¿Cómo ayuda un software de RRHH a reducir los costes de la empresa?

Antes de adquirir un software para ayudar a los especialistas en RRHH y reclutadores, la gerencia suele preguntarse cuánto costará. Después de todo, las herramientas especializadas cuestan dinero y se necesita tiempo para aprender a utilizarlas. Por lo tanto, es crucial que los profesionales de RRHH hagan énfasis en la importancia y utilidad que tiene un software de RRHH.

¿Qué recursos pueden optimizarse al adquirir un software HRM?

Incremento de la eficiencia de los empleados

Según la SHRM, una empresa puede ahorrar entre 10 y 15 horas de trabajo a la semana gracias a un software HRM. Esto se debe a que el especialista puede acceder a programas que automatizan el trabajo rutinario relacionado con documentos, correspondencia, envío y seguimiento de vacantes, etc.

Esto puede ahorrar hasta el 90% del tiempo que un empleado invierte a diario en tareas administrativas rutinarias. Además, la pérdida de un empleado, le representa a una empresa europea promedio un gasto de hasta 43.000 euros, de los cuales 6.000 euros corresponden a los costes de reclutamiento y búsqueda del sustituto perfecto, lo que representa una ineficiencia importante con la que el software HRM puede ayudar.

Reducción de los gastos de formación e incorporación

No es un secreto que las empresas gastan mucho dinero en especialistas en formación, pero ¿qué ocurre con aquellas empresas que tienen un presupuesto limitado para la incorporación y la formación avanzada? Un software HRM puede ayudar a través de programas automatizados para la incorporación con los que puede proporcionar todas las instrucciones y ejemplos necesarios para la formación en un solo paso.

Una vez más, esto ahorra tiempo a los empleados y garantiza que completen la incorporación rápidamente. Según una serie de empresas líderes, una incorporación ejecutada correctamente consigue que el 73% de los recién llegados se involucren en el proceso de trabajo de forma inmediata y estén dispuestos a generar nuevas ideas.

Disminuye el riesgo de perder empleados

Una empresa promedio pierde el 25% de sus nuevos empleados en los primeros 45 días de trabajo. Esto puede explicarse con una comunicación deficiente, una mala adaptación y desorganización. La rotación resultante amenaza a la empresa con duplicar los costes, ya que debe encontrar nuevos empleados.

Disponer de un software HRM robusto elimina la necesidad de reinvertir dinero y tiempo en reclutamiento de forma apresurada, pues proporciona un esquema de comunicación claro con el candidato, el empleado y el manager. Esto reduce significativamente la probabilidad de tener una rotación de personal que sea inaceptable.

Analíticas de RRHH para la gestión de crisis

Las analíticas e informes de RRHH son una parte del software HRM que rara vez se menciona durante su adquisición, pero que es importante por  contener varios indicadores sobre el progreso y los resultados del reclutamiento, la incorporación, los empleados, sus objetivos y mucho más.

Este proceso también hace seguimiento de las evaluaciones de los empleados y guarda sus resultados en varios tableros que permiten ver rápidamente si existen ciertas amenazas o patrones recurrentes dentro del equipo que deban abordarse.

Reducción de la intervención de servicios externos

Si necesitas realizar una evaluación exhaustiva, es frecuente tener que recurrir a centros de evaluación. Si quieres ver los resultados del trabajo en cifras, tendrás que pensar en un software de analíticas. ¿Quieres almacenar documentos e instrucciones? Tendrás que pagar más por el almacenamiento de datos.

Un sistema HRM elimina la necesidad de buscar y pagar a especialistas externos y subcontratistas. Funciones como portales internos, evaluaciones, analíticas e informes, una base de conocimientos, entre otras, ya están integradas en el software y están a tu disposición sin coste adicional.

Disminución de los errores de factor humano

El proceso de reclutamiento consta de varios procesos cortos, como la búsqueda de candidatos, la comunicación, la contratación, la adaptación y la firma de las ofertas de empleo. Cuando todos estos procesos se realizan de forma manual, pueden producirse errores ocasionados por el factor humano. Cuando se producen de forma sistémica, rápidamente las empresas descubren que se incurre en costes significativos.

Por este motivo, el reclutamiento es uno de los eslabones necesarios del flujo de trabajo que debe automatizarse. Un sistema HRM establece un embudo de reclutamiento en el que se presentan claramente las etapas del proceso y la regulación de las mismas. El reclutador no pierde entrevistas y no se distrae con miles de tareas. Todo, desde crear una descripción del puesto y enviarla a diferentes sitios desde un sistema, hasta la firma electrónica para equipos que trabajan en remoto, se toma en cuenta y se automatiza.

Menor riesgo de pérdida de datos

Como los datos de la empresa se almacenan en la nube y todo se carga en el sistema, incluidos los archivos de los empleados y candidatos, documentos, etc., es más fácil almacenar y proteger los datos. Esto reduce significativamente el riesgo de que los se pierda información por errores humanos o piratería informática.

¿Qué funciones del software de RRHH ayudan a reducir los costes de la empresa?

• Embudos de incorporación

Diferentes embudos para cada vacante y departamento ayuda a los reclutadores a mejorar el primer contacto y a guiar al candidato a través de las distintas etapas del reclutamiento.

• Pruebas de selección de candidatos

Ayudan a las empresas a saber si un candidato es adecuado en una fase temprana del proceso de reclutamiento y a descartar a los candidatos inadecuados.

• Portal de empleo

Se trata de un sitio adicional en el que se pueden publicar las vacantes actuales, así como describir los valores, e iniciar la adaptación de los empleados desde las primeras fases del reclutamiento.

• Firma electrónica y documentación electrónica

Esto permite reducir los gastos de impresión, envío de materiales y documentos que deben ser firmados por especialistas que se encuentran en remoto. También almacena documentos en los perfiles de los candidatos y empleados en la base de conocimientos de la empresa.

• Capacidad de gestionar el tiempo de los proyectos

Puedes gestionar proyectos controlando el tiempo que dedica cada empleado a cada proyecto para mejorar la eficiencia general.

• Oportunidades para la evaluación del desempeño

También es posible supervisar la eficiencia de tus empleados y realizar un seguimiento de las tasas de agotamiento, lo que te permitirá reaccionar de forma progresiva.

• Gestión de casos

Permite distribuir las solicitudes de los empleados entre los miembros del equipo que pueden resolverlas de forma rápida y eficiente.

• Flujos de trabajo

Organiza procesos complejos y largos en tareas que se envían automáticamente a los empleados seleccionados para que las preparen paso a paso.

Al elegir un software de RRHH deberías seleccionar aquel que combine todas las funciones necesarias en un solo sistema. PeopleForce, como plataforma HRM de ciclo completo, tiene un sistema modular que permite elegir qué utilizar para conseguir un ecosistema de RRHH realmente único. Los módulos contienen herramientas integradas que están disponibles en cuanto se obtiene acceso.

En nuestro sistema, la formación y la migración de datos lleva dos semanas como máximo para la mayoría de las empresas. Otra de nuestras principales ventajas es nuestro equipo encargado del éxito de los clientes, cuyo objetivo es garantizar un uso sencillo, rápido y cómodo de nuestro sistema.

Ahorrar dinero, adaptar los procesos y automatizarlos es el objetivo de todo el equipo de PeopleForce. Puedes obtener más información sobre cómo disminuir tu presupuesto con un sistema HRM solicitando una demostración gratuita con uno de nuestros managers.