Cómo implementar la firma electrónica y la gestión de documentos en ru rutina de RR.HH. con PeopleForce

El trabajo de RR.HH. implica una gran cantidad de gestión de documentos, lo que puede llevar mucho tiempo. Los empleados necesitan documentos que deben enviarse, firmarse y almacenarse correctamente. Los profesionales de RR.HH. deben evitar errores y garantizar una buena experiencia para los empleados nuevos y existentes. ¿Cómo puede ser beneficioso para ambas partes en este caso?

Exploremos cómo gestionar los documentos de la empresa de manera eficaz a través de varios casos de uso. Todas las herramientas que sugerimos en esta guía ya están integradas en la plataforma PeopleForce.

1. Reduciendo el trabajo manual y ahorrando  tiempo con la firma electrónica

¿Estás cansado de hacer malabarismos con varias plataformas para las firmas? Si sos un profesional de RR.HH. que a menudo solicita firmas en documentos como contratos, nóminas y acuerdos de confidencialidad y luego los organiza manualmente, te encantará cómo nuestra función más reciente simplifica este proceso.
Con PeopleForce y su firma electrónica, puedes distribuir y firmar electrónicamente cualquier tipo de documento, lo que te permitirá ahorrar horas de trabajo al automatizar el proceso de firma y almacenar documentos en las carpetas de los empleados. Todo esto se hace dentro de una plataforma de RR. HH., sin software externo.

¿Por qué es conveniente para RR. HH. utilizar la firma electrónica de PeopleForce?

• Es compatible y segura: esta función segura del sistema se adhiere a la ley eIDAS de la UE y otras leyes de firma electrónica relevantes, lo que garantiza procesos seguros y compatibles en toda la UE y LATAM.

• Es una opción perfecta para equipos internacionales y remotos: Sí, nuestra función de firma electrónica es válida para documentos y contratos internacionales. Esto significa que no tienes que preocuparte por firmar documentos con varios empleados en el extranjero.
• Identifica automáticamente los nombres de los firmantes: al cargar un documento y enviarlo para su firma, el sistema reconoce automáticamente el nombre del empleado en el archivo y lo relaciona con el perfil del empleado, acelerando el proceso de firma.
• Puede administrar nóminas: agiliza la distribución y el almacenamiento de nóminas, incluso para un gran número de empleados, con solo unos clics.

• Configura tareas y notificaciones: la función crea tareas para firmar documentos en el panel del empleado y envía notificaciones para garantizar que el empleado no olvide firmar el archivo.
• Realiza un seguimiento de los estados: puedes realizar un seguimiento del estado de la firma de documentos de todos los empleados en tiempo real dentro del sistema y ordenarlos por estado para mayor claridad. El sistema también anota los motivos por los que un empleado no firma el documento.
•  Tienes acceso a registros de auditoría: cada proceso de firma incluye un registro de auditoría detallado, que registra cada acción relacionada con el documento, como la fecha y hora de la firma, las direcciones IP y la información del dispositivo, lo que proporciona una transparencia y seguridad totales.

• La firma electrónica mejora la experiencia de los empleados: la firma electrónica no solo ahorra tiempo, sino que también hace que el proceso sea más sencillo para los empleados, lo que mejora la marca de tu empleador y la satisfacción general del equipo.

¿Por qué es más fácil para los empleados utilizar la firma electrónica?

• No te pierdas ningún documento: la plataforma ayuda a los empleados a recordar que deben firmar los documentos creando una tarea para cada documento en su panel de control.
• Recibe notificaciones: el sistema envía notificaciones por correo electrónico y Slack (si está integrado) para solicitar a los empleados que firmen los documentos.
• Obten un certificado digital: después de firmar, los empleados reciben un certificado digital por correo electrónico que confirma la validez de su firma.
• Utilice una única plataforma para todo: no tendrá que explicar a los empleados por qué necesitan registrarse en varios servicios. Todo lo que necesita hacer es presentarles la plataforma PeopleForce HR, donde pueden firmar y encontrar todos sus documentos perfectamente organizados en sus carpetas de perfil.

¿Qué documentos se pueden firmar con nuestra función de firma electrónica?

Con la función de firma electrónica de PeopleForce, puedes firmar una amplia gama de documentos en varios sectores. Los ejemplos típicos de tipos de documentos que se firman comúnmente incluyen contratos de trabajo, documentos de RR.HH., formularios financieros, documentos legales, consentimientos de atención médica, formularios gubernamentales y registros educativos. La firma electrónica te permite trabajar con documentos en formato PDF o DOCX.

Legalidad y seguridad de la firma electrónica de PeopleForce

Nuestra función de firma electrónica es legalmente vinculante en muchos países del mundo. Es completamente segura y cumple con las regulaciones internacionales, como eIDAS en Europa, lo que la hace adecuada para organizaciones en países de la UE. Para otras regiones, la firma electrónica está alineada con las leyes locales. Si tienes preguntas legales específicas sobre las firmas electrónicas, comunícate con el equipo de soporte a través de csteam@peopleforce.io o con tu Customer Success Manager directamente para obtener información detallada.

La función de firma electrónica cumple con el GDPR- y protege el derecho a la privacidad de los datos de sus empleados. Es importante tener en cuenta que solo los empleados con una cuenta de PeopleForce pueden firmar documentos en el sistema, lo que significa que ya están pasando por los procesos depre onboarding y onboarding.

2. Carga, asignación y división de documentos en masa

En PeopleForce, puedes cargar uno o varios documentos, seleccionar una carpeta y luego asignar varios empleados a quienes se les guardará el documento.

Esto te ayudará a ahorrar tiempo dedicado a actualizar los perfiles de los empleados con documentos, evitar errores y mantener todo actualizado. Además, esta función funciona con la firma electrónica mencionada anteriormente para agilizar el proceso de gestión de nóminas.

Lee más sobre cómo cargar y asignar documentos en masa a varios empleados en nuestra base de conocimientos.

Divide y firma nóminas fácilmente

Si has trabajado con nóminas antes o estás buscando mejorar el proceso de compensación de los empleados, conoces el desafío de distribuir y firmar nóminas todos los meses o incluso con mayor frecuencia. 

Esta tarea puede llevar mucho tiempo, ser propensa a errores y, a menudo, requiere software de terceros. Sin embargo, todo se vuelve mucho más simple con las funciones. Divide y firma con la firma electronica de PeopleForce.

Carga un documento que se pueda dividir y envía a cada empleado su nómina para que la firme. El sistema reconocerá y sugerirá automáticamente los empleados asociados con los recibos de sueldo. Con esta función de reconocimiento y firma automática, acelerará la gestión de documentos y, una vez firmados, los documentos se agregarán automáticamente a las carpetas de empleados correspondientes.

3. Creación de documentos y plantillas de documentos

PeopleForce también te permite crear plantillas de documentos y generar documentos en el perfil del empleado en función de esas plantillas.

Lo sabemos con seguridad: ningún profesional de RRHH quiere cargar manualmente una plantilla de contrato de trabajo estándar para cada empleado. Por eso, hemos simplificado este proceso: carga contratos, NDA, certificados y otras plantillas una vez en el sistema y luego utilízalos siempre que necesite generar un documento único para un empleado.

Esto ahorra tiempo y te permite tener una colección de plantillas en un solo lugar, eliminando la necesidad de buscar en diferentes carpetas y programas. Además, si se actualiza una plantilla, simplemente carga la nueva versión en el sistema y su equipo siempre tendrá los documentos más recientes disponibles.

Lee más sobre cómo crear plantillas de documentos en el sistema en nuestra base de conocimientos.

4. Usar y administrar carpetas de documentos

Una de las funciones más convenientes para tu equipo es la capacidad de crear carpetas de documentos y establecer permisos de acceso de manera flexible. Esto ayuda a guardar rápidamente documentos en las carpetas apropiadas y ocultarlos de ciertas funciones si se requiere privacidad o si es necesario debido a la política de la empresa o regulaciones legales.

5. Vista previa y acceso rápido a sus documentos

Los empleados pueden ver sus carpetas y documentos desde la versión web y mediante la aplicación móvil en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto optimiza significativamente el tiempo de trabajo, especialmente cuando necesitas descargar y reenviar rápidamente un documento.

6. Almacenamiento de documentos de toda la empresa en una base de conocimientos para acceso general

Cuando se trata de gestionar documentos de la empresa y acceder a ellos, la base de conocimientos es una herramienta altamente flexible que se convierte en un recurso indispensable para tu equipo en materia de políticas internas y documentos específicos del departamento. Crea carpetas para departamentos, onboarding y políticas, y agrega documentos, plantillas e instrucciones. Este almacenamiento centralizado con configuraciones de acceso flexibles apoya a los empleados durante todo su ciclo de vida en su empresa.

PeopleForce: gestión de documentos rápida y segura para tu equipo

Tres razones principales por las que tu gestión documental será más fácil con PeopleForce:

1. Manejamos todos los procesos dentro de un único sistema, sin necesidad de software extra ni largos tiempos de espera.
2. Todos los procesos son legales, confiables, seguros y protegidos.
3. El guardado automático ayuda a tus gerentes a eliminar el trabajo manual.

Las características mencionadas anteriormente son sólo algunas de las formas en que puedes administrar documentos con nosotros. Si estás interesado en una descripción más detallada de la gestión de documentos, la implementación de firmas electrónicas o cualquier otra cosa, comunícate con tu Customer Success Manager por correo electrónico o solicita una demostración.