Як підвищувати ефективність команди на ремоуті за допомогою зустрічей 1-на-1?

Повний ремоут у якості формату роботи — чи веде він до нестабільності робочого процесу та зниження ефективності команди? Статистика щодо цього питання дуже різниться: загалом, 35% співробітників відчувають себе набагато продуктивнішими на відаленій роботі, але з іншого боку 53% працівників говорять про складнощі у комунікації з їхніми колегами. Ремоут допомагає відновити баланс між особистим життям та роботою, але може впливати на ментальне здоровʼя, задоволеність, відчуття привʼязки до команди, а як наслідок — вчасне закриття цілей, досягнення у особистому та карʼєрному планах тощо. Звісно ж, ці наслідки валідні у випадку, якщо компанія у свою чергу не працює над комунікацією зі співробітником. Один з найголовніших інструментів у даній ситуації — регулярні зустрічі 1-на-1.

Еллі Боровська, експертка з питань розвитку HR-стратегії та побудови процесів у команді, а також Head of People в NewHomesMate, у цій статті допомагає нам розібратися, чому 1-на-1 — це дієвий спосіб підвищувати ефективність та налагоджувати звʼязки зі співробітниками у 2024 році.

Чому зустрічі 1-на-1 для ремоут-команд — критично важливий інструмент у 2024 році?

1-на-1 це чудовий інструмент в роботі з людьми, який був критично важливим завжди. Можна сказати, що у 2024 він набуває ще більшої актуальності через перехід більшості команд на ремоут або гібрідний режим.

Серед важливих функцій 1-на-1 — побудова довіри, обмін фідбеком та вирішення можливих непорозумінь в комунікації на всіх рівнях в компанії. Якщо раніше ці задачі могли частково вирішуватись завдяки неформальному особистому спілкуванню в офісі, в ремоут режимі ця можливість відсутня. Саме тому зустрічі 1-на-1 набувають критичної важливості.

Як змінити підхід до планування та проведення зустрічей 1-на-1 для досягнення максимальної ефективності?

Найпоширеніша помилка, яку роблять під час 1-на-1 — це відсутність плану на обговорення (agenda) та нотаток під час самих 1-на-1 (meeting notes). План обговорення необхідний для якісної підготовки до зустрічі, а от нотатки та action points — це підсумок вашої розмови та планування реальних дій, про які ви домовились під час 1-на-1. На початку кожної зустрічі, рекомендується обговорити прогрес по минулих action points.

Це один з кейсів, де вам можуть допомогти такі HRMS системи, як PeopleForce. Автоматизація допоможе вам відстежувати прогрес по зустрічах, зберігати нотатки, а також конвертувати action points у цілі для виконання. Дуже зручно, коли все це можна робити в одній системі.

Чому важливо проводити регулярні 1-на-1 для зрізу задоволеності по команді у часи віддаленої роботи?

Під час 1-на-1 ви можете отримати додаткові інсайти, або глибше зануритись у питання задоволеності, порівняно зі звичайним опитуванням. Цей шлях займає більше часу для отримання інформації, але він дає свої результати у довгостроковій перспективі. Я рекомендую обов’язково проговорювати питання задоволеності співробітника на 1-на-1, але також не відмовлятись від методу опитування співробітників.

Що у такому випадку робити, якщо опитування по команді було анонімне, але виявили низький рівень задоволеності?

Якщо опитування анонімне, треба працювати з узагальненим фідбеком. Як варіант, запропонуйте зв’язатись з вами людям, які готові обговорити фідбек, який вони залишили в опитуванні. Також, залучіть керівників команд для створення плану по роботі з негативним фідбеком. 
Якщо ви побачили критичний фідбек, і не зрозуміло, від кого він надійшов — дайте відповідь на це питання публічно, якщо це можливо. Якщо ні — подумайте, яким чином ви можете запобігти ризикам, пов’язаним з цим фідбеком. В цьому вам може допомогти HR-менеджер. Також, якщо у вас є такі конкретні кейси і вам потрібна допомога, ви можете зв’язатись зі мною для консультації.

Які бізнес-цілі допомагає закривати 1-на-1?

Цілі, які допомагає закривати 1-на-1 будуть залежати від конкретного кейса та посад людей, які беруть участь у зустрічі. Цей інструмент допомагає закривати безліч питань, і ви можете обирати, для чого його використовувати саме в вашій ситуації. Наприклад, ви можете використовувати 1-на-1 для:

• визначення мотивації співробітників та покращення перформансу
• узгодження персональних цілей співробітників з цілями компанії
• розв'язання проблем міскомунікації
• утримання співробітників та оцінки задоволеності команди
• обміну зворотнім зв‘язком
• коригування розуміння стратегії бізнесу
• найголовніше — для побудови довіри та ефективних робочих відносин.

Як правильно донести співробітнику, що 1-на-1 — не стресовий інструмент, а запорука досягнення у тому числі особистих та карʼєрних цілей?

Якщо у вашій команді раніше не було досвіду 1-на-1 зустрічей — гарна ідея прокомунікувати про ваше рішення впровадити цю ініціативу, про ваш підхід до 1-на-1 та очікування від цієї ініціативи. Це допоможе людям правильно сприйняти нову активність, а також залучить їх до співпраці.

Почніть з вибору методології та цілей для 1-на-1. Після цього повідомьте команду про свій план проведення регулярних 1-на-1 та для чого ви будете їх використовувати. Це допоможе команді бути готовими до мітингу, та зробить мітинги більш ефективними. Після першого-другого раунду мітингу обов’язково зберіть фідбек у команді щодо якості 1-на-1 і можливих покращень.

Якщо переживання співробітника засновані на негативному минулому досвіді — тут краще за все буде індивідуально проговорити його переживання та заперечення. Як правило — одного якісного 1-на-1 достатньо щоб змінити відношення людини до цих зустрічей. 

Якщо вас цікавить тема 1-на-1, ознайомтеся з інструментарієм зустрічей у PeopleForce, які дозволять вам тримати всю інформацію по обговореннях в єдиній платформі та зручно проводити дзвінки з колегами та підлеглими, маючи під рукою план дій. Ми завжди раді допомогти вам та розʼяснити, як даний інструмент працюватиме для вашої компанії. Замовляйте демо-презентацію у наших спеціалістів, щоб побачити все на власні очі.