Cómo PeopleForce ayudó a QuartSoft a automatizar procesos clave de recursos humanos e integrar servicios de terceros a través de API

A medida que una empresa escala y explora diversas herramientas digitales, es esencial garantizar que todos los procesos estén integrados y que los departamentos interactúen de manera efectiva.

Para el equipo de QuartSoft, la solución a este desafío fue asociarse con PeopleForce. La empresa integró la plataforma con servicios de terceros a través de nuestra API flexible. Esta integración automatizó funciones clave de recursos humanos y estableció una conectividad perfecta entre herramientas comerciales como Jira, Power BI, DocuSign y Microsoft Teams.

PeopleForce formó una única fuente de verdad, donde las integraciones permitieron la automatización de los procesos sin la participación del equipo. El sistema HRM eliminó la carga de trabajo innecesaria para los especialistas y gerentes de recursos humanos, ahorrando un 80% en el trabajo rutinario. Nuestra API flexible se adapta fácilmente a las necesidades específicas de la empresa, brindando altos resultados. 

Hablamos de esto y más con Kateryna Slabko, Gerente de Operaciones de Recursos Humanos, y Vitaliy Kuzmin, CTO de QuartSoft. 

Obtén más información en este caso de estudio sobre cómo la plataforma de recursos humanos y sus capacidades adicionales pueden lograr eficiencia operativa y simplificar procesos en todos los niveles.

Acerca de QuartSoft

QuartSoft es un holding de empresas de productos IT que mantiene con confianza su posición en el mercado desde 1999. La historia de la empresa comenzó con un pequeño equipo de cuatro personas. Hoy en día, QuartSoft se ha convertido en una empresa internacional con oficinas en Ucrania y Europa, que reúne a más de 200 especialistas talentosos. El equipo trabaja desde varios rincones del mundo, lo que les permite implementar innovaciones y garantizar productos de alta calidad.

QuartSoft tiene varias líneas de productos, incluidas Soft Farm, QS Games y eClients. Además, la empresa está desarrollando su división de outsourcing y creando productos de TI para sus clientes.

De las herramientas de PeopleForce, el equipo seleccionó Core HR, Recruit, Perform y Time, pero una de las ventajas clave de la plataforma fue la funcionalidad API, que QuartSoft necesitaba para integraciones personalizadas, pero vayamos paso a paso.

¿Por qué QuartSoft eligió PeopleForce?

El año 2022 fue un punto de inflexión que obligó a la empresa a reconsiderar significativamente todos los procesos debido a la reubicación del equipo. Esto se convirtió en uno de los motivos para buscar una nueva solución automatizada para regular el flujo de trabajo.

Otro cambio importante fue encontrar un reemplazo para un CRM utilizado anteriormente. La empresa necesitaba una nueva plataforma que se alineara con las nuevas realidades, valores y necesidades del negocio.

Se establecieron requisitos claros para el sistema deseado:

• Interfaz sencilla y fácil de usar
• Disponibilidad de una API para la integración
• Funcionalidad y personalización de todos los productos del sistema HRM.
• Implementación rápida de actualizaciones basadas en las solicitudes de los usuarios.
• Soporte técnico calificado

Descripción detallada de las integraciones: desde la automatización de la gestión de activos hasta el análisis de Power BI

Integración con Jira para agilizar los procesos internos

Dado que Jira es el sistema principal para la gestión de tareas y procesos internos de la empresa, el desafío de QuartSoft era claro: integrar Jira con PeopleForce para el acceso automático a los datos de los empleados. El objetivo de la integración es automatizar procesos clave de recursos humanos, garantizar la comodidad y velocidad en la obtención y visualización de información, reducir el trabajo manual y mejorar la transparencia y la eficiencia dentro del equipo.

El desafío del equipo

Para lograr este objetivo, era importante que el equipo técnico tuviera acceso completo a la información de los empleados. Antes de la integración, esto era un desafío: el departamento técnico a menudo no entendía quién solicitaba ayuda o servicios.

Stages of integration development

Etapas del desarrollo de la integración.

1. Desarrollo de una solución de proxy: Inicialmente, se desarrolló una solución de proxy personalizada, que permitía el acceso controlado a los datos y proporcionaba un formato conveniente para el procesamiento en Jira.
2. Implementación de funciones agregadas: Se implementaron funciones que permitieron ejecutar una sola solicitud para recuperar datos de varias cuentas en PeopleForce. Por ejemplo, con una solicitud, era posible obtener información detallada sobre un empleado y su gerente utilizando únicamente la dirección de correo electrónico del empleado.

Funciones necesarias para

• Emisión/gestión de activos (HelpDesk)

Para automatizar la solicitud de activos, RR.HH. debe seleccionar al empleado y especificar los requisitos principales. Toda la información necesaria de PeopleForce (nombre, teléfono, dirección, puesto, proyecto de trabajo) se transfiere automáticamente a Jira para su posterior procesamiento de la solicitud.

Durante la ejecución, los estados cambian, provocando:

• Creación de una carta de porte basada en la dirección de PeopleForce, para casos en los que el activo debe enviarse al empleado en lugar de emitirse manualmente. Esto alivia la carga de trabajo del equipo técnico.
• Generación de un acuerdo de transferencia del activo: el acto se genera automáticamente, considerando todos los datos necesarios de PeopleForce. La firma se realiza a través del servicio DocuSign para una recogida cómoda y rápida de firmas electrónicas de todos los participantes en el proceso.
• Uso de campos personalizados adaptados a las características específicas de la empresa, para adaptar el proceso de emisión de activos a las características y políticas de la empresa y evitar la entrada manual de datos.

• Onbooarding/pre onboarding/ offboarding de empleados
  Antes de la automatización, los procesos de onboarding y baja eran desafiantes para los RR.HH.: tenían que completar numerosas hojas de cálculo, administrar hasta 30 tareas y subtareas y supervisar constantemente dónde se almacenaba la información, la secuencia de acciones y cómo informar a los recién llegados. Esta complejidad aumentó el riesgo de errores.

Ahora, la empresa cuenta con un algoritmo en Jira que automatiza la creación y envío de tareas basadas en campos personalizados e información de PeopleForce. El sistema envía tareas ya preparadas con listas de verificación, enlaces e instrucciones a las partes responsables con solo dos clics, describiendo lo que se debe hacer.

Qué se ha automatizado:

• Generación automática de tareas: los procesos de onboarding, pre onboarding y baja ya no se crean manualmente. Las tareas se generan automáticamente en función de plantillas y datos de PeopleForce. Toda la información necesaria sobre el empleado, como las fechas de inicio, la duración del período de prueba, el puesto y el departamento, se importa a Jira, lo que permite la creación rápida de tareas.
• Fechas y plazos: El sistema utiliza automáticamente las fechas de inicio del empleado, así como el inicio y el final del período de prueba, para determinar los plazos de las tareas, asegurando que cada etapa del proceso se complete a tiempo.

• Widget de carga de trabajo y salida
  La integración extrae datos sobre todo tipo de permisos de PeopleForce y los combina con el registro de tareas en Jira. Esto equipa a los gerentes de proyectos con herramientas para monitorear la carga de trabajo actual y planificada del equipo, eliminando la necesidad de comparar datos manualmente con el calendario en PeopleForce.

Resultados de la integración

• Automatización de tareas: como resultado de la optimización de los flujos de trabajo, el tiempo de finalización de las tareas se ha reducido en un 80 %. Ya no hay errores en la asignación de tareas, ya que todos los procesos están estandarizados. En lugar de ingresar manualmente, todas las tareas de onboarding, pre onboarding y salida se generan automáticamente en función de datos de PeopleForce, como fechas de inicio, departamento, puesto e información personal de los empleados. Esto también ha simplificado la incorporación de nuevos empleados: si un RR.HH. o un reclutador se marcha, el nuevo empleado puede ponerse al día fácilmente con procedimientos claros y sencillos.

• Gestión centralizada y transparencia de procesos: todos los datos y procesos de los empleados, incluida la emisión de activos y la organización de reuniones, están sincronizados con PeopleForce, lo que permite el almacenamiento centralizado de documentos e información. Esto posiciona a PeopleForce como la única fuente de información para toda la empresa, mejorando significativamente la accesibilidad a la información.
• Monitoreo y control de recursos: los gerentes de proyectos ahora tienen acceso a nuevas herramientas, incluido un widget que muestra la carga de trabajo actual planificada y el estado de licencia de los miembros de su equipo. Anteriormente, necesitaban generar informes separados en Jira y compararlos manualmente con el calendario de PeopleForce.
• Mejor coordinación entre departamentos: gracias a la integración, la carga de trabajo de los equipos técnicos ha disminuido: ahora procesan las solicitudes de otros departamentos de forma más rápida y clara.

Integración con DocuSign para reducir el trabajo manual

Solicitud de equipo

Con la ayuda de DocuSign, el equipo de QuartSoft firma acuerdos de confidencialidad y de emisión de activos. Antes de la automatización, los especialistas de RR.HH. tenían que completar manualmente un borrador de la ley en varios idiomas, ingresando la información personal de los firmantes (empleado y empresa) requerida para DocuSign: nombre completo, dirección registrada, número de identificación fiscal, correo electrónico, puesto, grado. y fecha de inicio.

RR.HH. guardaba el documento, lo subía a DocuSign, agregaba firmantes manualmente, etc. Esta entrada frecuentemente generaba errores humanos, como errores ortográficos y gramaticales, así como secuencias de entrada incorrectas. El proceso consumía mucho tiempo y requería múltiples comprobaciones de precisión.

Resultados de la integración

Gracias a la integración con PeopleForce, este proceso ahora está automatizado a través de Jira. PeopleForce actúa como base de datos y proporciona información actualizada sobre los empleados. Los acuerdos y documentos se generan en base a estos datos y se envían al responsable, utilizando campos personalizados de PeopleForce durante todo el proceso.

La persona responsable ahora simplemente recibe la tarea de completar un campo personalizado y hacer clic en "enviar para firma". Esto ha reducido el tiempo de finalización de la tarea de 20 a 30 minutos a solo 3 minutos, eliminando la necesidad de redactar documentos para DocuSign, ya que todo se ejecuta automáticamente. El equipo de RRHH ya no interviene en el proceso de redacción y ahorra tiempo, recibiendo únicamente copias de los documentos firmados por el empleado y el representante del equipo técnico.

Integración con Microsoft Teams basada en un bot similar a Slack

La integración con Microsoft Teams se implementó para replicar la funcionalidad del bot PeopleForce Slack. El exitoso resultado obtuvo feedback positivo de los gerentes de la empresa, quienes ahora pueden recibir de manera rápida y conveniente notificaciones sobre las ausencias de los empleados, como vacaciones y bajas por enfermedad. Esto acelera significativamente los procesos de la empresa sin depender de notificaciones por correo electrónico, que no son la principal herramienta de comunicación. Los empleados también pueden solicitar licencia de inmediato y recibir confirmación sin necesidad de iniciar sesión en la plataforma PeopleForce.

Integración con Power BI

La integración de PeopleForce con Power BI fue diseñada para automatizar la generación de informes y análisis utilizando datos de múltiples sistemas. El principal desafío era mantenerse dentro de los límites de solicitudes de API y evitar la sobrecarga del servidor durante las cargas mensuales de datos de empleados y ausencias para el análisis de Power BI. 

Esta integración proporcionó acceso a más datos, mejorando los análisis y los informes. Power BI extrae información clave de los empleados de PeopleForce, como nombre completo, puesto, nivel, proyecto y gerente, lo que permite una mejor visualización de los análisis para satisfacer diferentes necesidades comerciales.

PeopleForce actúa como una base de datos única y confiable para la información de los empleados de QuartSoft, facilitando el análisis de la efectividad del equipo y del proyecto, la relación entre costos y rentabilidad, y los costos de contratación, desde la contratación hasta el final del período de prueba. Esto permite a los gerentes tomar decisiones informadas y basadas en datos.

QS Integration

Como socio oficial de PeopleForce, QuartSoft ofrece a las empresas la oportunidad de crear un ecosistema integrado y automatizado basado en un avanzado HRMS mediante su propio desarrollo: QS Integration. La empresa ayuda a unificar los sistemas corporativos para mejorar la productividad y simplificar la toma de decisiones, proporcionando a las empresas herramientas que se adaptan completamente a sus necesidades específicas.

Feedback sobre PeopleForce

La mayor ventaja de PeopleForce es su flexibilidad. Si bien la plataforma no es perfecta, sus opciones de personalización, como la creación de campos adicionales y la adaptación de políticas de licencia para cada equipo, nos han permitido optimizar nuestros procesos e integrar el sistema con otros servicios para satisfacer nuestras necesidades comerciales.