Definición de embarque previo

El preembarque es un proceso de incorporación preliminar que comienza después de que un nuevo empleado acepta una oferta de trabajo, pero antes de su primer día oficial de trabajo.

Para el nuevo empleado, esta etapa está diseñada para prepararlo para ingresar al lugar de trabajo, reduciendo las sensaciones de incertidumbre y estrés.
Para el empleador, es una oportunidad única para causar una impresión positiva en el empleado e integrarlo al equipo, la cultura y el entorno laboral.

Preembarque en Onboarding: ¿Cuál es la diferencia?

El preboarding es un proceso que ocurre antes del primer día de trabajo. Incluye actividades como enviar información sobre la empresa, preparar las herramientas de trabajo y establecer el primer contacto con el equipo. Es de naturaleza operativa, generalmente breve, y puede durar desde un día hasta dos semanas. Su objetivo principal es proporcionar a todos los nuevos empleados la misma información básica.

Por otro lado, el onboarding comienza el primer día de trabajo del empleado e involucra actividades más intensivas, como formación, asignación de tareas, familiarización con la cultura de la empresa e integración al equipo.
El onboarding es estratégico, y puede durar desde tres meses hasta dos años, dependiendo del puesto. No solo aplica a los empleados recién contratados, sino también a aquellos que han sido promovidos o transferidos, brindando información personalizada acorde a la posición específica del empleado.

El preboarding es una introducción al onboarding.

Mejores prácticas en embarque previo

Algunas de las mejores prácticas en el embarque previo incluyen:

Comunicación personalizada – Envía correos electrónicos de bienvenida o materiales informativos antes del primer día para ayudar al nuevo empleado a sentirse bienvenido y valorado.
Recopilación de datos necesarios del empleado – Recoge información personal, antecedentes educativos, certificaciones, preferencias respecto al lugar de trabajo, equipo de oficina y cualquier consideración especial (por ejemplo, condiciones médicas, alergias). Esta información ayuda a crear la cuenta del empleado en el sistema de RR.HH.
Proporcionar los documentos necesarios – Asegúrate de que el empleado reciba y revise todos los documentos requeridos, y ofrece la opción de completarlos y firmarlos electrónicamente antes del primer día.
Preparar la tecnología y las herramientas – Configura el puesto de trabajo del empleado, su computadora, cuentas de la empresa y el acceso a los sistemas necesarios.
Detalles del primer día – Envía información sobre el horario del día, la ubicación de la oficina (o políticas de trabajo remoto), códigos de acceso e incluso planes de reuniones.
Integración virtual del equipo – Organiza reuniones iniciales en línea con el equipo para que el nuevo empleado pueda conocer a sus colegas antes de su primer día.
Proporcionar materiales de onboarding – Comparte recursos como guías de la empresa, videos de bienvenida del liderazgo o presentaciones sobre la cultura de la empresa.

Ideas para un embarque previo exitoso

Según la guía de la Fundación SHRM, alrededor del 93% de las organizaciones utilizan actualmente alguna forma de embarque previo, ya sea en persona o en línea. Aquí hay algunas ideas previas a la incorporación:

Paquete de bienvenida – Si es posible, envía un paquete de bienvenida con artículos de la empresa, materiales de capacitación y una carta de bienvenida del equipo. Para el preboarding en línea, un correo electrónico de bienvenida con infografías, fotos del equipo y materiales en formato PDF es una alternativa práctica. No olvides incluir un organigrama.
Reunión con el mentor virtual – Asigna un mentor que pueda guiar al nuevo empleado a través de la empresa y establecer contacto antes del primer día.
Cuestionarios y juegos de la empresa – Crea contenido interactivo, como cuestionarios de la empresa, para ayudar al nuevo empleado a comprender mejor la cultura organizacional.
Sesión virtual de café o preguntas y respuestas – Ofrece al nuevo empleado una reunión informal y virtual en la que puedan hacer preguntas sobre su futuro rol, la empresa o los procedimientos.

📌 Consejo útil: Asegúrate de que todos los materiales sean visualmente coherentes y promuevan la marca del empleador. No olvides eliminar contenido desactualizado, como normativas antiguas o información sobre empleados anteriores.

Beneficios del proceso de preembarque

Beneficios para el empleado:

Familiarización con la empresa y el equipo antes de la fecha oficial de inicio.
Un comienzo más fluido, acelerando la transición a nuevas tareas.
Reducción del estrés y las sensaciones de aislamiento.
Aumento de la confianza.

Beneficios para la empresa:

Onboarding acelerado, lo que permite que el empleado comience a contribuir más rápidamente.
Recopilación eficiente de datos esenciales del empleado, agilizando los procesos administrativos.
Mejora de la experiencia del candidato y los indicadores de experiencia del empleado.
Compromiso del empleado desde el momento en que acepta la oferta, facilitando su integración en la cultura de la empresa. El preboarding personalizado fortalece la conexión entre el empleado y la empresa.
Reducción del riesgo de "ghosting", donde el candidato desaparece antes de su fecha de inicio.
Menor tasa de rotación, con empleados más propensos a permanecer más tiempo en la empresa.

La importancia del embarque previo: resumen

El preboarding es un elemento crucial de un proceso de onboarding exitoso, ya que influye en la satisfacción, el rendimiento y la relación del empleado con la empresa. Ayuda a reducir el tiempo de adaptación de los nuevos miembros del equipo, mejora la preparación logística (por ejemplo, documentos, acceso a herramientas) y fomenta una conexión entre el empleado y la empresa antes de la fecha oficial de inicio.