Jak oprogramowanie HR pomaga zmniejszyć koszty firmy?

Przed zakupem oprogramowania, które ma pomóc specjalistom ds. HR i rekruterom, menedżerowie najwyższego szczebla często zastanawiają się, jak drogie ono będzie. W końcu specjalistyczne narzędzia kosztują niemało, a nauka ich obsługi zajmuje sporo czasu. Dlatego ważne jest, aby specjaliści HR podkreślali znaczenie i przydatność oprogramowania HR.

Jakie zasoby można zoptymalizować, kupując oprogramowanie HRM?

Zwiększona efektywność pracowników

Według raportu SHRM Foundation, dzięki oprogramowaniu HRM firma może zaoszczędzić od 10 do 15 godzin pracy tygodniowo. To efekt zapewnienia specjalistom dostępu do programów, które automatyzują rutynowe działania związane z obsługą dokumentacji, korespondencji, wysyłki i monitoringu ofert pracy itp.

Statystyki pokazują, że takie rozwiązanie pozwala pracownikowi zaoszczędzić nawet do 90% czasu pracy, przeznaczonego dotychczas na obsługę codziennych zadań administracyjnych. Jednocześnie, jak wynika z badań, utrata pracownika kosztuje przeciętną europejską firmę do 43 000 euro! Z tego 6000 euro to koszt rekrutacji i znalezienia odpowiedniego zastępstwa, co świadczy o znacznej nieefektywności, w której rozwiązaniu może pomóc oprogramowanie HRM.

Obniżenie kosztów szkoleń i onboardingu

Nie jest tajemnicą, że firmy wydają dużo pieniędzy na specjalistów od szkoleń. Jednak co z tymi firmami, które dysponują ograniczonym budżetem na onboarding i zaawansowane szkolenia? Z pomocą może przyjść oprogramowanie HRM. Dzięki jego zautomatyzowanym funkcjom można w prosty sposób przekazywać pracownikom niezbędną wiedzę, np. w formie załączanych instrukcji lub przykładów.

Również w tym przypadku oszczędza to czas pracowników i zapewnia szybkie zakończenie procesu onboardingu. Według wielu wiodących firm dobrze przeprowadzony onboarding sprawia, że 73% nowo przyjętych pracowników od razu zaczyna bardziej angażować się w proces pracy i chętniej generuje nowe pomysły.

Zmniejszenie ryzyka utraty pracowników

Przeciętna firma traci 25% nowych pracowników w ciągu pierwszych 45 dni od momentu ich zatrudnienia. Może to być spowodowane słabą komunikacją wewnętrzną, niskim poziomem adaptacji pracownika w firmie lub poczuciem dezorganizacji, którego doświadczył. Rotacja, która jest tego wynikiem, grozi firmie koniecznością podwojenia kosztów, gdyż firma zmuszona będzie do znalezienia nowych pracowników.

Posiadanie solidnego oprogramowania HRM eliminuje potrzebę pochopnego reinwestowania pieniędzy i czasu w rekrutację, gdyż zapewnia zrozumiały schemat komunikacji pomiędzy kandydatem, pracownikiem i menedżerem. To znacznie zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia zjawiska niepożądanej rotacji.

Analityka HR w zarządzaniu kryzysowym

Analityka i tworzenie raportów kadrowych to funkcje, o których rzadko wspomina się podczas zakupu oprogramowania HR. Są one jednak niezwykle istotne, ponieważ umożliwiają śledzenie na bieżąco różnych wskaźników HR dotyczących m.in. postępów i wyników rekrutacji, przebiegu onboardingu i rozwoju zawodowego pracowników, realizacji celów itd.

Oprogramowanie pozwala również przeprowadzać oceny pracownicze i monitorować ich wyniki. Dane z ocen można wizualizować w firmie rozmaitych dashboardów, które pozwalają szybko zorientować się, czy w zespole występują pewne zagrożenia lub powtarzające się wzorce, wymagające interwencji specjalistów ds. HR.

Ograniczenie konieczności korzystania z usług stron trzecich

Gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia kompleksowej oceny, często pojawia się konieczność zaangażowania zewnętrznych ośrodków oceny. Jeśli chcesz zobaczyć wyniki pracy w liczbach, musisz pomyśleć o dodatkowym oprogramowaniu analitycznym. Czy chcesz również przechowywać dokumenty i instrukcje? Za przechowywanie danych często trzeba dodatkowo zapłacić.

Wdrożenie w firmie systemu HRM eliminuje konieczność poszukiwania i opłacania zewnętrznych specjalistów i podwykonawców. Funkcje takie jak portal wewnętrzny, oceny, analityka i raportowanie, baza wiedzy i inne, są już wbudowane w oprogramowanie i są do Twojej dyspozycji bez dodatkowych kosztów.

Ograniczenie błędów związanych z czynnikiem ludzkim

Proces rekrutacji składa się z kilku krótkich etapów, takich jak poszukiwanie kandydatów, komunikacja, zatrudnianie, onboarding i podpisywanie ofert pracy. Kiedy wszystkie te czynności wykonywane są ręcznie, mogą pojawić się błędy spowodowane czynnikiem ludzkim. Gdy pojawiają się one notorycznie, szybko okazuje się, że wiąże się to z dużymi kosztami.

Dlatego rekrutacja jest jednym z niezbędnych ogniw w procesie pracy, które należy zautomatyzować. System HRM tworzy lejek rekrutacyjny, w którym jasno przedstawione są etapy procesu i zasady ich realizacji. Rekruter nie przegapia rozmów kwalifikacyjnych i nie jest rozpraszany przez tysiące zadań. Wszystko, od stworzenia opisu stanowiska i przesłania go do różnych miejsc z jednego systemu, po podpisanie podpisem elektronicznym dla zespołów zdalnych, jest uwzględnione i zautomatyzowane.

Zmniejszenie ryzyka utraty danych

Ponieważ dane firmy są gromadzone w chmurze i wszystko jest przesyłane do systemu (w tym akta pracowników i kandydatów, dokumenty itp.), łatwiej jest przechowywać i chronić dane. Dzięki temu znacznie zmniejsza się ryzyko utraty danych spowodowane błędami ludzkimi i działaniami hakerskimi.

Jakie funkcje oprogramowania HR pomagają obniżyć koszty firmy

Leje onboardingowe

Odmienne lejki dla każdego wakatu i działu pomagają rekruterom usprawnić pierwszy kontakt i przeprowadzić kandydata przez poszczególne etapy rekrutacji.

Testy sprawdzające kandydatów

Testy sprawdzające (inaczej: screeningowe / przesiewowe) pomagają firmom zrozumieć już na wczesnym etapie rekrutacji, czy dany kandydat będzie odpowiedni, a co za tym idzie, szybko odsiać nieodpowiednie osoby.

Strona kariery

To dodatkowa strona, na której można zamieścić informacje na temat aktualnych wakatów, a także opisać wartości, które wyznaje firma i rozpocząć adaptację pracowników już na wczesnym etapie rekrutacji.

Podpis elektroniczny i dokumentacja elektroniczna

Pozwala na zmniejszenie kosztów wydruków, wysyłki materiałów i dokumentów, które muszą być podpisane przez pracujących zdalnie specjalistów. Pozwala również na zapisywanie dokumentów w profilach kandydatów i pracowników, w firmowej bazie wiedzy.

Możliwości zarządzania czasem projektów

Możesz zarządzać projektami, monitorując czas poświęcony przez każdego pracownika na każdy projekt, aby poprawić ogólną wydajność.

Możliwości oceny wydajności

Możesz monitorować efektywność swoich pracowników i śledzić wskaźniki dotyczące ich wypalenia zawodowego, co pozwoli Ci odpowiednio szybko reagować i rozwiązywać problemy.

Zarządzanie sprawami

Pozwala to na dystrybucję zgłoszeń od pracowników do członków zespołu, którzy mogą je szybko i skutecznie rozwiązać.

Przepływy pracy

Organizuj złożone i długotrwałe procesy w zadania, które będą automatycznie wysyłane do realizacji do wybranych pracowników.

Wybierając oprogramowanie HR, dobrze sięgnąć po takie, które łączy różne funkcje w jednym systemie (najlepiej wszystkie wymienione powyżej!). PeopleForce, jako kompleksowa platforma HRM, posiada system modułowy. Dzięki możliwości doboru opcji, z których rzeczywiście będzie korzystać firma, rozwiązanie to pozwala stworzyć naprawdę unikalny ekosystem HR. Moduły zawierają wbudowane narzędzia, dostępne od razu po uzyskaniu dostępu do systemu.

Nauka obsługi naszego systemu to przyjazny proces dla użytkowników. Większość naszych Klientów kończy szkolenia wdrożeniowe oraz migrację danych w ciągu dwóch tygodni. Nad szybkim i wygodnym przebiegiem całego procesu czuwa nasz zespół ds. sukcesu klienta.

Obniżenie kosztów Twojej działalności, dostosowanie Twoich procesów oraz ich automatyzacja – to cel całego zespołu PeopleForce. Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak możesz zaoszczędzić swój budżet dzięki systemowi HRM, zapisz się na bezpłatną prezentację demo, z udziałem jednego z naszych menedżerów.