Як PeopleForce допоміг QuartSoft автоматизувати HR-процеси та інтегрувати сторонні сервіси через API

Коли компанія активно розширюється та використовує безліч цифрових інструментів, важливо забезпечити інтегрованість процесів і взаємодію між відділами. Для команди QuartSoft вирішенням цієї задачі стала співпраця з PeopleForce. Компанія інтегрувала платформу зі сторонніми сервісами через наш гнучкий API. Завдяки цьому вдалося не лише автоматизувати ключові HR-процеси, але й налаштувати комплексну взаємодію між такими бізнес-інструментами, як Jira, PowerBi, DocuSign і Microsoft Teams.

PeopleForce став єдиним джерелом інформації, завдяки якій інтеграції автоматизують робочі процеси без додаткового втручання співробітників. Це рішення допомогло оптимізувати роботу HR-спеціалістів та менеджерів, скоротивши час на виконання рутинних завдань на 80%.

Наш гнучкий API дозволяє легко адаптувати під специфічні потреби компанії та отримати високий результат. Про це та інше – поспілкувалися з Катериною Слабко, Human Resources Operations Manager, та Віталієм Кузьміним, СТО компанії QuartSoft. Дізнавайтеся у цьому case study, як за допомогою HR-платформи та її додаткових можливостей досягти операційної ефективності та забезпечити спрощення процесів на всіх рівнях.

Про QuartSoft

QuartSoft – це холдинг продуктових IT-компаній, що впевнено тримає позиції на ринку з 1999 року. Історія компанії розпочалася в місті Краматорськ із невеликої команди з чотирьох осіб. Сьогодні QuartSoft перетворилася на міжнародну компанію з офісами в Україні та Європі, об'єднуючи понад 200 талановитих спеціалістів. Команда працює з різних куточків світу, що дозволяє їй впроваджувати інновації та забезпечувати високу якість продуктів.

У QuartSoft є декілька продуктових напрямків, серед яких: Kadastr.UA, Soft Farm та QS Games. Крім того, компанія розвиває аутсорсинговий напрямок, створюючи IT-продукти для своїх клієнтів.

З інструментів PeopleForce команда обрала для використання продукти Core HR, Recruit, Perform і Time, але однією з основних переваг платформи став функціонал API, який знадобився QuartSoft для кастомних інтеграцій – але про все по порядку.

Чому вибір системи пав саме на PeopleForce?

2022 рік став переломним моментом, змусивши компанію суттєво переглянути усі процеси через релокейт команди. Це стало одним із поштовхів до пошуку нового автоматизованого продукту, який допоміг би регулювати робочий процес.

До бажаної системи було висунуто чіткі вимоги:

• Простий і зручний інтерфейс
• Наявність API для інтеграції
• Функціональність і можливість кастомізації всіх модулів HRM системи
• Швидка реалізація оновлень за запитами користувачів
• Кваліфікована технічна підтримка

Детальний огляд інтеграцій: від автоматизації видачі техніки до аналітики в Power BI

Інтеграція з Jira для спрощення внутрішніх процесів

Оскільки Jira є основною системою для управління задачами та внутрішніми процессами  компанії, потреба QuartSoft була зрозуміла: зробити інтеграцію між Jira та PeopleForce для автоматичного отримання даних про співробітників. Мета інтеграції – автоматизація ключових HR-процесів, зручність та швидкість отримання та відображення інформації, зменшення ручної роботи та забезпечення прозорості і ефективності роботи команди.

Проблема команди

Для досягнення мети було важливо, щоб технічна команда мала повний доступ до інформації про співробітників. До інтеграції це було складно: технічний відділ часто не розумів, хто саме робить запити на допомогу чи послуги. 

Етапи створення інтеграції

1. Розробка  проксі-рішення: Спочатку було розроблено власне проксі-рішення, що дозволило контролювати доступ до даних і забезпечити зручний формат їхнього надання для обробки в Jira.
2. Реалізація агрегатних функцій: Було впроваджено функції, які дозволяли виконувати один запит для отримання даних із різних акаунтів у PeopleForce. Наприклад, за допомогою одного запиту можна було отримати детальну інформацію про співробітника та його керівника, використовуючи лише електронну пошту співробітника.

Для яких функцій знадобилася

• Видача техніки (HelpDesk). Для автоматизації заявки на видачу техніки HR обирає співробітника та вказує основні вимоги. В Jira автоматично передається вся необхідна інформація з PeopleForce (ім'я, телефон, адреса, посада, робочий проект) для подальшого виконання запиту.

Під час виконання змінюються статуси, що запускають:

• Створення накладної в НоваПошта на основі адреси з PeopleForce – для випадків, коли техніку необхідно переслати співробітнику, а не видати вручну. Це спрощує навантаження на технічний відділ.
• Генерацію акту передачі техніки – акт автоматично генерується з урахуванням всіх необхідних даних з PeopleForce. Підписання проводиться через сервіс DocuSign для зручного та швидкого збору електронних підписів всіх учасників процесу.
• Використання кастомних полів, налаштованих під специфіку компанії – для адаптації процесу видачі техніки під спеціфіку та політики компанії, та заради уникнення ручного вводу даних.

• Онбординг/пребординг/офбординг співробітників

До впровадження автоматизації процеси адаптації та офбордингу в компанії були ускладненими для менеджерів: управління десятками таблиць, до 30 задач і підзадач в процесі, а також постійний контроль за тим, де збергіається та чи інша інформація, в якій послідовності діяти та як саме інформувати новачка. Це ускладнювало процес та створювало ризик помилок.

Тепер у компанії є алгоритмізований процес в Jira, який автоматизує створення і відправку задач на основі кастомних полів та інформації з PeopleForce. Система за два кліки відправляє відповідальним уже сформовані задачі з чек-листами, посиланнями та інструкціями, що потрібно зробити і в який термін.

Що автоматизовано:

• Автоматичне генерування завдань. Процеси онбордингу, пребордингу та офбордингу більше не створюються вручну. Завдання автоматично генеруються на основі шаблонів і даних з PeopleForce. Вся необхідна інформація про співробітника, така як дати виходу на роботу, тривалість випробувального терміну, позиція та департамент, імпортована в Jira, що дозволяє швидко створювати завдання.
• Дати та терміни. Система автоматично використовує дати виходу співробітника на роботу, початок та закінчення випробувального терміну для визначення термінів виконання завдань, що забезпечує контроль за дотриманням строків виконання кожного етапу процесу.

• Віджет навантаження та відсутностей

Інтеграція бере дані про всі види відсутностей з PeopleForce, поєднуючи їх з логуванням задач у Jira. Це надає проджект-менеджерам інструменти для відстеження поточного та запланованого навантаження команди, усуваючи потребу у ручному порівнянні даних з календарем у PeopleForce.

Результати використання інтеграції

• Автоматизація завдань. В результаті оптимізації робочих процесів час виконання завдань скоротився на 80%. Помилок у постановці завдань більше не виникає, оскільки всі процеси стандартизовані. Замість ручного введення, всі задачі онбордингу, пребордингу та офбордингу автоматично генеруються на основі даних з PeopleForce, таких як дати виходу на роботу, департамент, позиція та персональні дані співробітників. Це також спростило адаптацію нових співробітників – у випадку звільнення HR чи рекрутера новий працівник легко ввійде в курс справ завдяки чітким і зрозумілим процедурам.

• Централізоване управління та прозорість процесів. Усі дані про співробітників і їхні процеси, такі як видача техніки або організація зустрічей, синхронізуються з PeopleForce, що дозволяє зберігати всі документи та інформацію в одній базі. Це робить PeopleForce єдиним джерелом правди (source of truth) для всієї компанії, яке підвищує зручність доступу до інформації.
• Моніторинг та контроль ресурсів. Менеджери проєктів отримали нові інструменти, такі як віджет, що відображає поточне та планове навантаження й відсутності членів їхніх команд. Раніше для цього доводилося окремо створювати звіт у Jira та вручну порівнювати його з календарем у PeopleForce. 
• Покращення координації між відділами. Завдяки інтеграції, зменшилося навантаження на технічні команди – тепер вони швидше та зрозуміліше обробляють запити від інших відділів компанії.

Інтеграція з DocuSign для зменшення ручної роботи

Запит команди

За допомогою DocuSign команді QuartSoft необхідно підписувати NDA та Акти видачі техніки. До автоматизації HR-спеціалісту доводилося вручну заповнювати драфт акту на двох мовах (українською та англійською), вводячи особисті дані підписантів (співробітника та компанії), необхідні для DocuSign – ПІБ, адресу прописки, ІНН, електронну пошту, посаду, грейд і дату початку роботи. 

HR зберігав документ, завантажував його у DocuSign, вручну додавав підписантів і визначав порядок їх підписання. Через ручне введення даних часто виникали проблеми, пов'язані з людським фактором, як-от орфографічні чи граматичні помилки, або неправильний порядок внесення інформації. Це займало чимало часу, адже необхідно було кілька разів перевірити документ, щоб уникнути помилок.

Результати використання інтеграції

Завдяки інтеграції з PeopleForce, зараз цей процес автоматизовано – все відбувається через Jira. PeopleForce виступає у ролі бази даних, звідки береться актуальна необхідна інформація про співробітників. На основі цих взятих даних формуються акти та документи, які відправляються відповідальній особі. У процесі застосовані кастомні поля PeopleForce.

Відповідальному лише приходить завдання, де потрібно заповнити одне кастомне поле та натиснути "відправити на підпис". Це скоротило час виконання задачі з 20-30 хвилин до 3 хвилин, а заповнення драфтів для DocuSign окремо більше не потрібне, оскільки все працює автоматично. HR-команда також не включається у процес із заповненням драфтів та не втрачає на ньому свій час, – лише отримує копію актів, підписаних співробітником та представником технічної команди.

Інтеграція з Microsoft Teams на основі аналогічного Slack-бота

Інтеграцію з Microsoft Teams було реалізовано з метою повторити функціонал Slack-бота від PeopleForce. Успішний результат отримав позитивну оцінку від менеджерів компанії, оскільки тепер вони швидко й зручно отримують сповіщення про відсутності співробітників (відпустки, лікарняні). Це значно прискорює процеси компанії без необхідності використовувати емейл-сповіщення, які не є основним інструментом комунікації. Співробітники також можуть оперативно запитати відпустку та отримати підтвердження без необхідності заходити на платформу PeopleForce.

Головною перевагою є зручність і швидкість, що дозволяє виконувати ці дії прямо в Teams.

Інтеграція з Power BI

Інтеграція PeopleForce з Power BI мала на меті автоматизувати створення звітів і аналітики, які враховують дані з різних систем. Основною проблемою було дотримання ліміту API-запитів і уникнення блокування сервера під час щомісячного завантаження даних про співробітників і відпустки для аналізу в Power BI. Завдяки інтеграції став доступний більший спектр даних для покращення аналітики та звітності.

Power BI отримує з PeopleForce ключову інформацію про співробітників:  ПІБ, посада, рівень, проєкт, керівник, що дозволяє візуалізувати аналітику для різних бізнес-потреб і завдань.

PeopleForce у QuartSoft слугує єдиною та достовірною базою даних про співробітників, що дозволяє аналізувати ефективність команд і проєктів, співвідношення витрат із прибутковістю, а також розраховувати вартість найму – від рекрутингу до завершення випробувального терміну. Це допомагає керівникам приймати обґрунтовані бізнес-рішення на основі даних. 

QS Integration

QuartSoft, як офіційний партнер PeopleForce, надає компаніям можливість створити інтегровану, автоматизовану екосистему на базі передової HRMS завдяки власній розробці – QS Integration. Компанія допомагає об’єднувати корпоративні системи та інструменти для підвищення продуктивності та спрощення прийняття рішень, пропонуючи бізнесу інструменти, що повністю відповідають його конкретним потребам.

Відгук про PeopleForce

Основною перевагою PeopleForce є її гнучкість. Хоча платформа не є ідеальною, можливості для налаштування індивідуальних процесів, таких як створення додаткових полів чи різних політик відсутностей для кожної команди або підрозділу, дозволили швидко впорядкувати роботу та інтегрувати систему з іншими сервісами відповідно до бізнес-потреб QuartSoft.