Onboarding (proceso de incorporación)

¿Qué es el onboarding?

El onboarding, o proceso de incorporación, es el proceso de integrar a una persona nueva en la empresa: desde que acepta la oferta hasta que trabaja con autonomía y se siente parte del equipo. Incluye los trámites, los accesos y el equipo de trabajo, conocer al equipo y la cultura, la capacitación y los primeros objetivos. Suele durar entre tres y seis meses, y hasta un año en roles complejos.

La calidad del onboarding influye en que la persona se quede. Según Gallup, solo el 12% de los empleados está totalmente de acuerdo en que su organización hace un gran trabajo al incorporar personas nuevas. Un proceso bien pensado se paga rápido: la persona alcanza antes su productividad y es menos probable que se vaya durante el período de prueba.

Etapas del onboarding

Quiénes participan en el onboarding

• HR planifica el proceso, prepara la documentación y cuida que no se pierda ningún paso.
• El líder define objetivos, hace reuniones 1:1 periódicas y da feedback.
• Un buddy o mentor acompaña en temas informales y de cultura a través de un sistema buddy o de mentoría.
• IT y administración preparan el equipo, las cuentas y el puesto antes del primer día.
• La persona nueva hace las capacitaciones, pregunta y comparte sus impresiones.

Cómo lograr un onboarding efectivo

• Empieza antes del primer día. Ten listos los trámites, los accesos y el equipo para que el primer día sea para las personas y no para los papeles.
• Haz que el proceso sea repetible. Define una vez los pasos, los responsables y los plazos, y usa la misma plantilla con cada ingreso.
• Fija objetivos claros. La persona tiene que saber qué se espera de ella a los 30, 60 y 90 días.
• Pide feedback. Encuestas breves después de la primera semana y del primer mes te muestran qué mejorar.
• Planifica el trabajo remoto. La incorporación de empleados que trabajan a distancia necesita su propio plan de comunicación, presentaciones virtuales y envío del equipo.

El onboarding en Argentina: qué tener en cuenta

En Argentina tienes que registrar el alta de la persona ante ARCA (ex AFIP) antes de que empiece a trabajar, por eso conviene resolverlo en la etapa de preboarding. Además, con la Ley 27.742 el período de prueba general pasó a ser de seis meses, así que el plan de onboarding y la evaluación al cierre de esa etapa deberían estar alineados con ese plazo.

En PeopleForce, el onboarding en Core HR se arma con plantillas de procesos. Cada plantilla define tareas con subtareas, responsables (el líder, la persona nueva, un colega específico o alguien de un campo del perfil, como el buddy) y plazos relativos al primer día de trabajo: las tareas pueden empezar antes o después del ingreso. Con cada ingreso, el proceso se activa desde la plantilla y cada participante recibe sus tareas a tiempo.