Як впровадити електронний підпис та документообіг у вашу HR-рутину за допомогою PeopleForce

Робота HR’a пов'язана з великим обсягом документообігу, який може забирати багато часу. Співробітники чекають документів, які необхідно надіслати, підписати та зберегти належним чином. HR-спеціалісти при цьому повинні уникнути помилок і забезпечити позитивний досвід для нових колег та вже існуючих співробітників. Як такий процес може бути зручним та вигідним для обох сторін?

Давайте розглянемо, як ефективно управляти документами компанії за допомогою різних варіантів використання наших функцій. Всі інструменти, які ми пропонуємо в цьому гайді, вже вбудовані в платформу PeopleForce.

1. Зменшуємо обсяг мануальної роботи з eSignature

Вам сподобається ця функція, якщо ви HR-спеціаліст, який витрачає багато часу на збір підписів на документах – таких як трудові договори, NDA і пейсліпи – за допомогою різних інструментів і сторонніх програм, а потім вручну зберігає їх в папках співробітників. 

За допомогою PeopleForce та eSignature ви можете розсилати та підписувати будь-які типи документів, заощаджуючи години роботи за рахунок автоматизації процесу підписання та зберігання документів у папках співробітників. Все це робиться в межах однієї HR-платформи, без стороннього програмного забезпечення.

Чому HR-фахівцям зручно використовувати eSignature від PeopleForce?

• Вона відповідає вимогам і є безпечною. Функція цілком захищена та відповідає вимогам EU eIDAS та іншим відповідним законам про електронний підпис, забезпечуючи безпечні процеси в ЄС та країнах LATAM.

• Підходить для міжнародних та віддалених команд. Так, наша функція електронного підпису діє для міжнародних документів і контрактів. Це означає, що вам не потрібно турбуватися про підписання документів зі співробітниками за кордоном.
• Система автоматично визначає імена підписантів. Коли ви завантажуєте документ і надсилаєте його на підпис, система автоматично розпізнає ім'я співробітника у файлі та співставляє його з профілем співробітника, що прискорює процес підписання.
• Ви можете підписувати документи одразу з декількома співробітниками. Система дозволяє HR-департаменту запитувати водночас декілька підписів на одному документі або на різних його частинах, наприклад, як у випадку з пейсліпами. Це значно пришвидшує процес, у якому беруть участь кілька сторін.

• Ви можете керувати пейсліпами. Система спрощує розповсюдження та зберігання пейсліпів (платіжних відомостей) навіть для великої кількості співробітників у декілька кліків.
• Зручно налаштовувати завдання та сповіщення. Функція створює завдання на підписання документів в особистому дашборді співробітника та надсилає сповіщення, щоб він не забув підписати файл.
• Відстежуйте статуси. Ви можете відстежувати статус підписання документів для всіх співробітників у режимі реального часу в системі та сортувати за статусом для наочності. Система також позначає причини у випадку, якщо співробітник не підписав документ.

• Ви маєте доступ до журналу аудиту. Кожен процес підпису включає детальний аудит-трейл, який фіксує кожну дію, пов'язану з документом, наприклад, дату і час підписання, IP-адреси та інформацію про пристрій, забезпечуючи повну прозорість і безпеку.
• eSignature покращує досвід співробітників. Наш електронний підпис не лише економить час, але й робить процес роботи більш комфортним для співробітників, покращуючи як бренд вашого роботодавця, так і загальну задоволеність колективу.

Чому співробітникам простіше використовувати eSignature?

• Неможливо пропустити документ. Платформа допомагає співробітникам не забувати підписувати документи, створюючи завдання для кожного документа у дашборді. 
• Отримання сповіщень. Система надсилає email-сповіщення та сповіщає через Slack (якщо він інтегрований у вашій команді), щоб нагадати співробітникам про необхідність підписати документи.
• Отримання цифрового сертифікату. Після підписання співробітники отримують цифровий сертифікат по емейлу, що підтверджує дійсність їхнього підпису.
• Використовуйте єдину платформу для всього. Вам не доведеться просити співробітників реєструватися в декількох сервісах. Все, що потрібно зробити, це познайомити їх з HR-платформою PeopleForce, де вони зможуть підписувати і знаходити всі свої документи, організовані в папках профілю.

Які документи можна підписати за допомогою нашої функції eSignature?

Використовуючи функцію eSignature від PeopleForce, ви можете підписувати широкий спектр документів у різних сферах. Типові приклади документів, які зазвичай підписують, включають трудові контракти, HR-документи, фінансові форми, юридичні папери, медичні згоди, державні форми та документи про освіту. Електронний підпис дозволяє працювати з документами у форматах PDF або DOCX.

Легальність та безпека функції eSignature від PeopleForce

eSignature має юридичну силу в багатьох країнах світу. Вона повністю захищена та відповідає міжнародним нормам, таким як eIDAS у Європі, що дозволяє використовувати її організаціям країн ЄС. Для інших регіонів eSignature відповідає місцевим законам. Якщо у вас є питання щодо легальності електронних підписів у вашому конкретному випадку, зверніться безпосередньо до вашого success-менеджера для отримання більш детальної інформації. Функція електронного підпису відповідає вимогам GDPR, захищаючи право ваших співробітників на конфіденційність даних. Важливо зазначити, що документи в системі можуть підписувати лише співробітники з обліковим записом PeopleForce, тобто ті, які вже проходять процеси пребордингу та адаптації.

2. Масове завантаження, призначення та розділення документів

У PeopleForce ви можете завантажити один або кілька документів, вибрати папку у профілях співробітників, куди їх буде збережено, та обрати одразу кількох співробітників.
Це допоможе вам заощадити час, який витрачається на ручне додавання документів у профілі, уникнути помилок і підтримувати документи в актуальному стані.
Крім того, ця функція працює з раніше згаданим eSignature, щоб оптимізувати процес керування пейсліпами.

Дізнайтеся більше про те, як масово завантажувати та призначати документи кільком співробітникам у нашій базі знань.

Розділяйте та підписуйте пейсліпи

Якщо ви раніше працювали з пейсліпами або прагнете покращити процес компенсації співробітникам, ви знаєте, наскільки складним може бути надіслання та підписання пейсліпів кожного місяця або навіть частіше. Це завдання може бути трудомістким, тут потрібна концентрація, щоб не наробити помилок, і для подібного часто вимагається стороннє програмне забезпечення. Однак із функціями Split&Sign та eSignature від PeopleForce все стає набагато простіше.

Завантажте документ, який потрібно розділити, і надішліть кожному співробітнику його сторінку пейсліпа для підписання. Система автоматично розпізнає та запропонує співробітників, пов'язаних із пейсліпами в загальному документі. Завдяки цій автоматичній системі розпізнавання та підписання ви прискорите менеджмент документів, а після підписів документи автоматично збережуться до відповідних папок співробітників.

3. Створення документів та шаблонів документів

PeopleForce також дозволяє створювати шаблони документів і генерувати документи в профілі співробітника на основі цих шаблонів.

Ми знаємо, що жоден HR-спеціаліст не хоче вручну завантажувати стандартний шаблон джоб-оферу для кожного нового співробітника окремо. Тому ми спростили цей процес: завантажуйте контракти, NDA, сертифікати та інші шаблони у систему всього один раз, а потім використовуйте їх, коли потрібно згенерувати унікальний документ для співробітника.

Це не тільки економить час, але й дозволяє мати колекцію шаблонів в єдиному місці, усуваючи необхідність шукати їх по різних папках та програмах. Крім того, якщо шаблон буде оновлено, просто завантажте нову версію в систему, і ваша команда завжди матиме доступ до актуальних документів.

Читайте більше про те, як створювати шаблони документів в системі у нашій базі знань.

4. Використання та управління папками документів

Однією з найбільш зручних функцій для вашої команди є можливість створювати папки для документів і гнучко налаштовувати права доступу до них. Це допомагає швидко зберігати документи в відповідних папках та приховувати їх від певних ролей, якщо потрібна конфіденційність, або згідно з політикою компанії чи юридичними вимогами.

5. Передогляд та швидкий доступ до документів

Співробітники можуть переглядати свої папки та документи не тільки через веб-версію, але й за допомогою мобільного додатку в будь-який час і з будь-якого місця. Це суттєво оптимізує робочий час, особливо коли потрібно швидко завантажити та переслати документ.

6. Зберігання документів компанії в базі знань для загального доступу

Якщо говорити про менеджмент документів компанії та доступи до них, база знань є надзвичайно гнучким інструментом та незамінним ресурсом для вашої команди. Особливо це стосується внутрішніх політик і документів конкретних департаментів. Створюйте папки для онбордингу та різноманітних політик, додавайте документи, шаблони та інструкції. База працює як централізоване сховище з гнучкими налаштуваннями доступу та допомагає співробітникам протягом усього їхнього перебування в компанії.

PeopleForce – безпечний та швидкий документообіг у вашій компанії

Три основні причини, чому управління документами простіше з PeopleForce:

1. Ми обробляємо всі процеси в межах єдиної системи, без потреби в додаткових програмах та без довгих очікувань.
2. Усі процеси є юридично коректними, надійними, безпечними та захищеними.
3. Автоматичне збереження допомагає вашим менеджерам усунути мануальну роботу.

Згадані вище функції — це лише деякі з можливостей управління документами, які ви зможете використовувати у PeopleForce. Якщо вас цікавить детальний опис усіх функцій, запровадження електронного підпису або будь-які інші питання, будь ласка, зверніться до вашого менеджера або забронюйте демо.