Cómo la automatización está definiendo el futuro de los RRHH

La crisis sanitaria mundial ha transformado la forma en que trabajamos. La pandemia no solo ha provocado el cambio masivo hacia el trabajo a distancia, también sigue desafiando la dinámica tradicional del lugar de trabajo, resaltando la importancia del bienestar corporativo y la transformación digital.Para superar todos estos retos de forma exitosa, es necesario que los departamentos de RRHH comiencen a invertir en las tecnologías adecuadas, y muchos se están apresurando a hacerlo. Según una encuesta realizada por XpertHR, más del 85% de las organizaciones cuentan con una estrategia tecnológica de RRHH formal o tienen previsto introducir una en los próximos meses. Cuando se trata de formular una estrategia tecnológica, lo único que las empresas y los departamentos de RRHH no deben pasar por alto es la automatización.

¿Por qué la automatización?

Además de iniciar muchos cambios en el lugar de trabajo, la pandemia también iluminó uno de los problemas más apremiantes a los que se enfrentan los departamentos de RRHH: la inadecuación de los enfoques tradicionales. Como señala Jelena Gebhardt-Schumann en su artículo en The Future Shapers, los enfoques tradicionales en el mundo actual se traducen en operaciones de RRHH ineficaces, costosos errores humanos y de papeleo, y una mala experiencia de los empleados.Aquí es donde entra en juego la automatización. Verizon Connect enumera cuatro formas en las que la automatización puede ayudar a las empresas, como mejorar la eficiencia y la productividad, proporcionar una visión más profunda de las operaciones, mejorar la estructura con respecto a las diferentes tareas e informes y aumentar la visibilidad tanto de las ineficiencias como de las oportunidades. Si se aprovecha correctamente, esta tecnología puede transformar todos los aspectos de la empresa, especialmente los recursos humanos. Estas son algunas de las formas en que la automatización está revolucionando los recursos humanos para mejor.

Optimizar el reclutamiento

La automatización puede aplicarse a todas las fases del proceso de reclutamiento para ahorrar costes y tiempo. Por ejemplo, pueden utilizarse modelos de aprendizaje automático para mejorar las ofertas de empleo y hacer el seguimiento de los candidatos. Dot Magazine también señala cómo puede utilizarse la automatización para preseleccionar de forma eficaz a los posibles candidatos, evaluar su personalidad y sus cualificaciones y agilizar las entrevistas. Si el software de RRHH está conectado a plataformas de búsqueda de empleo como Rabota.ua y HeadHunter, también hará un seguimiento del estado de los anuncios en dichas plataformas.

Asistencia en la incorporación y la desincorporación de los empleados

Además del reclutamiento, hay muchos procesos de incorporación y desincorporación que pueden automatizarse. Por ejemplo, la integración API puede utilizarse para cargar la información del nuevo empleado en diferentes sistemas, desde nóminas hasta software CRM. El mismo método puede utilizarse también para eliminar su acceso cuando deciden marcharse. Los profesionales de RRHH incluso pueden automatizar la comprobación del estado de la incorporación del nuevo empleado si consolidan todas las tareas en un software de RRHH. También es posible automatizar los correos electrónicos de bienvenida y despedida.

Fortalecer los lazos del equipo

Ya sea el final del periodo de prueba de alguien, su cumpleaños o incluso un aniversario, todos los hitos personales merecen ser celebrados. Pero con tantos hitos que recordar, puede ser difícil hacer un seguimiento de todos ellos. Afortunadamente, el software de RRHH puede personalizarse para recordar estas fechas importantes. Entonces, cuando llegue el día, publicará automáticamente los mensajes. Los empleados pueden aprovechar esta oportunidad para estrechar lazos con sus compañeros de equipo.

Recordar fechas importantes

En relación con el seguimiento automatizado de fechas, esta función no se limita a los hitos personales de los empleados. Las reuniones de equipo, las vacaciones y otros eventos de la empresa también pueden tener recordatorios automatizados. Las integraciones de software con aplicaciones de calendario como Google Calendar también les permiten a los empleados sincronizar sus horarios personales con el registro de la empresa. Lo que a su vez facilita el seguimiento de las fechas importantes. Los permisos por enfermedad y vacaciones también pueden incluirse en el calendario, lo que permitirá a los empleados planificar los días en los que les falte mano de obra.

Mantener el compromiso alto

Con la pandemia dificultando la interacción con los empleados, los profesionales de RRHH pueden recurrir a los chatbots para mantener un alto nivel de compromiso. Gracias a su capacidad para analizar las conversaciones, los chatbots ayudan a los departamentos de RRHH a determinar las preocupaciones, deseos y necesidades específicas de los empleados. Incluso pueden recordar consultas recurrentes, ahorrándole la necesidad de responder repetidamente a preguntas frecuentes. Los chatbots también permiten a los profesionales de RRHH recabar opiniones y comprender mejor el sentimiento de los empleados.

Automatizar la comunicación externa

Para fomentar un entorno de trabajo saludable, es crucial automatizar la comunicación, tanto dentro como fuera del equipo. Permitir que los empleados aprovechen las herramientas de automatización (soluciones de contact center, chatbots, sistemas IVR, bots de IA, herramientas de automatización de correo electrónico, etc.) para interactuar con clientes potenciales o existentes es esencial para mejorar su desempeño. Este enfoque no solo beneficia al negocio y a la marca de la empresa, sino que también impulsa la productividad.

Gestionar el desempeño de los empleados

Para las empresas que tienen un número significativo de empleados, el seguimiento, el análisis y la medición del desempeño de los empleados puede ser una tarea increíblemente difícil. Al introducir la automatización en la gestión del desempeño de los empleados, los profesionales de RRHH podrán calificar con precisión a los empleados en función de KPI importantes. Un artículo de HRTech Series también explica que la automatización puede permitir a los profesionales de RRHH comprobar mejor si el desempeño y los objetivos profesionales del empleado siguen estando alineados con los objetivos de la organización.

Registro más preciso del tiempo

Las hojas de control de horas tienen muchas ventajas además de verificar la asistencia, desde determinar la remuneración justa (ya que registran los descansos, las horas extraordinarias y las horas no trabajadas) hasta recopilar datos de los empleados para las evaluaciones de desempeño. Sin embargo, a veces los empleados se olvidan de completarlas, lo que puede causar muchos inconvenientes al departamento de RRHH. Afortunadamente, la tecnología de automatización permite adjuntar alertas a estas hojas de control horario. En nuestra plataforma, las horas de trabajo también se pueden clasificar por proyecto, por lo que resulta especialmente útil para las empresas de TI que pagan a sus empleados por horas.

Para garantizar que el proceso de control horario y de nóminas de la empresa sea ágil y eficaz, puedes considerar la posibilidad de invertir en una solución de gestión del tiempo adecuada. Algunos de los mejores programas para la gestión del tiempo en proyectos son My Hours, Workyard y Clockify. Estas aplicaciones pueden ayudar a realizar un seguimiento de las horas de los empleados, gestionar las hojas de horas y automatizar las alertas para los registros que no se realicen.

Medir la satisfacción laboral

Una de las principales funciones de los profesionales de RRHH es asegurarse de que sus empleados estén satisfechos con su estancia en la empresa. Después de todo, un informe publicado en Inc afirma que es más probable que los empleados satisfechos permanezcan en su puesto de trabajo actual. Esto también ayuda a aliviar los recursos asociados a las rotaciones (como entrenamiento o periodos de prueba). Las plataformas de RRHH pueden utilizarse para programar encuestas periódicas sobre la satisfacción de los empleados. Esto permitirá saber en qué puntos hay que mejorar con el tiempo y qué iniciativas merece la pena continuar. Los empleados pueden responderlas de forma anónima, por lo que no tienen que sentir ningún temor al dar su opinión sincera.

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Reducir costes

Además de reducir los costes de reclutamiento y rotación, hay muchas formas en que la automatización puede ayudar a la empresa a ahorrar dinero y otros recursos. Por ejemplo, permitir que la automatización se encargue de tareas menores como procesar solicitudes de PTO, actualizar perfiles de empleados y recopilar datos de cumplimiento garantiza que la empresa no tenga que contratar a personas para realizar estas tareas. Eliminar el error humano de la ecuación también le ahorrará mucho dinero. Esto es especialmente cierto en el caso de los datos de cumplimiento, ya que los informes defectuosos, los documentos incompletos y las infracciones técnicas pueden costar mucho dinero a la empresa.

Por su capacidad para optimizar el reclutamiento, ayudar a la incorporación, mantener un alto nivel de compromiso y proporcionar otros beneficios, no cabe duda de que la automatización desempeñará un papel crucial en la configuración del futuro de los RRHH. Para conocer cómo la automatización puede mejorar tu departamento de RRHH y comprobar por ti mismo sus muchas otras ventajas, puedes probar PeopleForce de forma gratuita.