Jak wdrożyć podpis elektroniczny i obieg dokumentów w procedurach HR za pomocą PeopleForce

Praca działu HR wiąże się z dużą ilością „papierkowej” roboty. Pracownicy czekają na wysyłkę dokumentów do podpisu i oczekują, że dokumenty będą prawidłowo przechowywane. Specjaliści HR muszą unikać błędów i zapewniać pozytywne doświadczenia nowym oraz obecnym pracownikom. Czy obieg dokumentów może być wygodny i korzystny dla obu stron?

Zobacz, jak efektywnie zarządzać dokumentami firmy dzięki możliwościom naszych funkcji. Każde narzędzie, które prezentujemy w tym przewodniku, jest integralną częścią platformy PeopleForce.

1. Ogranicz ręczną pracę i oszczędzaj czas dzięki podpisowi elektronicznemu

Musisz często prosić pracowników o podpisanie dokumentów takich jak paski wynagrodzeń, umowy NDA itp., a następnie ręcznie je organizować? Masz już dość przełączania się między różnymi aplikacjami do składania podpisów? Jeśli tak, to z pewnością spodoba Ci się nasza najnowsza funkcja, która łączy te procesy.

Dzięki podpisowi elektronicznemu PeopleForce możesz przesyłać i podpisywać elektronicznie wszystkie rodzaje dokumentów. Automatyzacja procesu podpisywania oraz przechowywania dokumentów w folderach pozwoli Ci zaoszczędzić wiele godzin pracy. Wszystko odbywa się w ramach jednej platformy HR, bez konieczności sięgania po zewnętrzne oprogramowanie.

Dlaczego korzystanie z podpisu elektronicznego od PeopleForce jest wygodne dla specjalistów HR?

• Jest bezpieczny i zgodny z przepisami. Podpis elektroniczny, będący integralną częścią naszej platformy, spełnia wymagania europejskiego rozporządzenia eIDAS oraz innych przepisów dotyczących podpisów elektronicznych. Możesz bezpiecznie korzystać z jego możliwości na terenie UE i Ameryki Łacińskiej.

• To idealny wybór dla międzynarodowych i zdalnych zespołów. Nasza funkcja podpisu elektronicznego jest prawnie wiążąca dla międzynarodowych dokumentów i umów, co oznacza, że nie musisz się martwić podpisywaniem dokumentów z zagranicznymi pracownikami.
• Automatycznie rozpoznaje dane podpisujących. Gdy dodajesz dokument do systemu i wysyłasz go do podpisu pracownikowi, system automatycznie rozpoznaje dane pracownika w pliku oraz dopasowuje je do istniejącego już profilu pracownika, co przyspiesza proces podpisywania.
• Umożliwia pozyskiwanie wielu podpisów. System umożliwia szybkie i wygodne podpisanie jednego wielostronicowego dokumentu lub dokumentu, który musi podpisać wiele osób naraz (np. odcinki wypłat).

• Ułatwia zarządzanie paskami wynagrodzeń. Procesy dystrybucji i przechowywania pasków wynagrodzeń wymagają jedynie kilku kliknięć, nawet gdy dotyczą dużej liczby pracowników.
• Generuje zadania i wysyła powiadomienia. Funkcja podpisu elektronicznego tworzy zadania dotyczące podpisywania dokumentów na pulpicie pracownika i wysyła powiadomienia, aby nie zapomniał on podpisać pliku.
• Śledzi statusy. Możesz śledzić w systemie w czasie rzeczywistym status dokumentów podpisywanych przez wszystkich pracowników firmy oraz sortować dokumenty według statusów. System również wskazuje powody, dla których dokumenty nie zostały podpisane.

• Oferuje dostęp do ścieżek audytu. Każdy proces podpisywania zawiera szczegółową ścieżkę audytu, która rejestruje każde działanie związane z dokumentem, w tym datę i godzinę podpisania, adresy IP i informacje o urządzeniu, zapewniając pełną przejrzystość i bezpieczeństwo.
• Poprawia doświadczenia pracowników. Podpis elektroniczny nie tylko oszczędza czas, ale sprawia również, że proces podpisywania dokumentów przebiega bezproblemowo, co podnosi wartość Twojej marki pracodawcy i zadowolenie zespołu.

Dlaczego korzystanie z podpisu elektronicznego od PeopleForce jest ułatwieniem dla pracowników?

• Nie mają możliwości pominięcia dokumentu. Platforma pomaga pracownikom pamiętać o podpisywaniu dokumentów, tworząc zadania dla każdego dokumentu na pulpicie nawigacyjnym.
• Mogą otrzymywać powiadomienia. System wysyła powiadomienia e-mail i powiadomienia przez Slack (jeśli jest zintegrowany z zespołem), aby przypomnieć pracownikom o podpisaniu dokumentów.
• Mogą otrzymywać certyfikaty cyfrowe. Po złożeniu podpisu pracownicy otrzymują cyfrowy certyfikat za pośrednictwem wiadomości e-mail z potwierdzeniem ważności ich podpisu.
• Mogą korzystać z jednej platformy. Nie musisz prosić pracowników o logowanie się do wielu aplikacji. Wystarczy, że zapoznają się z platformą PeopleForce HR, na której mogą złożyć podpis i znaleźć wszystkie swoje dokumenty uporządkowane w folderach profilowych.

Jakie dokumenty można podpisywać za pomocą funkcji podpisu elektronicznego od PeopleForce?

Za pomocą naszego podpisu możesz podpisywać wiele rodzajów dokumentów, m.in.: umowy o pracę, inne dokumenty kadrowe, formularze finansowe, dokumenty prawne, zgody medyczne, formularze rządowe i dokumenty edukacyjne. Podpis elektroniczny umożliwia pracę z dokumentami w formatach PDF lub DOCX.

Legalność i bezpieczeństwo podpisu elektronicznego w PeopleForce

Nasza funkcja podpisu elektronicznego jest prawnie wiążąca w wielu krajach na całym świecie. Zapewnia pełne bezpieczeństwo i zgodność z międzynarodowymi standardami, takimi jak eIDAS w Europie, co pozwala na korzystanie z niej w krajach UE. Jest również zgodna z lokalnymi przepisami w innych regionach świata.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat legalności podpisu elektronicznego, skontaktuj się z naszym zespołem: csteam@peopleforce.io lub swoim dedykowanym Customer Success Managerem.

Funkcja podpisu elektronicznego jest zgodna z RODO i chroni prawo pracowników do prywatności danych. Dokumenty w systemie mogą podpisywać wyłącznie pracownicy posiadający konto PeopleForce, którzy przeszli już procesy preboardingu i onboardingu.

2. Zbiorcze przesyłanie, przypisywanie i dzielenie dokumentów

W PeopleForce możesz przesłać jeden lub wiele dokumentów, wybrać folder, a następnie przypisać wielu pracowników, którym dokument zostanie zapisany. Dzięki temu zaoszczędzisz mnóstwo czasu potrzebnego na aktualizowanie profili pracowników za pomocą dokumentów, unikniesz błędów i zadbasz o aktualność wszystkich danych.

Funkcja ta współpracuje również z podpisem elektronicznym, aby usprawnić proces zarządzania paskami wynagrodzeń.

Przejdź do bazy wiedzy i dowiedz się więcej o tym, jak zbiorczo przesyłać i przypisywać dokumenty do wielu pracowników.

Łatwe dzielenie i podpisywanie pasków wynagrodzeń

Comiesięczne lub nawet częstsze dystrybuowanie i podpisywanie odcinków wypłat to poważne wyzwanie logistyczne. Bywa czasochłonne i podatne na błędy, a na dodatek często wymaga zewnętrznego oprogramowania. Może stać się jednak znacznie wygodniejsze dzięki funkcji Split & Sign oraz podpisowi elektronicznemu od PeopleForce.

Dodaj do systemu dokument, który chcesz podzielić i wyślij każdemu pracownikowi jego pasek wynagrodzenia do podpisania. System automatycznie rozpozna i zasugeruje pracowników powiązanych z odcinkami wypłat w udostępnionym dokumencie. Dzięki temu automatycznemu systemowi rozpoznawania i podpisywania przyspieszysz zarządzanie dokumentacją. Po podpisaniu wszystkie dokumenty zostaną automatycznie dodane do odpowiednich folderów pracowników.

3. Tworzenie dokumentów i szablonów dokumentów

PeopleForce umożliwia tworzenie szablonów dokumentów i generowanie dokumentów w profilu pracownika na podstawie tych szablonów.

Doskonale wiemy, że żaden specjalista HR nie chce ręcznie przesyłać standardowego szablonu oferty pracy dla każdego nowego pracownika z osobna, dlatego uprościliśmy ten proces. Wystarczy, że raz prześlesz do systemu umowy, NDA, certyfikaty itp. Gdy zajdzie potrzeba wygenerowania unikalnego dokumentu dla kolejnego pracownika, wygodnie skorzystasz z istniejących szablonów.

Dzięki temu nie tylko oszczędzisz czas, ale też zgromadzisz w jednym miejscu pełną kolekcję szablonów dokumentów i wyeliminujesz potrzebę wyszukiwania ich w różnych folderach i aplikacjach. Jeśli jakiś szablon ulegnie modyfikacji, wystarczy przesłać nową wersję do systemu, a zespół zawsze będzie miał dostęp do najnowszych dokumentów.

Przejdź do bazy wiedzy i dowiedz się więcej o tym, jak tworzyć szablony dokumentów w systemie.

4. Używanie i zarządzanie folderami dokumentów

Jedną z najwygodniejszych funkcji dla zespołu jest możliwość tworzenia folderów dokumentów i elastycznej konfiguracji uprawnień dostępu. Pozwala to szybko zapisywać dokumenty w odpowiednich folderach i ukrywać je przed niektórymi użytkownikami, jeśli wymaga tego polityka prywatności firmy lub przepisy prawne.

5. Przeglądanie i szybki dostęp do dokumentów

Pracownicy mogą przeglądać swoje foldery i dokumenty za pomocą aplikacji mobilnej, w dowolnym czasie oraz z dowolnego miejsca. Pozwala im to znacznie zoptymalizować organizację pracy – zwłaszcza gdy muszą szybko pobrać i przesłać dokument.

6. Przechowywanie dokumentów firmowych w bazie wiedzy

Z perspektywy zarządzania dokumentami firmowymi i uzyskiwania do nich dostępu, baza wiedzy jest niezwykle elastycznym narzędziem oraz niezbędnym wsparciem dla zespołu. Dotyczy to zwłaszcza wewnętrznych zasad i dokumentów specyficznych dla wybranych działów. Twórz foldery na potrzeby onboardingu i różnych polityk, dodawaj dokumenty, szablony oraz instrukcje.

Baza danych to scentralizowane repozytorium z elastycznymi ustawieniami dostępu, które pomaga pracownikom przez cały okres ich pobytu w firmie.

PeopleForce – bezpieczne i szybkie zarządzanie dokumentami w firmie

Trzy główne powody, dla których zarządzanie dokumentami jest łatwiejsze z PeopleForce:

1. Obsługujemy wszystkie procesy w ramach jednego systemu – nie marnujesz czasu i nie musisz korzystać z dodatkowych aplikacji.
2. Wszystkie procesy działają niezawodnie, zapewniają bezpieczeństwo i gwarantują zgodność z prawem.
3. Automatyczne zapisywanie pomaga managerom wyeliminować ręczną obsługę.

Wymienione powyżej funkcje to tylko niektóre z możliwości zarządzania dokumentami w PeopleForce. Jeśli chcesz poznać szczegółowy opis wszystkich funkcji, wdrożyć podpis elektroniczny lub masz inne pytania, skontaktuj się ze swoim dedykowanym Customer Success Managerem lub umów się na prezentację demo naszego systemu.