Як зекономити робочий час команди з HR-платформою

Як тільки компанії почитають зростати, HR-фахівці стикаються з надмірним обсягом відповідальності, від найму та онбордингу нових співробітників до правильної побудови цілей компанії. В той же час, потреба в точності, дотриманні трудового законодавства і вимога швидкого виконання завдань збільшують і так великі обсяги роботи.

Сучасні системи приходять на допомогу, об'єднуючи різні HR-функції в єдину зручну платформу. Вона здатна оптимізувати ці процеси, зменшити ручні навантаження та підвищити загальну ефективність. Розглянемо деякі способи, як такі платформи можуть допомогти HR-командам оптимізувати свій робочий час.

Централізація даних

Централізоване управління HR-даними передбачає консолідацію всієї інформації про співробітників в одну інтегровану систему. Такий підхід спрощує зберігання, доступ та управління даними в різних HR-процесах.

Завдяки єдиному центральному сховищу для всієї HR-інформації, її легше знаходити та оновлювати, що значно економить час HR-команди. Ці системи управління людськими ресурсами забезпечують безпечний і надійний спосіб централізації та зберігання даних про співробітників, доступ до яких можна отримати з будь-якого місця. Це сприяє дотриманню вимог щодо захисту інформації та підвищує рівень безпеки даних.

PeopleForce централізує всю інформацію про співробітників, створюючи єдину базу, на яку можна покластися при роботі. Вона включає особисті дані співробітника, його навички, сертифікати та інші дані. Продукт CoreHR містить базу співробітників, де зібрано все, включаючи посаду та заплановані відпустки, документи, завдання, контакти та багато іншого. HR-спеціалісти можуть керувати доступом та правами доступу до інформації для інших членів команди. Більше немає потреби шукати інформацію про працівників у різних джерелах.

Скільки робочого часу можна заощадити?

Скажімо, якщо для пошуку інформації в старій системі потрібно 5 хвилин, а в новій - 1 хвилина, при середньому показнику в 4 запити на день на одного HR-спеціаліста, для команди з 5 таких фахівців щоденна економія часу становитиме приблизно 100 хвилин.

Автоматизація рутинних HR-процесів

HRM-система може автоматизувати багато рутинних завдань, таких як відстеження відвідуваності співробітників, управління бенефітами та ведення обліку персоналу. Співробітники можуть подавати запити на відсутність безпосередньо через функціонал управління відсутністю, а менеджери отримують миттєві сповіщення та можуть затверджувати або відхиляти запити в один клік. HR-платформи автоматично оновлюють баланс відпусток, забезпечуючи точність і прозорість у зберіганні даних про співробітників.

Якщо на ручну обробку рутинних завдань йде приблизно 30 хвилин на одного співробітника на місяць, автоматизація за допомогою HR-платформи може зменшити цей час до 5 хвилин. Для 200 співробітників це дозволить заощадити приблизно 83 години на місяць.

Спрощення процесу рекрутингу

Сучасні HR-платформи дозволяють публікувати вакансії на кількох каналах пошуку роботи всього за кілька кліків. Вони також оснащені системами управління кандидатами (ATS), які організовують та фільтрують заявки на основі заздалегідь визначених критеріїв, суттєво зменшуючи час, витрачений на перегляд резюме.

PeopleForce спростила процес рекрутування завдяки своєму Recruit продукту, пропонуючи кілька ключових функцій:

Всі дані в єдиній системі

Резюме, контакти, файли, відгуки та оцінки кандидатів доступні у пару кліків. Це усуває необхідність шукати інформацію з кількох джерел.

Система відстеження кандидатів (ATS)

Надає повний контроль над усіма аспектами процесу найму, забезпечуючи його безперебійність та ефективність.

Інтеграції з сайтами пошуку роботи

Ви можете публікувати та редагувати вакансії, додавати кандидатів та спілкуватися з кандидатами прямо та безпосередньо з Recruit.

Процес прийняття на роботу

Процес прийняття пропозиції спрощується завдяки функції eSignature. Кандидатам потрібно лише поставити електронний підпис на ваш джоб-оффер, і ви відразу побачите статус підписання.

Аналітика рекрутингу

Використовуйте аналітику рекрутингу, щоб швидко отримувати інформацію про те, як працюють ваші рекрутери, оцінювати їх ефективність, відстежувати прогрес у вакансіях, виявляти блокери та інше. Це дозволяє вам приймати обґрунтовані рішення та оптимізувати ваші стратегії найму.

Для кожного циклу найму система може заощадити приблизно 10-15 годин на розміщенні вакансій і додаткові 20-30 годин на скринінгу кандидатів, всього це становитиме 30-45 годин на цикл.

Спрощений процес онбордингу

Правильна адаптація нових співробітників – це крок до позитивного робочого досвіду. Саме тому радимо роботодавцю допомагати новим співробітникам зрозуміти свої ролі та обов'язки, щоб дати змогу ефективно виконувати свої завдання з перших днів та заохочувати залишатися в компанії довше. Саме для цього створений онбординг в HRM-системі.

PeopleForce надає комплексне рішення для онбордингу, щоб забезпечити плавний та позитивний досвід для новачків через ряд корисних функцій.

Пребординг

Процес адаптації з цією функцією починається ще до першого робочого дня нового співробітника. Ви можете запланувати завдання онбордингу в зручному автоматизованому воркфлоу, щоб новачок відразу усвідомив свої обов’язки та був частиною команди.

Кастомізовані воркфлоу

Ви можете зробити процес адаптації незабутнім для нових співробітників, додавши цікаві завдання, вступний текст та збагатив комунікацію зображеннями, відеоінструкціями та вкладеннями.

Скорочення процесу адаптації вдвічі, з 8 годин до 4 годин на кожного нового працівника, призводить до значної економії часу. Для 30 нових співробітників на рік – це до 120 годин часу спеціаліста.

Управління відсутністю та відвідуваністю

Перехід на цифровий облік робочого часу має значні переваги. Завдяки автоматичному розрахунку точних робочих годин, HRM-системи сприяють правильній компенсації співробітників і значно зменшують помилки в нарахуванні компенсацій, що часто виникають при мануальних обрахунках.

Сучасні HR-платформи суттєво покращили управління часом і відвідуваністю, завдяки впровадженню цифрових функцій моніторингу. Моніторинг відвідуваності в реальному часі забезпечує миттєвий доступ до інформації про динаміку робочої сили, включаючи дані про те, хто працює, хто відсутній, і хто перебуває у відпустці. Це особливо корисно для управління гнучкими графіками та віддаленою роботою.

Крім того, ці платформи мають інтегровану систему управління відсутністю, яка дозволяє співробітникам безпосередньо запитувати вільний час.

CoreHR в PeopleForce автоматизує облік та пропонує швидкий і зручний процес подачі та затвердження запитів на відсутність. Усі запити в декілька кліків відбуваються просто з платформи. Завдяки типам відсутностей, політикам та порядку затвердження, менеджери можуть легко переглядати та затверджувати чи відхиляти запити, в той час як система автоматично оновлює записи про відвідуваність та доступний баланс. Це корисно усім: співробітники можуть легко планувати відпустку шляхом самообслуговування в системі, в той час як HR-спеціаліст отримує повне розуміння, хто відсутній в його команді. 

Time, з іншого боку, є продуктом, розробленим для моніторингу робочих годин співробітників. Ось деякі з його ключових особливостей:

• Управління відвідуваністю: Time забезпечує комплексну систему управління відвідуваністю команди. Він зберігає записи всіх вхідних даних про те, хто перебував на робочому місці, на одному екрані за визначений період. HR-и отримують детальний огляд робочих годин та понаднормових годин. Співробітники можуть надсилати свої графіки відвідування наприкінці місяця, а менеджери мають можливість експортувати ці звіти у форматах .XLSX та CSV.
• Облік робочого часу: Співробітники можуть легко відстежувати свій час, а платформа автоматично запам’ятовуватиме, хто, коли і скільки часу працював.
• Політики відвідування: Створення політик відвідування для окремих відділень, місць, департаментів тощо дуже просте. Ви можете вибрати, до кого будуть застосовуватися правила, і вирішити, чи перерви будуть доступні співробітникам на власний розсуд.

Самообслуговування співробітників

HR-платформи часто включають портали самообслуговування для співробітників, де вони можуть оновлювати свою особисту інформацію, запитувати відсутність та отримувати свої платіжні відомості тощо. Це зменшує адміністративне навантаження на HR-фахівців.

Основна роль порталів самообслуговування полягає у зменшенні кількості рутинних запитів, які отримують HR-команди. Такі портали можуть включати базу знань або розділ питань і відповідей де співробітники можуть дізнатися все необхідне. Таким чином, команда отримує доступ до особистої інформації, платіжних відомостей, балансу відпусток та інформації про бенефіти чи компенсацію в будь-який час без контакту з HR. 

З PeopleForce ви можете надати співробітникам можливість самостійно отримувати доступ до потрібної інформації, наприклад, документації, файлів, звітів, контрактів тощо. Оскільки їм не потрібно витрачати час на пошуки або покладатися на інших, це покращує ефективність у всіх сферах. Кожен співробітник може бачити директорію команди, календар з майбутніми подіями, OKR по компанії та власні цілі, та в один клік запитати лікарняний або відпустку. 

Аналітика

Що таке HRM-системи без потужної аналітики? Вони можуть обробляти величезні обсяги даних про співробітників, генеруючи звіти та інсайти, обробка яких раніше займала занадто багато часу.

PeopleForce містить всебічний модуль аналітики HR, який може допомогти фахівцям отримати цінні дані про їхні HR-процеси. 

1. Автоматизоване звітування: PeopleForce генерує автоматизовані звіти, даючи вам повний контроль над прогресом вашої компанії.
2. Звітність по кількості співробітників: Платформа генерує щомісячний звіт про кількість співробітників.
3. Звіти про потужності: PeopleForce генерує детальний звіт про потужності для всієї компанії, допомагаючи в ухваленні рішень щодо ресурсів проектів.
4. Задоволеність співробітників (eNPS): PeopleForce має популярний HR-показник для відстеження задоволеності співробітників. Він дозволяє вам планувати опитування щодо лояльності співробітників, надсилати і легко збирати відповіді.
5. Плинність кадрів: PeopleForce надає зручний візуальний графік для відстеження загальних та середніх показників плинності кадрів за обраний період.

Ці можливості дозволяють організаціям ухвалювати обґрунтовані рішення на основі даних.

PeopleForce пропонує дієві інсайти на кожен аспект процесу управління талантами, що полегшує створення звітів у реальному часі. HR-спеціалісти можуть обирати з понад 40 різних типів звітів, щоб виявити приховані інсайти, які відображають історію, що стоїть за цифрами (загальні звіти, CoreHR звіти, Recruit звіти, звіти з управління ефективністю тощо), що суттєво сприяє економії часу. Система також дозволяє користувачам створювати кастомні звіти, куди автоматично підтягнуться усі необхідні дані, усуваючи потребу в зовнішніх програмах.

Оцінка задоволеності працівників

Управління залученістю співробітників та їхньою задоволеністю без автоматизованої системи може бути досить складним. У міру масштабування вашої організації, ручний моніторинг та аналіз залученості співробітників і їхньої задоволеності стає все важчим через величезний обсяг даних. Без спеціалізованого програмного забезпечення важко підтримувати послідовність та точність у зборі та аналізі даних. Крім того, мануальні методи не моніторять залученість співробітників та їхню задоволеність у реальному часі, що є критично важливим для своєчасного виявлення проблем і впровадження необхідних дій. 

Продукт Pulse компанії PeopleForce є комплексним рішенням, розробленим для покращення залученості співробітників та їх задоволеності:

1. Опитування eNPS: Pulse дозволяє планувати опитування і відстежувати рівень задоволеності співробітників. Опитування щодо задоволеності співробітників дає необхідний зворотний зв'язок, допомагаючи вам визначити успішні активності та звернути увагу на проблеми у команді.
2. Покращення корпоративної культури: Опитування допомагають виявити сильні та слабкі сторони компанії на думку співробітників. Усі відповіді зберігаються, що полегшує відстеження динаміки та моніторинг тенденцій.
3. Драйвери залученості: Розуміння, які чинники впливають на залученість співробітників, дозволяє керівникам визначати пріоритети розвитку компанії. З Pulse легко додати різні типи запитань за кілька хвилин та збирати відповіді онлайн.
4. Автоматизація відправки опитувань: Виберіть час для надсилання запрошення на опитування всім або деяким співробітникам. Оберіть частоту розсилки та кількість автоматизованих нагадувань.
5. Аналіз результатів опитувань: Сегментуйте відповіді за відділом або посадою, щоб дізнатися про ваші успіхи або проблемні області, що дозволить вам розробити стратегію для розвитку вашої компанії або управління талантами в ній.
6. Оперативні опитування команди: Передача інформації про настрої команди в реальному часі. Ви можете збирати дані про моральний стан співробітників, задоволеність роботою, баланс між роботою та особистим життям та інші релевантні метрики.

Pulse допомагає вам зблизитися з командою, підвищити її зацікавленість, виміряти задоволеність роботою, оцінити ефективність та продуктивність, а також отримати відгуки про вашу корпоративну культуру.

Скільки часу можна зекономити?

Наступні оцінки базуються на гіпотетичній організації, де задіяно 200 осіб.

• До: Ручне компілювання та аналіз даних.
• Після: Автоматизовані звіти та аналітика.
• Оцінка економії часу: Скорочення часу обробки звіту з 5 годин до 1 години – економія до 4 годин на місяць на один звіт.

Підсумки

PeopleForce — це універсальна HR-платформа, яка значно покращує HR-операції, централізуючи дані, автоматизуючи рутинні завдання, спрощуючи процеси найму та онбордингу, а також покращуючи управління відсутностями та відвідуваністю. 

Інтегруючи різні функції HR в єдину зручну платформу, PeopleForce зменшує манульне введення даних та підвищує ефективність, що призводить до значної економії часу в усіх напрямках. Наприклад, це скорочує час ручного пошуку серед наявної інформації, заощаджує години на рутинних завданнях для великої команди та зменшує процеси набору та адаптації нових співробітників на десятки годин. 

Крім того, аналітика та можливість самообслуговування допомагають приймати кращі рішення та зменшують навантаження на адміністраторів системи. Загалом, PeopleForce перетворює HR-завдання на стратегічні можливості, сприяючи підвищенню продуктивності та задоволеності співробітників.

Системи на кшталт PeopleForce стають дедалі важливішими для управління талантами. У нещодавньому опитуванні Gartner 44% респондентів зазначили, що покращення бізнес-результатів є стратегічним пріоритетом для HR-технологій на найближчі роки.