Preboarding

Preboarding – definicja

Preboarding to proces wstępnego wdrożenia, który rozpoczyna się po zaakceptowaniu oferty pracy przez nowego pracownika, ale przed formalnym pierwszym dniem pracy.

• Dla nowego pracownika jest to etap, który ma go przygotować do wejścia w środowisko pracy, zmniejszając poczucie niepewności i poziom stresu.
• Dla pracodawcy to niepowtarzalna okazja, aby zrobić pozytywne wrażenie na pracowniku oraz zaangażować go w zespół, kulturę i format pracy.

Preboarding a onboarding: jaka jest różnica?

Preboarding to proces realizowany przed pierwszym dniem pracy, który obejmuje działania takie jak przesyłanie informacji o firmie, przygotowywanie narzędzi pracy czy nawiązywanie pierwszego kontaktu z zespołem.

• Ma charakter operacyjny – trwa zazwyczaj krótko, od jednego dnia do dwóch tygodni.
• Zazwyczaj jest skierowany do nowych pracowników.
• Przekazuje wszystkim nowozatrudnionym osobom taką samą porcję wiedzy.

Onboarding zaczyna się w dniu rozpoczęcia pracy i obejmuje bardziej intensywne działania, takie jak szkolenia, wdrożenie w zadania, zaznajomienie z kulturą firmy oraz integracja z zespołem.

• Ma charakter strategiczny – trwa długo od 3 miesięcy do nawet dwóch lat, zależnie od stanowiska.
• Stosuje się go w przypadku pracowników przeniesionych i awansowanych, a także nowo zatrudnionych.
• Stopniowo dostarcza spersonalizowane informacje dopasowane do stanowiska pracownika.

Preboarding to wstęp do onboardingu.

Najlepsze praktyki w zakresie preboardingu

Wśród najlepszych praktyk w zakresie preboardingu możemy wymienić m.in.:

• Spersonalizowaną komunikację – w formie powitalnych e-maili lub materiałów informacyjnych wysyłanych przed pierwszym dniem pracy, aby nowy pracownik czuł się mile widziany i doceniony.
• Zebranie niezbędnych danych pracowniczych – takich jak dane osobowe, informacje o wykształceniu, posiadanych certyfikatach, preferencjach dotyczących miejsca pracy i sprzętu służbowego oraz specjalnych uwagach (np. choroby, alergie). Te informacje umożliwią wygenerowanie konta w systemie HR.
• Przesyłanie niezbędnych dokumentów – dostarczenie pracownikowi niezbędnych dokumentów oraz zapewnienie mu możliwości zapoznania się z nimi i uzupełnienia (np. podpisania ich podpisem elektronicznym) przed pierwszym dniem pracy.
• Zadbanie o technologię i narzędzia pracy – przygotowanie stanowiska pracy, komputera, kont firmowych i dostępu do systemów.
• Informowanie o pierwszym dniu pracy – przesyłanie szczegółów dotyczących harmonogramu dnia, lokalizacji biura (lub zasad pracy zdalnej), kodów dostępu, czy nawet planu spotkań.
• Wirtualną integrację – zorganizowanie wstępnych spotkań online z zespołem, aby nowy pracownik mógł poznać swoich kolegów przed pierwszym dniem.
• Przekazywanie materiałów wprowadzających – udostępnienie zasobów, takich jak przewodniki po firmie, wideo powitalne od liderów lub prezentacje dotyczące kultury firmy.

Pomysły na udany preboarding

Według przewodnika fundacji SHRM około 93 procent organizacji obecnie korzysta z jakiejś formy wprowadzenia nowego pracownika – osobiście lub online. Oto kilka pomysłów na angażujący preboarding:

• Powitalna paczka – jeśli masz możliwość, wyślij pakiet powitalny z firmowymi gadżetami, materiałami szkoleniowymi oraz listem powitalnym od zespołu. W wersji online możesz ograniczyć się do powitalnego e-maila i załączyć do niego np. infografiki, zdjęcia zespołu oraz materiały w formie plików PDF. Nie zapomnij również o przesłaniu schematu organizacyjnego.
• Wirtualne spotkanie z mentorem – przydziel nowemu pracownikowi osobę, która będzie jego przewodnikiem w firmie i z którą może nawiązać kontakt jeszcze przed pierwszym dniem.
• Quizy i gry o firmie – stwórz interaktywne treści, takie jak quizy o firmie, które pomogą nowemu pracownikowi lepiej zrozumieć kulturę organizacyjną. 
• Wirtualna kawa, czyli sesja Q&A – zaproponuj nowemu pracownikowi nieformalne, wirtualne spotkanie, podczas którego może zadać wszelkie pytania dotyczące przyszłych obowiązków, firmy czy procedur.

📌 Ważne! Przygotuj materiały, które będą spójne pod kątem wizualnym i będą promować markę pracodawcy. Koniecznie upewnij się, że nie ma wśród nich nieaktualnych treści, np. starych regulaminów, informacji o byłych pracownikach itp.

Korzyści, jakie zapewnia preboarding

Korzyści dla pracownika

• Możliwość zapoznania się z firmą i zespołem jeszcze przed formalnym rozpoczęciem współpracy.
• Lepszy start, który przyspiesza wdrożenie w nowe zadania.
• Obniżony poziom stresu, redukcja poczucia wyobcowania.
• Większe poczucie pewności siebie.

Korzyści dla firmy

• Przyspieszenie właściwego procesu wdrożenia i szansa, że pracownik szybciej rozpocznie realizowanie swoich właściwych obowiązków.
• Szybkie zebranie niezbędnych danych o pracowniku i usprawnione działania administracyjne.
• Poprawa wartości wskaźników candidate experience i employee experience.
• Realne angażowanie pracownika już od pierwszych chwil po nawiązaniu współpracy i włączania go w kulturę firmy. Spersonalizowane podejście w preboardingu buduje więź między pracownikiem a firmą.
• Redukcja ryzyka ghostingu, czyli „zniknięcia” kandydata przed rozpoczęciem pracy.
• Szansa na zmniejszenie rotacji i pozostanie pracownika w firmie na dłużej.

Znaczenie preboardingu – podsumowanie

Preboarding to ważny element udanego procesu wdrażania pracowników, który wpływa na ich zadowolenie, wydajność i relacje z firmą. Pomaga skrócić czas adaptacji nowego członka zespołu, pozwala na lepsze przygotowanie logistyczne (np. dokumenty, dostęp do narzędzi), a także zbudowanie więzi między pracownikiem a firmą już na etapie oczekiwania na formalne rozpoczęcie pracy.