ви витратите кошти декілька разів: на пошук співробітника, його найм та адаптацію, а потім знову на пошук. Наявність сильного софту нівелює необхідність похапцем повторно вкладати кошти та час на рекрутинг. Ви матимете чітку схему комунікації з кандидатом, співробітником та менеджером, і зможете модерувати ризики.

HR-аналітика дає можливість кризового управління

HR-аналітика та звіти — частина HR-софту, про яку рідко згадують при його придбанні. Але це водночас найбільше полегшення для менеджерів та HR-спеціалістів, які базують свої рішення стосовно персоналу на конкретних цифрах та підрахунках. HR-аналітика містить різні показники — про перебіг та результати рекрутингу і рекрутерів, онбординг, співробітників, їхні цілі та процес закриття цілей, аналітику по оцінці співробітників та різноманітні дашборди, які дозволяють швидко побачити, чи є всередині колективу певні загрози або повторювані патерни, яких потрібно вирішувати задля благополуччя команди.

HR software дає змогу знизити залучення сторонніх спеціалістів

Якщо вам необхідно провести комплексну оцінку, вам доведеться залучати центри оцінки. Якщо ви хочете побачити результати роботи персоналу у цифрах — доведеться думати про програми для аналітики. Хочете зберігати документи та інструкції? Доведеться доплачувати за зберігання даних. В той час, HRM-система нівелює необхідність у пошуку та доплаті стороннім спеціалістам. Такі функції, як внутрішній портал, можливості проведення оцінки з повноцінним результатом, аналітика та звітність, база знань та інші вже вбудовані в софт і є у вашому розпорядженні без додаткових витрат.

Людський фактор у рекрутингу зводиться нанівець

Рекрутинг-процес складається з декількох коротших послідовних процесів — пошуку кандидатів, комунікації, наймання, адаптації та проміжних важливих точок, таких як, наприклад, підписання пропозиції про роботу. Але у 2022 році, за умов стресового оточення, великої кількості завдань та можливої віддаленості працівників, наймання парт-таймерів тощо, в рекрутера може спрацювати людський фактор. Одна помилка у комунікації — мінус для роботодавця. Неможливість підлаштуватися під запити віддалених працівників та побудувати з ними схему наймання на роботу — взагалі великі репутаційні ризики для компанії та потенційне збільшення бюджету на пошук кандидатів.

Саме тому рекрутинг — одна з необхідних ланок робочого процесу, які підлягають автоматизації. Система встановлює лійку (воронку) рекрутингу, в якій чітко подаються етапи процесу та регулювання цих етапів. Людський фактор зводиться до мінімуму. Рекрутер не пропускає інтервʼю та не відволікається на тисячі завдань. Все, від складання опису вакансій та розсилання її на різні сайти з однієї системи, до підписання електронним підписом для віддалених команд, враховано та автоматизовано.

Знижуються ризики втрати даних

При чому, у всіх сенсах. Оскільки дані компанії зберігаються у хмарному середовищі, а все завантажено у систему, включно з файлами співробітників та кандидатів, документами та ін., шукати та витрачати час і нерви, та переживати і нести збитки через втрату інформації не потрібно. Але мова і про більший масштаб — провайдер вашого HR-софту зобов'язується зберігати інформацію, захищати її та унеможливлювати ризики крадіжки даних.

Які функції HR software допоможуть зменшити витрати компанії?

• Воронки онбордингу

Різні воронки для кожної вакансії та департаменту окремо, допоможуть рекрутерам покращити перший контакт та ведення кандидата по етапах рекрутингу, як результат — краща адаптація та менше ризиків на звільнення

• Скринінг-тести кандидатів

Допоможуть зрозуміти, чи підходить вам кандидат, на ранньому етапі рекрутингу та відсіяти тих, хто не відповідає компетенціям.

• Карʼєрний сайт

Додатковий сайт, де можна не лише розмістити актуальні вакансії та розширений опис до кожної з них, але і розписати цінності та почати адаптацію з ранніх етапів найму. Знижує потреби у рекламі своїх вакансій та дозволяє швидко оновлювати та покращувати їх.

• Електронний підпис та електронна документація

Дозволяє знизити витрати на друк та пересилку матеріалів та документів, які необхідно підписати віддаленим спеціалістам. Також зберігає документи у профілях кандидатів та співробітників, і у базі знань компанії, де у кожного з команди є швидкий доступ.

• Можливості тайм-менеджменту проектів

Дозволяє вести проекти з урахуванням часу, витраченого кожним співробітником, та слідкувати за розподілом коштів.

• Можливості проведення Performance Review

Дозволяє слідкувати за ефективністю співробітників та відслідковувати вигорання.

• Кейс-менеджмент

Можливість чітко розподіляти запити та питання від співробітників між тими з них, хто може ці запити та питання вирішити кваліфіковано та швидко - одна з найбільших переваг сучасних HRM-систем та практична допомога команді, якій не вистачає часу на очікування довготривалої допомоги.

• Воркфлоу

Організовує складні та тривалі процеси у зрозумілі задачі, які автоматизовано надходять до обраних співробітників задля поетапної підготовки до процесу або важливої дати.

• HR-аналітика

Дає можливість обирати вмотивовані рішення для розвитку співробітників та компанії, а також дозволяє швидко побачити усі блокери в роботі та варіанти передбачення вигорання команди.

Обирайте HR software, який би обʼєднав усі функції в одній системі. PeopleForce як HRM-система повного циклу, має модульну систему, яка дозволить вам обрати, чим користуватися, якщо ви шукаєте лише певні інструменти. Модулі вже містять вбудовані інструменти, які доступні одразу після отримання доступу. Тут ми теж подбали про ваш час та ресурси: навчання та перенос даних займатиме всього до двох тижнів, при витратах часу невеликої кількості співробітників. Великою перевагою є наша команда Customer Success, мета якої — забезпечити просте, швидке та комфортне користування системою.

Зберегти кошти, адаптувати ваші процеси та автоматизувати їх — це вже мета усієї компанії PeopleForce. Більше про те, яким чином ви зможете зберегти бюджет з HRM-системою дізнавайтеся на безплатному демо з нашим менеджером.