Как HR software помогает уменьшать расходы компании?

Перед тем как рассмотреть приобретение софта в помощь HR-специалистам и рекрутерам своей компании, топ-менеджмент задается вопросом, насколько это может быть затратно. В конце концов, инструменты для работы стоят денег, и пройдет некоторое время, пока им научатся пользоваться, и он станет приносить практическую пользу в цифрах. Но в то же время менеджеры не мыслят стратегически, что HR software поможет серьезно сэкономить средства и ресурсы компании абсолютно в разных сферах ее жизни, и уменьшить расходы, о которых не сразу задумываешься. Что это может быть?

Какие ресурсы сэкономит приобретение HRM 

Уменьшаются затраты времени сотрудников

По данным SHRM, компания может сэкономить от 10 до 15 часов работы HR-специалиста в неделю, и удвоить это число в условиях большого количества открытых вакансий или онбординга большого количества сотрудников. И все благодаря предоставлению специалисту доступа к программам, которые автоматизируют и облегчают монотонную работу, связанную с документами, перепиской, рассылкой и мониторингом вакансий и т.д.

Параллельно, HR software помогает экономить и время рядового сотрудника - благодаря организации его работы, экономится до 90% времени, которое тратилось на административные задачи. А технические компании, которым важна автоматизация, в исследовании McKinsey сообщают, что в среднем с профессиональным HR софтом экономят до 66% времени как минимум 4-х своих сотрудников, которые могут заниматься действительно важными делами.

Согласно исследованию, потеря сотрудника стоит рядовой европейской компании до €43,000, из которых €6000 - это средства на рекрутинг и поиск идеального сотрудника на замену. Если вы думаете, что эти цифры преувеличены, вспомните, например, сотрудника отдела маркетинга, который напрямую влияет на рекламные средства, или sales-менеджера, который за то время, когда компания ищет ему замену, мог бы обеспечить подобную сумму за продажу услуги или продукта.

Меньше средств на обучение и онбординг

То, что компании тратят огромные деньги на обучение специалистов - не секрет, но что делать тем, у кого ограниченный бюджет на онбординг и повышение квалификации? Этот вопрос решается с помощью автоматизированных программ онбординга, где один раз можно прописать все инструкции и примеры для обучения, а дальше только назначать записанную программу для прохождения новичкам или сотрудникам. И снова экономим время ваших сотрудников на обучение и введение в курс каждого специалиста отдельно. Компании со всего мира признаются, что в условиях хорошо проведенного онбординга 73% новичков становятся более вовлеченными в процесс работы и охотно генерируют новые идеи.

Снижаются риски потери сотрудников

Среднестатистическая компания теряет в среднем 25% сотрудников за первые 45 дней их работы. То есть, в условиях слабой коммуникации, плохо проведенной адаптации и неорганизованной работы команды в целом, сотрудник теряет желание работать в компании и начинает искать место, где все вышеуказанные переменные учтены. Отток кадров грозит компании удвоенными затратами на поиск новых сотрудников на замену. Считайте, что при таких условиях вы потратите средства несколько раз: на поиск сотрудника, его найм и адаптацию, а потом снова на поиск. Наличие сильного софта нивелирует необходимость впопыхах повторно вкладывать средства и время на рекрутинг. Вы приобретете четкую схему коммуникации с кандидатом, сотрудником и менеджером, и сможете модерировать риски.

HR-аналитика дает возможность кризисного управления

HR-аналитика и отчеты - часть HR-софта, о которой редко вспоминают при его приобретении. Но это одновременно самое большое облегчение для менеджеров и HR-специалистов, которые основывают свои решения по персоналу на конкретных цифрах и подсчетах. HR-аналитика содержит различные показатели - о ходе и результатах рекрутинга и рекрутеров, онбординге, сотрудниках, их целях и процессе закрытия целей, аналитику по оценке сотрудников и различные дашборды, которые позволяют быстро увидеть, есть ли внутри коллектива определенные угрозы или повторяющиеся паттерны, которые нужно решать для благополучия команды.

HR software позволяет снизить привлечение сторонних специалистов

Если вам необходимо провести комплексную оценку, придется привлекать центры оценки. Если вы хотите увидеть результаты работы персонала в цифрах, придется думать о программах для аналитики. Хотите хранить документы и инструкции? Придется доплачивать за хранение данных. В то время, HRM-система нивелирует необходимость в поиске и доплате сторонним специалистам. Такие функции, как внутренний портал, возможности проведения оценки с полноценным результатом, аналитика и отчетность, база знаний и другие уже встроены в софт и есть в вашем распоряжении без дополнительных затрат.

Человеческий фактор в рекрутинге сводится на нет

Рекрутинг-процесс состоит из нескольких коротких последовательных процессов - поиска кандидатов, коммуникации, найма, адаптации и промежуточных важных точек, таких как, например, подписание предложения о работе. Но в 2022 году, в условиях стрессового окружения, большого количества задач и возможной удаленности работников, найма парт-таймеров и т.д., у рекрутера может сработать человеческий фактор. Одна ошибка в коммуникации - минус для работодателя. Невозможность подстроиться под запросы удаленных работников и построить с ними схему найма на работу - вообще большие репутационные риски для компании и потенциальное увеличение бюджета на поиск кандидатов.

Именно поэтому рекрутинг - одно из необходимых звеньев рабочего процесса, которые подлежат автоматизации. Система устанавливает воронку рекрутинга, в которой четко подаются этапы процесса и регулирование этих этапов. Человеческий фактор сводится к минимуму. Рекрутер не пропускает интервью и не отвлекается на тысячи задач. Все, от составления описания вакансий и рассылки ее на разные сайты из одной системы, до подписания электронной подписью для удаленных команд, учтено и автоматизировано.

Снижаются риски потери данных

Причем, во всех смыслах. Поскольку данные компании хранятся в облачной среде, а все загружено в систему, включая файлы сотрудников и кандидатов, документы и т.д., искать и тратить время и нервы, переживать и нести убытки из-за потери информации не нужно. Но речь и о большем масштабе - провайдер вашего HR-софта обязуется хранить информацию, защищать ее и исключать риски кражи данных.

Какие функции HR software помогут уменьшить расходы компании

• Воронки онбординга

Различные воронки для каждой вакансии и департамента отдельно, помогут рекрутерам улучшить первый контакт и ведение кандидата по этапам рекрутинга, как результат - лучшая адаптация и меньше рисков увольнения.

• Скрининг-тесты кандидатов

Помогут понять, подходит ли вам кандидат, на раннем этапе рекрутинга и отсеять тех, кто не соответствует компетенциям.

• Карьерный сайт

Дополнительный сайт, где можно не только разместить актуальные вакансии и расширенное описание к каждой из них, но и расписать ценности и начать адаптацию с ранних этапов найма. Снижает потребности в рекламе своих вакансий и позволяет быстро обновлять и улучшать их.

• Электронная подпись и электронная документация

Позволяет снизить расходы на печать и пересылку материалов и документов, которые необходимо подписать удаленным специалистам. Также сохраняет документы в профилях кандидатов и сотрудников, и в базе знаний компании, где у каждого из команды есть быстрый доступ.

• Возможности тайм-менеджмента проектов

Позволяет вести проекты с учетом времени, потраченного каждым сотрудником, и следить за распределением средств.

• Возможности проведения Performance Review

Позволяет следить за эффективностью сотрудников и отслеживать выгорание.

• Кейс-менеджмент

Возможность четко распределять запросы и вопросы от сотрудников между теми из них, кто может эти запросы и вопросы решить квалифицированно и быстро - одно из самых больших преимуществ современных HRM-систем и практическая помощь команде, которой не хватает времени на ожидание длительной помощи.

• Воркфлоу

Организовывает сложные и длительные процессы в понятные задачи, которые автоматизировано поступают к избранным сотрудникам для поэтапной подготовки к процессу или важной дате.

• HR-аналитика

Дает возможность выбирать мотивированные решения для развития сотрудников и компании, а также позволяет быстро увидеть все блокеры в работе и варианты предвидения выгорания команды.

Выбирайте HR software, который бы объединил все функции в одной системе. PeopleForce как HRM-платформа полного цикла, имеет модульную систему, которая позволит вам выбрать, чем пользоваться, если вы ищете только определенные инструменты. Модули уже содержат встроенный функционал, который доступен сразу после входа. Здесь мы тоже позаботились о вашем времени и ресурсах: обучение и перенос данных займет всего до двух недель, при затратах времени небольшого количества сотрудников. Большим преимуществом является наша команда Customer Success, цель которой - обеспечить простое, быстрое и комфортное пользование системой.

Сохранить средства, адаптировать ваши процессы и автоматизировать их - это уже цель всей компании PeopleForce. Больше о том, каким образом вы сможете сохранить бюджет с HRM-системой, узнавайте на бесплатном демо с нашим менеджером.