Aumentando la efectividad de un equipo remoto a través de reuniones 1-a-1

¿El formato totalmente remoto como modelo de trabajo provoca inestabilidad en el proceso laboral y disminuye la eficacia del equipo? Las estadísticas en este sentido varían ampliamente: en general, el 35% de los empleados se sienten mucho más productivos cuando trabajan de forma remota, pero por otro lado, el 53% de los empleados  mencionan dificultades en la comunicación con sus compañeros. El trabajo remoto ayuda a restablecer el equilibrio entre la vida personal y laboral, pero puede afectar a la salud mental, la satisfacción, el sentido de pertenencia al equipo y, como resultado, al logro oportuno de los objetivos, al progreso en los planes personales y de carrera, etc.

Por supuesto, estas consecuencias son posibles si la empresa no trabaja la comunicación con el empleado. Una de las herramientas más cruciales en esta situación son las reuniones 1-a-1 regulares.

En este artículo, Elly Borovska, experta en desarrollo de estrategias de RRHH y creación de procesos de equipo, además de Head of People en NewHomesMate, nos ayuda a entender por qué las reuniones 1-a-1 son una forma efectiva de mejorar la eficiencia y de construir relaciones con los empleados en 2024.

¿Por qué las reuniones 1-a-1 son herramientas fundamentales para los equipos remotos en 2024?

Las reuniones 1-a-1 son una excelente herramienta para trabajar con personas, la cual ha tenido siempre una importancia crítica. Puede decirse que en 2024 será aún más relevante a raíz de la transición de la mayoría de los equipos a modos remotos o híbridos.

Entre las funciones importantes de las reuniones 1-a-1 se encuentran la construcción de confianza, el intercambio de feedback y la resolución de posibles malentendidos en la comunicación a todos los niveles dentro de la empresa. Si en el pasado estas tareas podían abordarse parcialmente mediante interacciones personales informales en la oficina, esta oportunidad no existe en un entorno remoto. Por este motivo, las reuniones 1-a-1 adquieren una importancia fundamental.

¿Cómo cambiar el enfoque para planificar y realizar reuniones 1-a-1 con el fin de lograr la máxima efectividad?

El error más común que se comete durante las reuniones 1-a-1 es la falta de un plan de discusión (agenda) y de notas para la reunión. Un plan de discusión es esencial para una preparación adecuada, mientras que las notas y los puntos de acción sirven como resumen de la conversación y como plan para las acciones reales acordadas durante el 1-a-1. Al principio de cada reunión, es recomendable discutir el progreso sobre los puntos de acción anteriores.

Este es un caso en el que las plataformas HRMS (Sistema de Gestión de Recursos Humanos) como PeopleForce pueden ser beneficiosas. La automatización ayuda a seguir el progreso durante las reuniones, almacenar notas y convertir los puntos de acción en objetivos para su ejecución. Es bastante cómodo cuando todo esto se puede hacer dentro de un mismo sistema.

¿Por qué es importante realizar reuniones 1-a-1 regularmente para medir la satisfacción del equipo durante el trabajo remoto?

Durante las reuniones 1-a-1 es posible obtener insights adicionales o profundizar en los problemas que afectan a la satisfacción, en comparación con las encuestas convencionales. Este enfoque requiere más tiempo para recopilar información, pero ofrece resultados a largo plazo. Recomiendo discutir sobre los problemas de satisfacción de los empleados en reuniones 1-a-1, pero sin descartar el método de la encuesta.

Si la encuesta del equipo es anónima pero revela un bajo nivel de satisfacción, ¿qué debemos hacer?

Si la encuesta es anónima, deberías trabajar con feedback generalizado. Como opción, sugiere que aquellas personas que estén dispuestas a discutir el feedback que proporcionaron en la encuesta se pongan en contacto contigo. Asimismo, involucra a los líderes de equipo en la creación de un plan para abordar el feedback negativo.

Si has identificado comentarios críticos y no está claro de quién proceden, aborda esta situación públicamente si es posible. Si no lo es, considera cómo mitigar los riesgos asociados a este tipo de feedback. Un manager de RRHH puede ayudarte en este sentido. Adicionalmente, si tienes casos específicos y necesitas ayuda, no dudes en ponerte en contacto conmigo para una consulta.

¿Cuáles objetivos de la empresa ayudan a alcanzar las reuniones 1-a-1?

Los objetivos que las reuniones 1-a-1 ayudan a alcanzar dependerán del caso específico y de los puestos de las personas involucradas en la reunión. Esta herramienta puede abordar diversas situaciones, y puedes elegir su propósito en función de la situación en particular. Por ejemplo, puedes utilizar las reuniones 1-a-1 para:

• Identificar la motivación de los empleados y mejorar su desempeño.
• Alinear los objetivos personales de los empleados con los objetivos de la empresa.
• Resolver problemas de mala comunicación.
• Retener a los empleados y evaluar la satisfacción del equipo.
• Intercambiar feedback.
• Ajustar la comprensión de la estrategia empresarial.

Y lo que es más importante, las reuniones 1-a-1 son valiosas para generar confianza y fomentar relaciones de trabajo efectivas.

¿Cómo transmitir correctamente a un empleado que las reuniones 1-a 1 no son una herramienta estresante, sino más bien una herramienta clave para alcanzar objetivos personales y profesionales?

Si tu equipo no tiene experiencia previa en reuniones 1-a-1, es buena idea comunicar tu decisión de introducir esta iniciativa, tu enfoque de las reuniones 1-a-1 y tus expectativas al respecto. Esto ayudará a las personas a percibir adecuadamente la nueva actividad y a involucrarse en la cooperación..

Comienza por elegir una metodología y unos objetivos para las reuniones 1-a-1. Luego, informa al equipo sobre tu plan de realizarlas con regularidad y la finalidad que tendrán. Esto ayudará al equipo a prepararse para las reuniones y permitirá que éstas sean más efectivas. Después de las primeras rondas, recopila feedback del equipo sobre la calidad de las reuniones 1-a-1 y las posibles mejoras.

Si las preocupaciones de un empleado se basan en experiencias negativas anteriores, es mejor abordarlas individualmente. Normalmente, una reunión 1-a-1 de calidad suele bastar para cambiar la actitud de una persona hacia estas reuniones.

Si te interesa el tema de las reuniones 1-a-1, explora las herramientas de reuniones en PeopleForce que te permiten mantener toda la información de la discusión en una sola plataforma y realizar llamadas con compañeros y subalternos cómodamente, teniendo un plan de acción al alcance de la mano. Siempre estamos dispuestos a ayudar y explicar cómo funcionará esta herramienta para tu empresa. Solicita una presentación de demostración a nuestros especialistas para verlo todo con tus propios ojos.